프로젝트 관리 노션까지 만들었는데, 정작 일만 더 늘어나는 이유

프로젝트 관리의 필요성은 알고 있는데, 제대로 배운 적은 없어서 대충 굴러가게만 두고 계신가요?
노션으로 프로젝트 관리 DB도 겨우 만들어 뒀지만, 막상 열어보면 속성이 너무 많고 복잡해서 손이 잘 안 가는 상태.
그러다 결국 “프로젝트 관리 좀 제대로 해줘”라는 말만 반복하게 되고, 팀원들은 눈치만 보는 상황.

이건 의지나 성실함의 문제가 아닙니다. 애초에 프로젝트 관리 구조를 ‘너무 무겁게’ 설계해 둔 탓에 생기는 현상입니다.

많은 회사에서 노션 프로젝트 템플릿을 그대로 가져다 썼다가, 실제 운영 단계에서 오히려 확인과 관리 업무가 폭증하는 경험을 합니다.

이 상태를 방치하면, 회사 운영이 ‘시스템’이 아니라 ‘잔소리’로 굴러가게 됩니다

처음에는 “요즘 좀 바쁘니까 어쩔 수 없지” 하고 넘어갑니다.
하지만 프로젝트는 바쁠수록 더 자주 구멍이 납니다. 일정은 계속 밀리는데, 정확히 어느 지점에서 틀어졌는지 적어두는 공간이 없으니 일단 카톡을 보내고 머릿속으로만 기억합니다.
카톡·전화·구두 전달로 왔다 갔다 하다 보니, 결국 업무가 누락되고 나서야 사고 수습하느라 시간을 다 쓰게 됩니다.

그러면 대표는 확인해야 할 게 폭증하고, 다시 “결국 내가 다 챙겨야겠다”는 모드로 돌아옵니다.
팀원 입장에서는 “기준이 계속 바뀌는 것 같다”는 느낌이 들어 더 방어적으로 움직이게 되고요.
그렇게 되면 회사는 프로젝트 관리 시스템이 아니라, 대표 한 사람의 기억력과 반복 지적에 의존해 유지되는 구조가 됩니다. 가장 바쁜 사람이 가장 많은 걸 챙겨야 하는 구조. 작은 회사일수록 치명적입니다.

이런 상황이라면,
문제는 ‘개인 역량’이 아니라 ‘업무 구조’입니다.

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프로젝트 관리의 출발점을 잘못 잡았기 때문입니다

대부분 노션으로 프로젝트 관리 시스템을 만들 때 이렇게 생각합니다.
“프로젝트니까 시작일도 있어야 하고, 마감일도 있어야 하고, 중간 점검일도 있어야지.”
“어차피 만드는 김에 한 번에 제대로 만들어두자.”

그런데 인원이 적은 팀에서는 이 방식이 거의 100% 무너집니다. 이유는 단순합니다.
작은 회사의 프로젝트는 계획표대로 움직이는 것이 아니라, 매일 현실에 맞춰 계속 수정되는 구조이기 때문입니다.
즉, 작은 회사에서의 프로젝트 관리는 ‘완벽한 계획표’가 아니라, 일정이 바뀌어도 시스템이 계속 돌아가도록 설계된 구조여야 합니다.

노션 프로젝트 공유 템플릿을 그대로 적용하면, 작은 조직에는 필요하지 않은 관리 항목까지 함께 떠안는 경우가 많습니다.

“그래도 시작일은 있어야 관리가 되는 거 아닌가요?”

냉정하게 보면, 작은 팀에서 ‘시작일’은 거의 사치에 가깝습니다.
실제로 바빠지기 시작하면 가장 먼저 틀어지는 게 시작일입니다. 하지만 시작일이 틀어졌을 때는 책임 소재도 모호합니다.

반대로 마감일은 어떨까요?
마감이 밀리면 바로 결과가 터집니다. 납기 지연, 매출 영향, 신뢰 하락, 고객 컴플레인 등 눈에 보이는 문제가 즉시 발생하죠.

