할 일은 산더미인데, 늘 시간이 부족하다고 느끼나요?
그래서 더 열심히, 더 오래 일해보지만... 이상하게도 성과는 그대로인 날이 많습니다.

이건 의지가 약하거나, 생산성 문제가 아니라, 시간관리 방식이 ‘시간을 늘리는 방향’(최대화)으로 설계되어 있기 때문일 수 있어요.

오늘 소개할 내용은 상위 1% 리더들이 쓰는 방식처럼, 시간관리와 생산성을 어떻게 설정하는지, 레일라 홀모지의 인사이트를 담아 공유드립니다.

하루 16시간을 일하며 지쳐있지만 아무것도 이루지 못한 것 같은 느낌을 받았던 레일라가, 이제는 연간 수백억 달러 규모의 비즈니스를 운영하며 가장 중요한 것들을 위해 시간을 만드는 방법을 정확히 알게 되었습니다.

이 글은 이런 분들이 읽으면 좋아요

✅ 하루 종일 일했는데, 정작 중요한 일은 못 했다고 느끼시는 분 
✅ 더 오래 일하면 나아질 줄 알았는데, 성과는 그대로인 걸 고민하는 분
✅ 결정할 게 너무 많아서 머리가 항상 복잡하다고 느끼는 분
✅ 회의와 메시지에 하루가 다 쓰여서 답답함을 느끼는 분
✅ 시간은 있는데 에너지가 없어서 실행이 무너진다고 느끼는 분  

🟣[요청] 여성 사업가 커뮤니티 수요조사

☑️커뮤니티 수요조사 링크 ➡️ https://tally.so/r/J9OByr

왜 나는 항상 바쁜데, 목표는 그대로일까?

핵심은 생산성이 문제가 아니라 ‘우선순위/판단력/에너지’ 문제입니다

여러분의 하루가 이런 구조라면, 아무리 열심히 해도 목표를 달성하기 힘들 겁니다.

• 아침) 메일/슬랙/카톡 확인 → “요청 처리 모드”로 하루 시작
• 낮) 회의 연속 → 생각할 시간 없음 → 그 자리에서 ‘일단 승인’
• 오후) 에너지 급락 → 중요한 일을 하려다가 집중이 안 됨 → 자책
• 밤) 밀린 일을 급하게 처리 → 잠 부족 → 다음 날 더 피곤

이런 상황에서 레일라가 말하는 핵심은 이거예요.

“시간이 부족해서 못 하는 게 아니라, 중요한 일이 ‘남는 시간’으로 밀려서 못 하는 겁니다.”

그리고 남는 시간에 중요한 일을 하려면, 보통 이런 일이 벌어집니다.

• 몸이 피곤하다(판단력 저하)
• 머리가 산만하다(집중력 저하)
• 결정이 많았다(결정 피로)
• 급한 일에 반응하느라 하루가 갈린다(전환 피로)

그래서 상위 1%의 리더들은 ‘시간을 더 늘리자’가 아니라, ‘좋은 결정을 내릴 상태를 만들자’로 방향을 바꿉니다.

원칙 1) 시간을 ‘최대화’하지 말고 ‘최적화’하라 
(더 많은 시간 VS 더 나은 상태)

대부분의 시간관리 콘텐츠는 ‘시간을 더 쪼개는 법’을 말합니다. 
그래서 많은 사람들은 시간을 '최대화'하려고 합니다. 하루가 두 배로 길었으면 좋겠다고 생각하고, 시간이 충분하지 않다고 느낍니다.

하지만 상위 1%의 사람들은 정반대로 접근합니다.

“내가 지금, 좋은 결정을 내릴 상태인가?”

처음엔 근면함이 성과를 만듭니다.

그런데 어느 순간부터는 근면함보다 판단력이 회사에 더 중요해지는 순간이 옵니다. 

• 근면함(Work Ethic) : 오래 일하는 힘
• 판단력(Judgment) : 무엇을 할지/말지를 고르는 힘

좋은 결정 몇 번이 팀의 시간을 줄이고, 비용을 크게 아끼고, 방향을 틀어 성쟝률을 바꿉니다.

그래서 상위 1% 사람들은 근면함이 아닌 판단력을 키웁니다.

