"김 대리, 지난주에 부탁드렸던 건 어떻게 됐죠?"

"네…? 어떤 걸 말씀하시는 건지…"

"아니, 내가 분명 카톡으로 이야기했는데? 슬랙이었나…?"

직원 5명 안팎의 회사를 운영하는 대표라면 이런 장면이 낯설지 않을 겁니다. 분명히 일을 맡긴 것 같은데 결과는 없고, 정작 본인도 언제, 뭐라고 지시했는지 헷갈립니다. 그래서 단톡방을 위아래로 끝없이 올리며 “분명 말했는데…”를 중얼거리게 되죠.

그런데 문제의 본질은 카톡이 아닙니다. ‘카톡으로 지시하는 방식’이 문제입니다.

소규모 조직일수록 구두 지시나 메신저 지시에 의존합니다. 빠르고 편하기 때문입니다. 하지만 이 방식은 구조적으로 한계를 안고 있습니다. 흐름이 기록으로 정리되지 않고, 해야 할 일이 중간에 빠지며, 마지막에 책임질 주체가 모호해집니다. 그러면 대표는 매일 같이 직원들에게 “이건 어떻게 됐죠?”를 묻고 다니는 입장이 됩니다.

그래서 어떤 대표는 업무용·개인용 카톡을 나눠보려고도 합니다. 하지만 메신저 방을 둘로 쪼갠다고 해서 일이 체계적으로 흘러가지는 않습니다.

이 글에서는 왜 메신저 중심의 업무 지시가 근본적으로 한계를 가질 수밖에 없는지, 그리고 공여사들이 1인 기업에서 6인 팀으로 확장하면서 설계한 업무요청 시스템이 이 문제를 어떻게 다른 방식으로 풀어냈는지 보여드리려 합니다. 매일 직원들을 붙잡고 업무를 확인하고 있다면, 이 글을 끝까지 보셔도 좋습니다. 작은 팀에 맞는 업무요청·지시 시스템이 어떤 모습이어야 하는지 감이 잡히실 겁니다.

요즘 대표들이 자주 검색하는 주제 중 하나가 사내 메신저 추천입니다. 어떤 메신저를 고를지보다 먼저 해야 할 일은, 메신저로 ‘무엇을 하지 말아야 하는지’를 구분하는 것입니다.

메신저로 업무를 지시할 때 반복되는 3가지 문제

문제 1. 업무가 알림과 함께 사라진다

카톡이나 슬랙으로 일을 지시하면 처음에는 알림이 한 번 뜹니다. 하지만 다른 대화가 쌓이기 시작하면 그 메시지는 금세 위로 밀려 올라갑니다.

직원 입장에서는 “대표가 뭐라고 했던 것 같긴 한데…”까지만 기억나고, 정확한 내용을 찾으려면 대화방을 한참 위로 끌어올려야 합니다. 더 큰 문제는 알림을 못 봤거나, 보고도 그대로 잊어버렸을 때입니다. 메신저는 ‘읽음’과 ‘완료’를 구분하지 못하기 때문에, 지시를 받았다는 사실 자체를 인식하지 못하는 경우도 생깁니다.

메신저는 원래 대화 도구입니다. 업무 관리 시스템이 아닙니다. 대화가 끊임없이 흘러가는 공간에서 ‘해야 할 일’을 관리하려고 하면, 구조적으로 누락과 혼선이 생길 수밖에 없습니다.

문제 2. 책임 소재가 흐려진다

“김 대리님, 박 과장님, 이거 좀 처리해주세요.”

한 업무를 여러 사람에게 동시에 던졌을 때 어떤 일이 벌어질까요? 직급이 더 높은 사람이 알아서 챙겨줄까요? 책임감이 강한 사람이 먼저 나설까요? 실제 현장에서는 전혀 다르게 흘러가곤 합니다. 서로가 서로를 바라보며 “저 사람이 하겠지”라고 생각하거나, 반대로 둘 다 같은 일을 하고 있는 상황이 벌어지기도 합니다.

실제 B2B 고객들이 자주 묻는 질문 중 하나가 “업무요청 수신자를 여러 명 선택할 수는 없나요?”입니다. 한 번에 여러 사람에게 던지면 편해 보이지만, 실제로는 그 반대 결과를 가져옵니다.

