"어떤 협업툴이 우리 회사에 맞을까요?"

요즘 슬랙을 쓰는 회사가 많아졌죠. 슬랙은 메신저로는 괜찮지만, 정작 스타트업에 꼭 필요한 프로젝트 관리는 되지 않습니다. 누가 언제까지 무엇을 해야 하는지, 어느 단계까지 왔는지 파악하려면 대화 기록을 계속 뒤져야 합니다. 시간이 지나면 찾는 것조차 불가능해지죠. 슬랙은 메신저일 뿐, 프로젝트를 관리하는 도구가 아니기 때문입니다.

그렇다면 관리 도구를 찾아봐야 할까요?

검색을 하고, AI에게 물어보고, 영상을 찾아봅니다. 하지만 결론이 나지 않습니다. 우리 상황에 어떤 게 맞는지 말해주는 곳이 없습니다. 좋다는 말만 반복될 뿐입니다.

유명하고 좋은 도구라고 해서, 우리 회사에도 맞는 건 아니다

지금까지 몇 번이나 도구를 바꿨습니까? 도입할 땐 확신이 있었지만 한두 달 지나니 불편해서 다시 찾아보고, 그래도 필요하니까 또 시도하고. 이런 시행착오가 반복되면 조직 전체가 지칩니다.

원인은 사람도, 도구 자체도 아닙니다. 조직 규모와 맞지 않는 시스템을 쓰고 있기 때문입니다. 대규모 조직용 도구를 소규모 팀에서 쓰면 배우기 어렵고, 기능도 과합니다. 규모에 맞는 선택이 따로 존재합니다.

협업툴을 선택하는 기준은 단순합니다. 
"우리 조직에 맞는가?”

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소규모 회사의 선택지는 두 가지

10명 미만 팀이라면 현실적으로 쓸 수 있는 도구가 제한적입니다. 시중 대부분의 협업 도구는 중견 규모 이상을 기준으로 설계되어 있어, 작은 조직에선 비용이 과하거나 구조가 복잡합니다.

결국 선택지는 플로우(Flow)와 노션(Notion)입니다. 둘 다 훌륭하지만, 적합한 조직은 다릅니다.

추천 목록을 따르기보다, 우리 팀 구조에 맞는 도구를 선택해야 합니다.

플로우가 적합한 조직

플로우의 핵심 장점은 학습 시간이 짧다는 점입니다. 화면 구성이 페이스북과 카카오톡을 섞어놓은 형태라서, 연차와 무관하게 누구나 빠르게 익힙니다. 몇 번의 클릭만으로 사용이 가능합니다.

플로우의 인터페이스는 기존 메신저와 유사해서 별도 교육 없이도 빠르게 적응할 수 있습니다.

통합 환경이라는 점도 강점입니다. 메신저, 화상 회의, 파일 저장소가 한 공간에 있어 여러 앱을 오갈 필요가 없습니다.

(출처: 플로우 공식 웹사이트)

보안이 핵심인 조직이라면 플로우가 최선입니다. 온프레미스 방식으로 내부 서버에 구축할 수 있기 때문입니다. 대기업과 공공기관이 선택하는 이유가 여기 있습니다.

플로우의 한계에 대해

가장 큰 문제는 기록이 축적되지 않는다는 점입니다. 간트차트와 캘린더 중심으로 일정을 관리하는 구조여서, 당장의 스케줄 관리엔 효과적이지만 문서 축적이나 조직 지식 관리에는 약합니다.

확장성도 제한적입니다. 정해진 틀 안에서만 작동하기 때문에 노션처럼 자유롭게 변형하기 어렵습니다. 조직의 업무 방식에 맞춰 화면을 완전히 재구성하고 싶다면 플로우는 제약이 많습니다.

플로우의 프로젝트 관리 기능은 대규모 조직을 위한 것이다

플로우의 관리 기능이 강력하다는 평가는 사실입니다. 권한 설정, 템플릿, 공개 범위, 승인 프로세스, 파일 권한, 댓글 권한, 이력 추적, 태그 등 기능이 매우 다양합니다. 대기업이 선택하는 이유입니다.

문제는 소규모 조직엔 이 모든 게 과하다는 점입니다. 보안과 권한 관리가 중요한 건 맞지만, 당장 실행해야 할 프로젝트가 쌓여 있는 상황에서 10명 미만 대표가 세팅과 교육에 시간을 쓸 여유가 있을까요? 기능이 많으면 실행 속도가 느려집니다. 소규모 조직에 필요한 건 빠른 실행입니다. 하루 종일 매뉴얼을 가르쳐야 하는 구조라면, 그건 우리에게 맞는 도구가 아닙니다.

