열댓 명 IT 회사를 운영하면서 협업툴을 네 번 바꿨습니다. 매번 기능표를 보고 골랐고, 매번 두세 달 뒤에 하나를 더 쓰고 있었습니다. 돌아보니 고르는 기준이 틀렸던 겁니다. 같은 시행착오를 줄이실 수 있게 저희가 배운 것을 적어 봅니다.

1. 있는 기능이 아니라 빠진 기능을 먼저 보세요
기능표는 늘 깁니다. 그런데 팀을 두 개로 쪼개는 건 "있는 열 가지"가 아니라 "없는 한 가지"였습니다. 저희는 결재와 메신저가 다 되는 툴에서 프로젝트 일정을 못 다뤄 엑셀로 돌아갔고, 대화가 편한 툴에서는 휴가 결재를 할 데가 없어 단톡방에서 "확인했습니다"로 끝냈습니다. 도구가 나빠서가 아니라 저희 팀의 하루에 꼭 필요한 한 가지를 미리 적어 두지 않아서였습니다. 도입 전에 "이게 없으면 다른 창을 또 열게 되는가"를 기능마다 물어보세요.

2. 정보가 어디에 모이는지 보세요
툴이 하나 늘 때마다 정보가 한 군데씩 더 흩어졌습니다. 대화는 여기, 파일은 저기, 결재는 또 다른 곳. 결국 그걸 모으는 건 사람이었고 그 사람은 PM 이었습니다. 좋은 툴의 기준은 "PM 이 정보를 모으는 사람이 아니라 보는 사람이 되는가"였습니다. 프로젝트 하나를 열었을 때 대화·파일·일정·결재가 한 화면에 보이는지 직접 눌러 보세요.

3. 발주처나 외부 사람이 들어올 자리가 있는지 보세요
저희 일의 절반은 발주처와 맞추는 일입니다. 외부 사람이 자기 프로젝트만 보고 나갈 수 있는 자리가 없으면 결국 메일과 엑셀로 다시 내보내게 됩니다. 게스트가 무료인지, 어디까지 보이는지 먼저 확인하세요.

4. 옮기는 비용을 세어 보세요
툴을 바꾸는 진짜 비용은 월 요금이 아니라 이전하는 시간입니다. 쓰던 엑셀 WBS 를 그대로 올릴 수 있는지, 기존 자료를 통째로 들고 들어갈 수 있는지가 요금 차이보다 컸습니다.

저희는 이 네 가지로 다시 골랐고, 맞는 게 없어서 결국 직접 만들었습니다. 그게 지난주에 공개한 베일리온입니다. 프로젝트방 하나에 대화·파일·일정·엑셀 WBS·결재·업무보고가 같이 있고, 발주처 담당자는 게스트로 들어와 자기 프로젝트만 봅니다. 꼭 저희 것이 아니어도, 위 네 가지를 먼저 적어 두고 고르시면 네 번 바꾸는 일은 없으실 겁니다.

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