수신자가 둘 이상인 순간, 다음과 같은 일이 반복됩니다.

• “상대가 할 줄 알았다”는 말로 서로 책임을 밀어낸다.
• 누가 실제로 진행 중인지 확인하려면 대표가 일일이 물어봐야 한다.
• 같은 일을 중복해서 진행하는 낭비가 생기기도 한다.

어느 정도 규모가 있는 조직일수록, 모든 업무에는 담당자가 반드시 한 명씩 붙습니다. 한 사람 이름 위에 책임이 꽂혀야 누락이 줄어들고, 진행 상황도 파악할 수 있습니다. 대기업의 Task 시스템이 한 업무에 한 명을 명시하는 구조를 쓰는 데에는 이유가 있습니다.

문제 3. 기록이 남지 않아 같은 설명을 반복한다

직원이 퇴사하거나 장기 휴가를 가면 어떤 일이 일어날까요? 작은 회사일수록 그 사람이 해오던 일의 맥락이 대부분 머릿속에만 남아 있습니다. 인수인계 문서를 써둔다 해도 실제 진행 과정, 중간에 바뀐 내용, 대표와 오간 맥락은 카톡 대화방 여기저기에 흩어져 있습니다.

새로운 사람이 들어오면 상황은 다시 처음으로 돌아갑니다. “이건 저한테 직접 물어보세요.”, “그 파일은 여기 있어요.” 같은 말을 또 반복하게 됩니다. 비싼 의사결정을 해야 하는 사람이 같은 설명을 계속 반복하고 있는 구조는, 장기적으로 회사를 버티게 만들기 어렵습니다.

실제 고객 후기 :
 

사람의 기억에 의존하는 조직은 언제 균열이 나도 이상하지 않습니다. 시간이 갈수록 회사는 시스템이 아니라 개개인의 기억과 감에 의존하는, 전형적인 주먹구구 방식으로 굴러가게 됩니다. 슬랙, 잔디, 팀즈 같은 업무용 메신저를 무엇으로 쓰느냐보다, 어떤 메신저를 써도 업무 누락 문제가 반복되는 이유가 바로 여기에 있습니다.

이런 상황이 반복된다면,
문제는 ‘카톡’이 아니라 '업무가 흘러가는 구조'입니다.

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업무요청 시스템이 갖춰야 할 3가지 조건

공여사들 시스템을 처음 접하는 분들 가운데에는 “노션을 메신저처럼 쓰는 건가요?”라고 묻는 경우가 있습니다. 하지만 이 시스템은 메신저를 대체하는 도구가 아닙니다. 메신저가 할 수 없는 부분을 맡는, 다른 레이어의 시스템입니다.

그렇다면 제대로 된 업무 지시·관리 시스템은 어떤 원칙을 갖춰야 할까요? 공여사들의 업무요청 기능은 다음 세 가지 기준을 철저하게 지킵니다.

조건 1. 모든 일이 기록으로 남아야 한다

업무는 결국 기록으로 남아야 다시 쓸 수 있습니다. 말로만 지시했거나 메신저에 흘려보낸 일은 시간이 지나면 찾기 어렵습니다. 반면 시스템 안에 등록된 업무는 언제든지 다시 열어볼 수 있고, 검색할 수 있고, 이후에 참고 자료로 활용할 수 있습니다. 과거 업무 내역도 그대로 남기 때문에, 새로 들어온 직원도 이전에 어떤 일이 어떻게 처리됐는지 쉽게 따라잡을 수 있습니다.

조건 2. 담당자가 1명으로 명확해야 한다

수신자는 반드시 1명이어야 합니다. 여러 명에게 한 번에 넘기는 순간 책임은 흐려집니다.

정말 여러 사람이 나눠서 해야 하는 일이면, 업무를 쪼개서 각각의 업무요청으로 등록하는 편이 맞습니다. 

• (X) "김 대리, 박 과장님, 고객 리서치 50건 해주세요"
• (O) "김 대리님: 1~25번 고객 리서치", "박 과장님: 26~50번 고객 리서치 해주세요"

이렇게 분리해두면 누가 어디까지 진행했는지 명확하게 보이고, 어느 한쪽이 지연되면 바로 확인할 수 있으며, 서로에게 책임을 미루기도 어렵습니다. 

