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회사를 만들 때 상상한 대표의 하루가 있습니다.
좋은 사람을 만나고, 제품을 개선하고, 다음 고객을 설득하는 하루.
그런데 오후가 되면 전혀 다른 직무로 출근합니다.
“이 돈은 어느 거래처에서 보낸 거지?”
“지난번에 계산서 보냈던가?”
“입금 부탁드린다고 또 연락해도 되나?”
직함은 대표인데, 하는 일은 입금 확인 담당자입니다. 겸직 동의서에 사인한 기억도 없는데요.
안녕하세요. 청구·수금과 미수금 관리를 자동화하는 청구스를 만드는 이장규입니다. 저희가 풀고 싶은 문제는 회사 안에서 이렇게 조용히 늘어나는 ‘돈 받는 일’입니다.
미수금에는 통장에 안 찍히는 비용도 있습니다
미수금이라고 하면 먼저 아직 받지 못한 금액을 떠올립니다. 그런데 그 돈 주변에도 일이 쌓입니다.
은행 내역을 열어보고, 청구 금액과 대조하고, 담당자에게 물어보고, 마지막으로 연락한 날짜를 찾습니다. 돈 한 번 확인하려다가 창을 네 개 열게 됩니다.
그리고 가장 묘한 순간이 옵니다.
“안녕하세요. 바쁘신데 죄송하지만…”
일은 우리가 했고, 약속한 날짜가 지났는데, 죄송하다는 말도 우리가 합니다.
계속 거래할 고객이니까요. 영업 담당자는 관계가 신경 쓰이고, 재무 담당자는 입금이 필요합니다. 작은 팀에서는 대표 한 사람이 그 두 마음을 번갈아 맡습니다.
연락 문구 하나 고치는 시간은 짧을지 모릅니다. 하지만 하던 일을 멈추고, 상황을 다시 떠올리고, 마음을 정리하는 일까지 합치면 이야기가 달라집니다. 미수금은 돈과 함께 집중력도 묶어둡니다.
거래처가 늘었는데, 회사의 기억력은 그대로라면
이런 상황을 가정해 보겠습니다.
영업 담당자는 거래처가 “곧 보내겠다”고 한 것을 기억합니다. 재무 담당자는 청구서를 보낸 것을 기억합니다. 대표는 두 사람이 알아서 하고 있을 거라고 생각합니다.
셋 다 틀린 말을 한 건 아닙니다. 다만 다음 연락을 누가 언제 할지는 아무도 정하지 않았습니다.
그래서 미수금 관리에서 먼저 바꿀 것은 독촉의 강도보다 업무의 연결입니다.
누구에게 얼마를 청구했는지, 언제까지 받기로 했는지, 실제로 얼마가 들어왔는지, 남은 금액에 어떤 안내를 했는지가 이어져야 합니다.
엑셀도 이 정보를 정리하는 데 쓸 수 있습니다. 다만 입금 내역을 옮기고, 상태를 바꾸고, 다음 안내까지 사람이 기억해서 처리한다면 거래처가 늘수록 그 사람에게 일이 몰립니다.
우리 회사의 수금 시스템이 사실은 ‘꼼꼼한 김 대리님의 기억력’일 수 있는 겁니다. 김 대리님은 휴가도 가셔야 하는데요.
청구스는 청구서를 보낸 다음의 일을 연결합니다
청구스는 청구서 발송, 입금 확인, 미수 안내, 세금계산서 등 증빙 처리를 한 흐름에서 관리하는 서비스입니다.
청구할 때 거래처와 금액, 결제기한을 정합니다. 연결한 은행의 입금 내역을 청구 건과 대조하고, 미수 상태와 설정에 따라 알림톡·이메일 안내가 이어집니다. 증빙도 선택한 청구 방식과 설정에 맞춰 처리합니다.
여기서 ‘자동’이라는 단어를 정확하게 쓰고 싶습니다.
조건이 맞는 입금은 설정에 따라 자동 수납 처리합니다. AI가 추천한 입금 후보는 사람이 확인해 처리합니다. 돈에 관한 판단을 전부 알아서 확정한다는 뜻은 아닙니다.
반복해서 확인할 일은 줄이고, 사람이 판단해야 하는 건에 집중하게 하는 것. 저희가 생각하는 수금 자동화의 방향입니다.
제품의 청구·수금 흐름은 청구스 공식 홈페이지에서 확인하실 수 있습니다.
미수금 관리 프로그램, 언제부터 필요할까요?
거래처가 적고 청구와 입금이 단순하다면 엑셀로도 충분할 수 있습니다. 반대로 이런 일이 반복된다면 관리 방식을 점검할 때입니다.
- “누가 연락했어요?”를 확인하느라 사내 메시지가 오간다.
- 입금자명이나 금액이 달라 어느 청구 건인지 다시 찾는다.
- 담당자가 자리를 비우면 미수금 현황 파악부터 막힌다.
- 결제기한이 지나도 다음 안내가 담당자의 기억에 달려 있다.
프로그램을 고를 때도 잔액이 예쁘게 보이는지만 보지 않았으면 합니다. 우리 팀이 청구한 뒤 실제로 하는 일을 따라가 보세요. 어떤 단계가 자동으로 이어지고, 어떤 예외를 사람이 확인하며, 다른 담당자가 어디서 이어받을 수 있는지가 중요합니다.
저희가 청구스로 돌려드리고 싶은 것도 결국 그 시간입니다. 은행 내역을 다시 여는 시간, 누가 연락했는지 묻는 시간, 보내기 버튼 앞에서 문구를 고치는 시간.
대표가 그 시간에 해야 할 일은 이미 충분히 많으니까요.
명함에 적힌 직함으로 일할 시간을 되찾고 싶다면, 청구서 한 건을 보낸 다음에 우리 팀이 하는 일부터 적어보세요. 그중 매번 똑같이 반복되는 일이 청구스가 도울 수 있는 출발점입니다.
여러분 회사에서는 돈을 받는 과정 중 어느 단계에서 가장 자주 일이 멈추나요?