근면함을 위한 훈련

• 일할 수 있는 시간을 최대한 늘린다
• 수면 시간을 줄인다
• 주말에도 일한다
• 더 열심히, 더 많이 일한다

판단력을 위한 훈련

• 결정을 내릴 수 있는 최상의 상태를 유지한다
• 충분히 먹었는가?
• 충분히 쉬었는가?
• 운동을 했는가?

상위 1%는 자신의 두뇌와 의사결정 능력이야말로 자신이 돈을 받는 이유이며, 레버리지(지렛대 효과)를 얻는 방법이라는 것을 깨닫습니다. 

특히 지쳤을 때 내리는 결정은 좋은 결정이 아닙니다.

그래서 상위 1% CEO는 시간을 늘리려 하지 않고, 자신의 컨디션 상태를 올려서 같은 시간에 더 나은 결정을 내립니다.

그리고 몇 가지 좋은 결정이 몇 주, 몇 달간의 노동보다 훨씬 더 큰 성과를 낼 수 있습니다.

원칙 2) 캘린더를 ‘할 일 목록’이 아니라 ‘전략 문서’로 써라

생각하는 시간이 행동하는 시간보다 더 중요하다

많은 사람들의 캘린더는 누군가 요청하면 일정을 기입하고, 급한 일이 들어오면 조정하고, 회의가 늘어나면 중요한 일은 밤으로 밀릴 겁니다.

하지만 레일라 홀모지는 이런 구조로는 ‘시간관리’는 사실상 불가능하다고 말합니다.

왜냐하면 캘린더가 내 전략이 아니라, 남의 요청이 쌓인 결과가 되기 때문이죠.

레일라는 CEO로서 생산성이 폭발적으로 증가한 순간은 생각하는 시간이 실제로 행동하는 시간보다 더 중요하다는 것을 깨달았을 때라고 합니다. 

많은 사람들이 열심히 일해서 상위 1%에 가까워질 수 있지만, 그 이상으로 가는 방법은 없습니다. 어느 시점에서는 이 전환을 해야 합니다.

할 일보다 전략이 중요해지는 이유

레일라는 사업 규모를 크루즈 선박과 돛단배에 비유합니다.
돛단배에서는 열심히 노를 저어서 훨씬 더 멀리 갈 수 있습니다.
하지만 크루즈 선박은 노를 젓지 않습니다. 만약 크루즈 선박을 노 저어 가려면 엄청난 노력이 필요할 뿐더러, 말이 안되죠.
그래서 우리는 크루즈 선박을 움직이기 위한 전체를 관리하는 시스템이 필요합니다.

사업 규모가 커질수록 전략에 주의를 기울이는 것이 더 중요해집니다.
5명이 타고 있는 돛단배는 잘못된 방향으로 가더라도 빠르게 되돌릴 수 있습니다. 크루즈 선박에서 잘못된 전략을 선택하고 잘못된 방향으로 가면 빙산에 부딪힐 것입니다(마치 타이타닉처럼요!).
그래서 5명을 변화시키는 것과 500명을 변화시키는 것은 완전히 다릅니다.

레일라가 강조하는 건 더 많이 하고 더 바쁜 일정을 갖는 것이 실제로 일을 더 잘하게 만드는 것이 아니라 더 못하게 만든다는 것입니다. 
피곤하고, 스트레스 받고, 배고프고, 과로했을 때는 더 나쁜 결정을 내립니다.

달력을 할 일 목록이 아닌 전략 문서로

많은 사람들이 달력을 할 일 목록처럼 취급합니다. 대게는 시간 관리를 '어떻게 더 많이 끼워 넣을까?'로 생각합니다. 

하지만 상위 1% 리더들은 '어떻게 더 많이 잘라낼까? 오직 나만이 할 수 있는 것만 하려면?'을 항상 염두해둡니다.

피곤하고 스트레스 받으며 연이은 회의에서 결정을 내린 횟수를 생각해 보세요.
'네, 네, 그렇게 합시다. 동의합니다. 승인했습니다.' 그러고 나서 돌아가서 '이것을 몰랐어요' 또는 '이것을 알지 못했어요'라고 말해야 했던 적이 있을 것입니다.
왜 깨닫지 못했을까요? 왜 몰랐을까요? 이에 레일라는 말합니다.

“그건 당신의 오직 10%의 능력으로만 작동하고 있었기 때문입니다.”