조건 3. 완료 처리 전까지는 목록에서 사라지지 않아야 한다

메신저 속 업무 지시는 다른 대화에 밀리면 화면에서 사라집니다. 반대로 업무요청은 담당자가 ‘완료’를 누르기 전까지는 절대 사라지지 않습니다. 끝까지 따라붙는 일종의 ‘좀비 업무’처럼 작동합니다. 

업무요청의 흐름은 다음과 같이 진행됩니다.

1. 내 업무 : 요청을 작성하고 있는 상태
2. 회신대기 : 업무요청을 보냈지만, 상대가 아직 마무리하지 않은 상태
3. 회신완료 : 수신자가 업무를 처리하고 회신까지 마친 상태
4. 완료 : 요청자가 검토 후, 업무를 최종적으로 끝났다고 표시한 상태

각 단계에서 자동으로 알림이 발송되고, 완료 처리 버튼을 누르지 않는 한 업무는 계속 목록에 남아 있습니다. 

이 세 가지 조건이 갖춰지면, 일은 더 이상 대화 속에 파묻혀 사라지지 않고 시스템 안에서 흐름대로 관리됩니다.

대표가 ‘대표의 일’을 되찾을 수 있도록

업무요청 시스템으로 일을 옮기면 가장 먼저 달라지는 것은 직원이 아니라, 대표의 하루입니다.

“이거 했어요?”, “이건 누가 하기로 했었죠?”, “카톡에 뭐라고 남겼었더라?” 같은 말이 줄어듭니다. 대표는 더 이상 단톡방 스크롤을 뒤지지 않아도 되고, 직원들을 붙잡고 하나하나 추궁하지 않아도 됩니다. 시스템 안에서 누가, 어떤 일을, 언제까지 맡고 있는지 한 화면으로 확인할 수 있기 때문입니다. 업무 누락이 일어나기 어려운 구조가 되고, 책임의 위치도 선명해집니다. 대표는 그 화면을 보며 판단하고, 필요한 지시만 내리면 됩니다. 

그러면 대표는 확보된 시간과 에너지를 매출, 고객, 전략과 같은 대표만 할 수 있는 일에 쓸 수 있게 됩니다. 회사가 ‘사람의 기억’이 아니라 ‘시스템’으로 움직일 때 가능한 변화입니다. 

자주 나오는 질문

10인 미만 스타트업 대표들이 도입 전 자주 던지는 질문들을 함께 짚어보겠습니다.

Q. 직원이 겨우 3명인데, 시스템은 너무 이른 것 아닌가요?

도입 전 가장 많이 듣는 질문입니다. 저희의 답은 늘 같습니다.

"작을수록, 시스템을 더 권장합니다."

규모가 큰 회사는 사람도 많고, 예산도 많고, 시간도 많습니다. 한 명이 비워져도 다른 사람이 메울 수 있습니다. 하지만 작은 팀은 다릅니다. 사람은 부족하고, 지식과 노하우는 개인에게 쌓입니다. 대표의 시간이 가장 비싼데도 실무와 교육까지 함께 떠안고 있습니다. 

시스템은 사치가 아니라, 작은 팀이 버티기 위해 필요한 생존 장치에 가깝습니다. 

Q. 업무요청으로 어디까지 커버할 수 있나요?

많은 대표가 “회사 소통을 한 도구로 다 해결하고 싶다”고 생각합니다. 하지만 소통의 목적이 서로 다르기 때문에, 모든 것을 하나의 도구에 몰아 넣으면 정보가 쉽게 뒤섞입니다.

지시 방식은 상황에 따라 달라야 합니다. 소규모 회사일수록 긴급한 일, 중요한 업무 지시, 단순 공지까지 모두 메신저 하나에 실으려는 경향이 있습니다. 저희가 만든 노션 기반 표준 시스템에는 업무요청 외에도 공지사항, 프로젝트 관리 기능이 함께 들어 있습니다. 언뜻 비슷해 보이지만, 쓰임새가 명확히 다릅니다. 아래처럼 역할을 나눠 쓰면 정보가 섞이지 않고, 각 목적에 맞게 전달됩니다. 

1) 업무요청: 해야 할 일, 담당자 1명, 마감일 필수

• 목적: 특정 사람이 특정 기한까지 처리해야 하는 구체적 업무
• 특징: 담당자 1명 지정, 마감일 필수, 완료 처리 필수
• 예시: "김 대리님, 12/25까지 A사 제안서 초안 작성 부탁드립니다."

