“매출은 늘었는데, 왜 통장에는 돈이 없을까요?”

납품은 끝났고, 프로젝트도 전달했습니다. 세금계산서까지 보냈는데 입금은 아직입니다. 급여와 임차료는 예정대로 나가고, 거래처에는 다시 연락해야 합니다.

이때 필요한 건 ‘돈 달라는 말을 잘하는 직원’ 한 명보다, 청구부터 입금까지 끊기지 않는 관리 순서입니다. 거래처 미수금 관리는 거래 조건 확정 → 청구 → 입금 대조 → 연체 안내 → 후속 판단, 다섯 단계로 나눠 보면 훨씬 명확해집니다.

이 글은 외상 거래가 있는 작은 기업과 B2B 스타트업이 바로 적용할 수 있는 운영 체크리스트입니다. 아래 금액과 거래 상황은 이해를 위한 가상 예시입니다.

1단계. 거래 전에 ‘언제, 누가, 얼마를’ 지급할지 정한다

“다음 달쯤 정산해 드릴게요.” 이 말만으로는 수금 일정을 잡기 어렵습니다. 다음 달 초인지 말인지, 어떤 서류가 있어야 지급하는지부터 다를 수 있기 때문입니다.

계약이나 발주를 받을 때 최소 네 가지를 확인하세요.

• 지급할 금액과 부가세 포함 여부
• 지급기한과 기한을 계산하는 기준
• 검수·정산에 필요한 서류와 제출 경로
• 거래처의 결제 담당자와 우리 회사 수금 담당자

예를 들어 ‘검수 후 지급’이라면 검수 완료를 누가, 어떤 방식으로 확인하는지도 정해야 합니다. 거래처가 매월 특정일에 대금을 지급한다면, 그 지급일에 올라타기 위한 서류 마감도 함께 확인합니다.

작은 기업일수록 한 사람이 영업과 수금을 모두 맡기 쉽습니다. 그래도 청구 담당자와 미입금 확인 책임자는 이름으로 정해두세요. ‘경영지원팀이 하겠지’라는 문장은 업무를 배정하지 못합니다.

완료 기준: 거래처와 우리 회사가 같은 지급기한을 보고 있고, 미입금 시 확인할 사람이 정해져 있다.

2단계. 세금계산서와 별개로, 지급에 필요한 정보를 한 번에 보낸다

세금계산서를 보냈다고 결제 담당자가 지급 일정까지 확인했다고 볼 수는 없습니다. 세금계산서 발행 여부와 실제 입금 여부는 각각 관리해야 합니다.

청구 안내에는 거래명, 청구 금액, 지급기한, 입금 계좌, 문의할 담당자를 한 번에 담습니다. 거래처가 요구하는 발주번호나 검수 자료가 있다면 함께 보내세요. 상대가 우리에게 다시 묻지 않아도 지급할 수 있게 만드는 겁니다.

바로 쓸 수 있는 안내 문구는 이 정도면 충분합니다.

안녕하세요. A 프로젝트 잔금 330만 원의 지급 안내드립니다. 약정 지급기한은 ○월 ○일이며, 입금 계좌와 거래 명세를 함께 보내드립니다. 내부 지급 처리에 추가로 필요한 서류가 있으면 알려주세요. 감사합니다.

‘빨리 보내주세요’보다 ‘무엇을 언제까지 지급하면 되는지’가 앞에 오는 문구입니다. 발송한 날짜와 수신 담당자도 남겨두면, 나중에 확인할 때 처음부터 설명하지 않아도 됩니다.

단, 세금계산서 발행 시점을 입금일에 임의로 맞추는 방식으로 운영하지는 마세요. 증빙 발행은 거래에 맞는 기준으로 처리하고, 청구와 수금 현황을 연결해서 보는 것이 핵심입니다.

완료 기준: 상대 결제 담당자가 금액·기한·계좌·필요 서류를 한 번에 확인할 수 있다.

3단계. 통장에 들어온 돈을 ‘어느 청구 건인지’ 연결한다

입금 내역을 보는 것과 미수금을 확인하는 것은 다릅니다. 통장에 돈이 들어왔어도 어떤 거래의 대금인지 연결하지 않으면, 장부에는 미수금이 계속 남습니다.

가상 예시로 A 거래처에 330만 원을 청구했고, 110만 원이 먼저 들어왔다고 해봅시다. 입금 표시만 해두면 ‘일부는 받았는데 얼마가 남았지?’를 다시 계산해야 합니다. 청구 건에 입금을 연결하면 남은 미수금은 220만 원으로 정리됩니다.

여기서 자주 놓치는 상황은 세 가지입니다.

• 회사명 대신 대표자나 직원 이름으로 입금한 경우
• 여러 청구 건의 대금을 한 번에 입금한 경우
• 한 청구 건을 여러 번 나눠 입금한 경우

금액이 같다는 이유만으로 임의로 처리하지 말고, 입금자명·거래 내역·거래처 확인을 함께 봅니다. 어디에 연결할지 불분명한 입금은 별도 확인 목록에 남겨두세요.

엑셀로 시작한다면 ‘거래처 / 청구 건 / 청구액 / 지급기한 / 누적 입금액 / 남은 금액 / 마지막 연락 / 다음 확인일’ 정도면 충분합니다. 중요한 건 열의 개수보다 청구와 입금을 같은 기준으로 연결하는 것입니다.

완료 기준: 받은 돈과 남은 돈을 청구 건별로 설명할 수 있고, 확인되지 않은 입금이 따로 보인다.