노션이 적합한 조직

노션의 핵심은 데이터베이스 구조입니다. 단순 정리를 넘어 고객 관리, 제작 관리, 프로젝트 관리까지 모두 만들 수 있습니다. 핵심은 이 모든 걸 연결할 수 있다는 점입니다.

노션에서는 팀원 각자의 담당 업무를 한 화면에서 바로 확인할 수 있습니다.

조직 지식 저장소로도 최적입니다. 업무 기록이 사라지지 않고, 모든 프로젝트가 문서로 남아 조직 자산이 됩니다. 따로 정리하지 않아도 자연스럽게 쌓입니다. 링크 구조로 언제든 원하는 사람에게 문서를 공유할 수 있습니다.

무엇보다 커스터마이징 자유도는 비교 대상이 없습니다. 조직의 업무 방식에 맞춰 화면을 완전히 재구성할 수 있습니다. 이게 노션의 본질입니다.

반대로, 노션의 약점

가장 큰 장벽은 빈 페이지입니다. 처음 시작하면 아무것도 없습니다.

지식이 자동으로 쌓인다는 장점이 있지만, 최소한의 틀은 필요합니다. 떠오르는 대로 페이지를 만들다 보면 어디에 무엇이 있는지 찾기 어려워지고, 결국 누락이 발생합니다.

"어디서부터 시작하죠?" 플로우는 기능이 너무 많아서 어렵지만, 노션은 아무것도 없어 보여서 어렵습니다. 이 지점에서 막히는 분들이 많습니다.

해결 방법은 세 가지입니다.

1. 직접 구축 필요한 기능을 학습해서 직접 만듭니다. 비용은 낮지만 시간이 많이 듭니다. 효율보다 비용을 우선하는 경우에 맞습니다. 새 구성원이 올 때마다 직접 교육해야 합니다.
2. 외주 제작 전문가에게 맡깁니다. 여러 차례 미팅하고, 메일로 수십 번 수정 요청하며 리소스를 투입하는 방식입니다. 신규 구성원 교육까지 맡기려면 추가 비용이 필요합니다.
3. 검증된 시스템 도입 이미 증명된 표준을 도입합니다. 도입 속도가 빠르고, 교육 자료도 준비되어 있습니다. 다른 조직들이 이미 사용 중이라 질문에 대한 답변도 빠릅니다. 시간과 비용 측면에서 가장 효율적이지만, 이런 방식을 제공하는 곳은 거의 없습니다.

대부분 세 번째를 원하지만, 찾지 못하면 결국 첫 번째나 두 번째로 방향을 바꿉니다. 최선이 아닌 차선입니다.

선택 기준은 이렇게 잡으세요

플로우와 노션 중 무엇이 우리 조직에 맞을까요?

여러 비교 자료를 보면 두 도구의 차이는 명확합니다.

플로우를 선택해야 하는 경우

• 중견 규모 이상, 30명 이상 조직 권한과 보안 관리가 필수라면 플로우입니다.
• 보안이 최우선인 조직 내부 서버 구축이 필수라면 플로우를 선택하세요.
• 스케줄 중심 업무 간트차트와 캘린더로 여러 프로젝트의 일정을 관리하는 게 문서보다 중요하다면 플로우입니다.

노션을 선택해야 하는 경우

• 변경사항과 요청사항이 많은 의료기관 예약, 상담, 치료, 안내, 인수인계 같은 반복 업무를 매뉴얼로 통합 관리하려면 노션을 권합니다.
• 캠페인 단위로 움직이는 마케팅 조직 업무 기록을 체계적으로 쌓아두면 클라이언트가 많아도 리스크를 줄일 수 있습니다.
• 프로젝트마다 절차가 다른 공연·전시 기획 매번 다른 체크리스트와 일정을 짜야 한다면 노션의 유연성이 큰 도움이 됩니다.
• 기획부터 고객 응대까지 전 과정을 챙기는 브랜드·커머스 신제품 하나에 여러 직무가 겹치고 협업사까지 관리해야 한다면 노션의 통합 뷰가 효과적입니다.

노션을 제대로 활용하려면 초기 설계 단계에서 조직만의 규칙을 명확히 세워야 합니다.

노션을 쓰고 싶지만 설계가 부담스럽다면?

"노션이 필요한 건 알지만, 처음부터 만들 자신이 없습니다."

많은 조직이 노션을 시작했다가 중단하는 이유가 초기 설계의 어려움입니다. 담당자가 며칠 밤을 새워 공부하고, 만든 결과물도 팀 전체에 설명하느라 하루가 걸리기 때문입니다.

처음부터 만들지 마세요

조직 차원에서 노션을 제대로 활용하려면 검증된 표준을 기반으로 시작하는 게 시간과 비용을 절약하는 방법입니다. 이미 이 시스템을 도입한 소규모 조직의 실제 경험을 확인해보세요.

실제 도입 후기:

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