2) 공지사항: 알아야 할 내용, 여러 명 대상, 마감일 없음

• 목적: 전사 또는 팀 구성원이 공통으로 알아야 할 정보 전달
• 특징: 여러 명에게 동시에 전달, 읽음·확인 여부 체크, 마감일은 없음
• 예시: "12월 워크숍 일정 안내", "복지 제도 변경 사항 공유"

3) 프로젝트 관리: 전체 상황 파악, 마일스톤 중심, 하위 태스크 포함

• 목적: 프로젝트 전체 흐름과 이슈를 한눈에 파악
• 특징: 프로젝트 매니저가 전체를 관리, 여러 하위 업무가 연결, 정보와 히스토리가 축적
• 예시: "2026년 신제품 출시 프로젝트" (기획, 디자인, 개발, 마케팅 등 세부 작업 포함)

빈틈 없이 소통하는 구조 만들기

여기까지 읽고도, 업무요청·공지사항·프로젝트 관리로 구분하는 것만으로는 소통이 충분해 보이지 않을 수 있습니다. 그래서 공여사들 시스템에서는 여기에 몇 가지 도구를 더해 실제 현장에서 ‘구멍이 나지 않는’ 소통 구조를 만들고 있습니다. 

댓글 시스템: 간단한 피드백과 확인용

특정 페이지나 문서에 의견을 남기고 싶을 때는 댓글을 사용합니다. 멘션(@+이름)을 사용하면 상대에게 알림이 전달됩니다. “이 부분 확인 부탁드려요.”, “여기 오타 있습니다.” 같은 짧은 피드백은 댓글로 충분합니다. 

수신함: 놓치는 소통 줄이기

공여사들 시스템에는 기본적으로 ‘수신함’이 있습니다. 조직 내에서 하루 2~3번(예: 출근 직후, 점심 이후, 퇴근 전 1시간)을 수신함 확인 시간으로 정해두는 것을 권장합니다. 수신함에서는 멘션된 댓글과 업무요청을 한 번에 확인할 수 있어, 어디선가 놓친 소통도 빠르게 찾아낼 수 있습니다. 

매일 업무요청을 확인하는 문화

업무요청은 실시간으로 계속 들여다보지 않아도 됩니다. 대신, 하루에 최소 한 번은 확인하는 루틴만 잡으면 됩니다. 지시하는 입장에서도, 보고하는 입장에서도 언제 남겨도 부담이 없고, 완료를 누르기 전까지 목록에 남아 있기 때문에 업무 누락 가능성이 줄어듭니다. 

결론: “카톡 쓰는 회사”가 아니라, “카톡만 쓰는 회사”를 경계해야 한다

카톡 자체는 문제가 아닙니다. 카톡은 훌륭한 소통 도구입니다. 문제는 소통 도구 하나로 업무 관리까지 해결하려는 구조입니다. 

• 카톡/슬랙: 빠른 소통, 긴급 상황, 짧은 질의응답
• 업무요청 시스템: 해야 할 일 등록, 담당자 지정, 마감 관리, 완료 추적

두 영역을 명확하게 나누는 순간, 업무 누락은 급격히 줄어듭니다. 대표는 모든 일을 직접 챙기지 않아도 되고, 직원은 “언제 그런 말씀을 하셨죠?”라고 되묻기 어려워집니다. 시스템 안에 기록과 책임이 남아 있기 때문입니다. 

"카톡 쓰는 회사는 거르는 게 좋다"는 말, 이제는 그 말을 먼저 걸러주세요.

카톡을 쓰는 회사가 문제인 것이 아니라, 카톡만으로 모든 것을 해결하려는 구조가 문제입니다.   업무요청 시스템과 전반적인 일의 구조에 대한 보다 자세한 설명은 웨비나에 담겨 있습니다. 

업무 누락 때문에 매일 카톡방을 뒤지고, 직원들을 일일이 쫓아다니며 확인하고 있다면 이번에는 구조를 바꾸는 쪽을 고민해 보셔도 좋습니다. 그 첫 시작으로 웨비나를 활용해 보세요. 

작은 팀을 위한 ‘일의 시스템’ 웨비나 신청 >>

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 © 공여사들. ‘일의 구조’를 만듭니다.