4단계. 기한이 지나면 감정 대신 정해둔 안내를 보낸다

돈 이야기를 미루는 이유는 단순합니다. 상대도 고객이고, 관계를 어색하게 만들고 싶지 않기 때문입니다. 하지만 담당자가 망설이는 동안 지급 일정은 더 뒤로 밀릴 수 있습니다.

지급기한 전에는 예정 안내를, 기한이 지난 뒤에는 입금 여부를 확인하는 문구를 준비해두세요. 연락 간격은 거래처 상황과 기존 연락 이력을 보고 정하고, 같은 안내를 여러 사람이 중복 발송하지 않도록 합니다.

안녕하세요. A 프로젝트 잔금 중 미입금액 220만 원을 확인하고 있습니다. 약정 지급기한이 지나 안내드립니다. 이미 입금하셨다면 입금일과 입금자명을 알려주세요. 지급 예정일이 변경되었다면 가능한 일정을 회신 부탁드립니다. 감사합니다.

회신도 두 가지로 나눠 기록합니다. ‘금요일에 지급하겠습니다’처럼 날짜가 정해진 약속과, ‘곧 처리하겠습니다’처럼 아직 일정이 없는 답변입니다. 후자는 지급 예정일을 한 번 더 확인해야 관리할 수 있습니다.

그리고 입금을 확인했다면 안내를 멈추세요. 이미 낸 고객에게 다시 보내는 독촉은 관리 실수이면서 신뢰 문제입니다. 분쟁이 생긴 건도 일반 안내를 반복하기보다 담당자가 내용을 확인해야 합니다.

완료 기준: 마지막 안내와 회신, 지급 약속일, 다음 확인일이 기록되고 입금 완료 건에는 안내가 멈춘다.

5단계. 주 1회, ‘얼마가 남았나’와 ‘다음에 무엇을 하나’를 함께 본다

미수금 총액 하나만 보면 무엇부터 해야 할지 알기 어렵습니다. 지급기한이 아직 오지 않은 1천만 원과, 약속일을 여러 번 넘긴 1천만 원은 관리 방식이 달라야 합니다.

작은 팀이라면 주 1회 짧게라도 다음 목록을 확인해보세요.

• 지급기한이 다가오는 건: 서류가 모두 전달됐는가?
• 기한이 지난 건: 안내했고, 회신이 있는가?
• 지급 약속이 있는 건: 약속일과 확인 담당자가 정해졌는가?
• 분쟁·반복 지연 건: 원인과 후속 대응을 누가 판단하는가?

각 건마다 ‘다음 행동 / 담당자 / 확인일’을 붙이면 회의가 달라집니다. “왜 아직 못 받았어요?”를 반복하는 대신 “서류를 보완한다”, “약속일에 확인한다”, “분쟁 내용을 검토한다”처럼 실행할 일이 남습니다.

반복 지연 거래처의 추가 거래 조건은 계약과 거래 상황을 검토해 결정합니다. 지급 약속이 계속 어긋나거나 분쟁이 커진다면 계약서·발주서·검수 자료·청구 내역·입금 내역·연락 기록을 모아 전문가와 후속 대응을 검토하세요. 모든 미수금이 같은 순서로 해결되지는 않습니다.

완료 기준: 미수금 목록에 금액만 있는 것이 아니라, 다음 행동과 책임자가 있다.

엑셀로도 할 수 있습니다. 다만 흐름이 자주 끊긴다면

거래가 적고 한 사람이 청구와 수금을 관리한다면 엑셀부터 시작해도 됩니다. 먼저 다섯 단계의 기준을 정하는 것이 우선입니다.

문제는 거래처가 늘고 담당자가 나뉘었을 때입니다. 청구 내역은 엑셀에, 입금은 은행에, 지급 약속은 메신저에 남습니다. 영업은 “입금됐나요?”라고 묻고, 경영지원은 확인한 내용을 다시 전달합니다.

청구스를 만드는 입장에서 중요하게 보는 지점도 바로 이 연결입니다. 청구스는 청구서 발송, 연동 계좌의 입금 대사, 설정에 따른 연체 안내, 증빙 처리를 한 흐름으로 관리하는 서비스입니다. 거래처와 결제 정보, 자동화 설정을 준비하면 반복 확인 업무를 줄이는 데 활용할 수 있습니다.

특히 ‘청구는 했는데 그다음 확인이 자꾸 밀린다’거나 ‘이미 입금한 거래처에 또 연락한다’는 일이 반복된다면, 청구와 입금 상태를 연결하는 방식부터 살펴볼 만합니다. 실제 기능과 설정 조건은 청구스 공식 사용 가이드에서 확인할 수 있습니다.

다만 자동화가 계약 분쟁을 판단하거나 돈을 반드시 받아주는 것은 아닙니다. 거래 조건 합의와 예외 상황 판단은 사람이 맡고, 반복되는 청구·확인·안내를 시스템에 맡기는 방식입니다.

미수금 관리는 매출 뒤에 붙는 부수 업무가 아닙니다. 우리 회사가 만든 가치가 실제 현금으로 돌아오는 마지막 과정입니다.

다음 미수금 목록을 열 때, 금액 옆에 세 칸만 더 넣어보세요. ‘다음 행동, 담당자, 확인일.’ 그 세 칸을 매번 사람이 채우느라 흐름이 끊긴다면, 청구스의 청구·수금 관리 방식이 우리 회사에 맞는지 확인해보셔도 좋겠습니다.