레일라는 여러분의 달력은 비즈니스의 우선순위를 반영해야 하며, 그 반대가 되어선 안된다고 말합니다.
달력이 전략적이지 않고 비즈니스를 앞으로 나아가게 할 주요 우선순위가 포함되어 있지 않다면, 여러분은 자신을 위해 일하는 것이 아니라 다른 사람들을 위해 일하고 있는 것이라고 말합니다.

상위 1% 리더의 캘린더 전략 3단계

1. 선점: 비즈니스를 움직일 ‘핵심 1가지’를 먼저 예약
2. 보호: 그 시간엔 회의/메시지/요청을 못 들어오게 방어
3. 수용: 남는 시간에만 요청/운영/회의를 배치

시간관리는 “채우는 기술”이 아니라, 핵심을 먼저 넣는 기술입니다.

원칙 3) ‘결정 다이어트’: 위임은 시간 절약이 아니라 판단력 보존이다

위임은 시간을 절약하는 것이 아니라 판단력을 보존하는 것

우리의 두뇌는 하루에 제한된 수의 좋은 결정만 내릴 수 있습니다.
우리는 제한된 인지 능력만 가지고 있습니다. 우리가 낮은 가치의 결정을 더 많이 내릴수록 중요한 결정의 질이 최대 50%까지 떨어집니다.

특히 창업가가 시간 부족을 느끼는 가장 큰 이유는 “할 일이 많아서”가 아니라, 결정이 너무 많아서입니다.

작은 결정을 계속 내리면 큰 결정을 내릴 힘이 남지 않습니다.

쉽게는 이걸 결정 피로라고 합니다. 쉽게 말하면, “결정 배터리”가 닳는 겁니다.

‘정크 결정’ 줄이기

운동에서 워밍업을 너무 많이 하면, 본운동을 못 하죠.마찬가지로 중요하지 않은 결정을 너무 많이 하면, 중요한 결정을 망칩니다.

그래서 상위 1% 리더들은 “내가 해야 할 결정”을 딱 3가지로 줄입니다.

• 비전 설정
• 자원 배분(돈/사람/시간)
• 리더를 리딩

나머지는 위임합니다. 그런데 여기서 함정이 있습니다.

대부분의 위임이 실패하는 이유

사람들은 위임이 시간을 절약하는 것이라고 생각합니다. 하지만 그렇지 않습니다.
위임은 판단력과 인지 대역폭을 보존하는 것입니다.
이것이 대부분의 리더들이 실패하는 지점입니다.

대부분의 위임이 실패하는 이유는 일은 맡겼는데, 자신의 머릿속에서 안 지워지는 위임을 해버리기 때문입니다.

• 아침에 지시하고
• 오후에 보고 받고
• 하루 종일 신경 쓰고
• 결국 본인이 수정한다

이건 과업 위임(일 시키기)이고, 진짜 위임은 권한 위임(결정 권한까지 넘기기)입니다.

과업을 위임하는 것이 아니라 권한을 위임해야 합니다. 
직원이 자신의 역할에서 결정을 내릴 수 없다면, 그들은 단지 과업 수행자일 뿐입니다.
이런 상황이라면 누가 여러분과 함께 하고 싶어할까요?

레일라는 위임이 시간을 아끼는 게 아니라, 자신의 판단력을 지키는 장치라고 말합니다.

원칙 4) ‘배치 데이’: 멀티태스킹을 끊고, 요일에 테마를 부여하라

작업 전환이 피로의 1순위 원인

일이 힘든 이유는 “업무량” 때문만이 아닙니다.
작업을 계속 바꾸는 것(전환)이 뇌를 더 빨리 지치게 합니다.

예를 들어,

• 세일즈 하다가 → 제품 이슈 대응 → 콘텐츠 업로드 → 팀 질문 답변 → 회의
• 이렇게 하루에 모드가 10번 바뀌면, 실제 일한 시간보다 전환 비용이 더 큽니다.

이에 레일라는 요일별로 진행할 업무를 배치해야 한다고 말합니다.

테마가 있는 요일 설정하기

레일라는 작업이나 프로젝트를 요일별로 묶습니다. 

예를 들어:

• 월: 전략/리뷰(주간 목표, 핵심지표, 다음 액션)
• 화: 고객/세일즈(제안, 콜, 후속)
• 수: 제품/프로덕트(개발/개선/QA)
• 목: 마케팅/콘텐츠(제작, 배포, 분석)
• 금: 운영/정리(프로세스, 문서화, 재무, 회의 최소)

배치 데이를 성공시키는 규칙 1개

“테마 시간엔 즉답하지 않는다.”