여기에 시작일까지 넣기 시작하면, 날짜는 더 이상 “하나의 값”이 아니라 “시작~마감으로 이어지는 기간”이 됩니다.
그 순간부터 업데이트해야 할 칸이 늘어나고 → 업데이트 누락이 늘어나고 → 관리 부담이 급격히 커집니다.

결과적으로 프로젝트 관리 시스템은 이렇게 망가집니다.
“속성은 잔뜩 있지만, 아무도 업데이트하지 않는 DB”가 되는 거죠.
대표도 열기 싫고, 직원도 보기 싫은 공간이 되면서 결국 카톡과 메신저로 다시 회귀할 수밖에 없습니다.

엑셀 간트 차트 템플릿을 다운받아 쓰다가, 일정 수정만 하다가 손 놓게 되는 경우도 같은 원리에서 발생합니다.

작은 팀에서 프로젝트 관리를 설계할 때 진짜 기준

우리가 중요하게 보는 프로젝트 관리의 기준은 “언제 시작했는지”가 아닙니다.
누가, 언제까지 끝내야 하는지입니다.
이 두 가지만 명확하면 작은 팀의 프로젝트 관리는 훨씬 단순해집니다.

담당자가 정해지면 책임이 생깁니다.
마감일이 정해지면 우선순위가 보입니다.
그러면 대표는 더 이상 “그거 언제 돼?”를 일일이 물어볼 필요가 없습니다. 시스템이 한눈에 보여주기 때문입니다.

관리 항목이 많다고 좋은 시스템이 아닙니다.
최소한의 속성만으로도 매일 돌아가는 시스템이 진짜 좋은 시스템입니다.

화려한 노션 프로젝트 예시보다, 단순한 구조의 시스템이 작은 팀에서 실제로 가장 오래 쓰입니다.

이 기준을 적용하면 회사는 이렇게 달라집니다

BEFORE: 시작일까지 꼼꼼히 적어 넣는 프로젝트 관리

• 시작일이 자꾸 밀려서, 그때마다 일정을 일일이 수정해야 함
• 바쁠수록 업데이트가 누락되기 시작함
• 대표는 다시 카톡으로 상태를 재확인하고, 직원은 반복되는 확인을 잔소리로 느끼며 점점 회피함

AFTER: 담당자와 마감일만 두고 운영하는 프로젝트 관리

• 입력이 가벼워져서 작성률이 눈에 띄게 올라감
• 마감일은 빼먹기 어려워 누락 자체가 줄어듦
• 대표는 “누가 무엇을 하고 있는지”를 몇 분 안에 파악 가능

고객사 피드백에서도 같은 패턴이 반복됩니다.

“대형 프로젝트도 두렵지 않게 되었습니다. 프로젝트 관리 탭에서 상위/하위 프로젝트를 나눠서 하나씩 따라가다 보면 어느새 목표 지점에 도달해 있더라구요. 예전에는 한 사람이 기억과 노트 필기를 가지고 생체 기록 역할을 했었는데, 더 이상 그럴 필요가 없어졌습니다.”

ㅡ 라이프스타일 브랜드 고객사 후기 발췌

정리하면, 작은 회사의 프로젝트 관리는 ‘많이 적는 것’이 아니라 ‘끝까지 가져가는 것’입니다

프로젝트 관리에서 핵심 메시지는 하나입니다.

“마감일 안에 끝내는 것이 중요하다.”

시작일을 줄이자는 말은 일을 대충하자는 뜻이 아닙니다.
관리 가능한 최소 단위로만 남겨서, 실제로 쓰이는 시스템으로 만들자는 제안입니다.
이 기준(작은 회사 프로젝트 관리 기준)이 실제로 어떻게 구현되어 있는지 보고 싶다면, 아래 웨비나에서 구조를 먼저 확인해 보시는 게 가장 빠릅니다.

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