팀도 결국 당신이 만드는 규칙을 따르게 됩니다. 
매번 다른 업무에 빠른 답장 습관이 있으면, 배치 데이는 매번 무너집니다.

레일라는 테마를 정해놓고 일을 하면, 두뇌를 여러 관련 없는 것들로 끌어당기지 않고 더 깊은 집중을 할 수 있게 해준다고 말합니다.

멀티태스킹을 잘하는 게 아니라, 멀티태스킹이 필요 없는 구조를 만드는 것이 생산성입니다.

한 번에 한 가지 또는 몇 가지만 하고 그것들을 하는 데 더 응축된 주의를 기울인다면, 일을 더 빠르고 더 정확하게 끝낼 수 있습니다.

원칙 5) 회의는 ‘기본값’이 아니라 ‘최후의 수단’

80%의 회의를 없앨 수 있다

회의가 많아지면 사람들은 이렇게 생각합니다.

• “내가 중요한 사람인가 보다”
• “리더는 원래 바쁜 거지”

하지만 회의가 많다는 건 종종 이런 뜻이기도 합니다.

• 결정이 내려지지 않았다
• 문서로 정리된 기준이 없다
• 반복되는 이슈를 시스템으로 해결하지 않았다
• 그래서 회의로 땜빵한다

'메모 없으면 회의 없음' 규칙(No memo, No meeting)

제프 베조스와 아마존이 회의를 어떻게 하는지, 회의 전에 메모를 어떻게 하는지 읽었습니다. 

레일라는 약 3년 전부터 제프 베조스와 아마존 회의 방식을 차용해, 회사 내부 회의 전에 메모를 하기로 했습니다. 

“회의 전에 메모 먼저 부탁해요.”

• 현상(무슨 문제가 있는지?)
• 선택지 2~3개(어떤 옵션이 있는지?)
• 추천안(본인은 뭐가 좋다고 생각하는지?)
• 결정이 필요한 질문 1개(리더가 뭐만 결정하면 되는지?)

놀랍게도 이 한 문장만으로도 메모 쓰다 해결되거나 회의가 필요 없어지는 상황이 됩니다.

그래서 레일라는 '메모 없으면 회의 없음(No memo, no meeting)'을 회사 규칙으로 만들었습니다.

회의가 필요할 때 대부분은 내려지지 않은 큰 결정이 있기 때문입니다.

하지만 일단 결정을 내리면 더 이상 회의가 필요 없습니다. 취할 조치가 없으면 다른 회의가 필요 없습니다.

회의가 리더십이 아닌 경우

많은 경우 사람들은 회의가 리더십이라고 생각합니다. 하지만 종종 그렇지 않습니다.
잦은 회의는 다음과 같은 상황을 말합니다.

• 상태 업데이트 부족 (이메일로 해결 가능)
• 명확성 부족 영역 (문서화되고 시스템이 있어야 함)

대부분의 회의는 다른 무언가가 빠져있기 때문에 생기는 임시방편이지만, 우리는 그것이 무엇인지 모릅니다. 그래서 그냥 무의식적으로 회의를 잡는 것과 같습니다. 
일주일에 20개 또는 40개의 회의를 가진 리더라면, 그것은 리더십을 의미하지 않습니다.

사실 때로는 당신이 매우 반응적이고 전략적일 시간을 갖지 못하고 있다는 것을 의미합니다.

회의를 줄이면 시간이 생기고, 시간이 생기면 전략(생각)이 돌아옵니다.

원칙 6) 시간을 관리하지 말고 ‘에너지’를 관리하라

상위 1%는 시간이 아닌 에너지를 관리한다

사람들이 시간관리를 하면서 가장 많이 하는 실수는 이거예요.

“시간만 있으면 할 수 있는데…”

그런데 실제로는 에너지가 없어서 못 합니다.

예를 들면, 회의 8개 한 날 저녁에 ‘운동 + 중요한 기획’을 넣으면 실행이 무너지는 게 정상입니다.

그럼에도 사람들은 낮은 에너지 상태에 있을 때 생산적인 활동을 억지로 하려고 합니다.
그리고 나서 그것을 끝내지 못하면 자신에게 화를 냅니다.

반면 상위 1%가 따르는 마지막 원칙은 시간보다 에너지에 대해 더 많이 생각한다는 것입니다.
그들은 시간을 관리하지 않습니다. 에너지를 관리합니다. 

왜냐하면 실제로 시간을 관리할 수는 없기 때문입니다. 주어진 시간 동안 가진 에너지만 관리할 수 있습니다.

자신의 생물학적 리듬 이해하기

여러분은 언제 가장 많은 에너지를 갖고 있나요? 최고의 사고 시간은 언제인가요? 최고의 활동 시간은 언제인가요? 내려야 할 결정은 무엇이고 하루 중 언제 내려야 하나요?

레일라의 경우, 오후 2시나 3시 이후에는 큰 결정을 내리지 않는다고 합니다. 누군가 3시나 4시에 와서 물어보면, 인지적으로 낮은 상태를 느낄 수 있어서 '내일 이야기하자'고 말합니다.
왜냐하면 이미 너무 많은 결정을 내렸고 이 프로젝트에 6시간을 일했기 때문에 지금 이 결정을 내릴 정신적 여유가 없습니다.

에너지 설계의 핵심 2가지

• 피크(가장 맑은 시간)에 가장 중요한 일을 한다
• 저에너지 시간엔 저에너지 작업을 둔다

피크 시간(90~120분) 운영법

대부분의 사람은 한 번에 아주 깊게 집중할 수 있는 시간이 약 90~120분 정도라고 합니다.

그래서 레일라는 이런 루틴을 추천합니다.

• 하루에 90~120분 “핵심 몰입 블록” 1개
• 여기서만 “가장 중요한 일”
• 이 시간엔 메일/슬랙/메시지 차단

'큰 결정 금지 시간' 만들기

본인이 오후 2~3시 이후에 판단력이 떨어진다는 걸 안다면, 그 시간엔 큰 결정, 협상, 채용 판단, 중요한 피드백 같은 걸 넣지 않는 게 이득입니다. 
대신 산책/운동/정리/가벼운 작업으로 설계하는 게 오히려 생산적입니다.
레일라는 시간을 쪼개기보다, 에너지가 높은 시간에 ‘핵심’을 몰아넣는 것이 빠르다고 말합니다.

더 많이가 아니라 더 전략적으로

모든 것을 완수하고 성공하는 것이 벅차게 느껴질 수 있다는 것을 알지만, 기억해야 할 것이 있습니다.
항상 더 많이 할 필요는 없습니다.

상위 1%는 무엇을 하고 무엇을 하지 않을지에 대해 더 전략적이어야 한다는 것을 이해합니다. 

당신이 하고 있는 것을 최대화하는 것보다 훨씬 더 중요합니다.

바쁜데도 성과가 안 나는 날이 반복되면, 우리는 보통 “내가 더 열심히 해야 하나?”부터 의심합니다. 그런데 진짜 문제는 의지보다 하루의 구조일 때가 많아요.

상위 1%가 하는 건 ‘시간을 쪼개는 기술’이 아니라, 핵심을 먼저 선점하고(캘린더), 판단력을 지키고(결정 다이어트), 전환을 줄이고(배치 데이), 에너지를 설계하는(피크타임) 방식입니다.

레일라 홀모지가 전한 시간관리에 대한 인사이트를 여러분의 삶에 적용하여, 오늘 캘린더에 중요한 일 블록 하나를 넣어보는 건 어떨까요?

이번 아티클이 좋았다면, 주변 사람들에게 공유와 WLTV 뉴스레터를 구독해주세요!
매주 목요일 오전 8시에 여성 창업가들의 창업 스토리와 인사이트를 보내드립니다.
WLTV 뉴스레터를 구독하시면, 7800명의 인생을 바꾼 목표 달성 노트 템플릿을 드립니다😊
여성 사업가들의 창업 스토리, 여성 사업가의 사업 인사이트로 
여러분들께 용기를 전하는 WLTV의 콘텐츠를 읽어주셔서 감사합니다:)

💌 뉴스레터 구독하기: https://maily.so/wltv

☕ 저랑 커피챗 하실래요? https://maily.so/wltv/posts/xyowxp12r28

✅ WLTV 인스타그램: https://www.instagram.com/wltv_insight/

출처