노션, 왜 쓸수록 업무가 꼬이는가

지금 회사에서 노션 이렇게 쓰고 계신가요? 

• 데이터베이스 하나 만들어두고 
• 고객 관리부터 프로젝트 진행까지 다 기록합니다. 
• 직원들도 성실하게 회의록 쓰고, 업무 상황 꼼꼼하게 남깁니다.

문제는 이것들을 확인할 때 생깁니다. 필요한 정보를 찾으려면 페이지를 일일이 열어봐야 합니다. 마감 임박한 건, 체크 필요한 항목, 이런 것들이 자꾸 눈에서 빠집니다.

이건 기록을 안 해서가 아닙니다. 애초에 페이지 안쪽에만 정보를 쌓도록 구조가 잘못 잡혔기 때문입니다.

노션을 단순 보관소처럼 운영하는 순간, 업무 시스템이 아니라 문서 더미 관리 업무가 늘어납니다.

결국, 대표가 직접 뒤져야 하는 구조

상황을 하나 그려볼게요. 고객사 200곳을 관리 중입니다. 오늘 영업 담당자가 급하게 휴가를 냈어요. 그런데 계약 현황을 지금 당장 확인해야 합니다.

정보가 전부 페이지 내부에만 있다면요? 200개 페이지를 하나씩 열어 확인해야 합니다. 10분으로 끝날까요? 아마 한 시간도 부족할 겁니다. 지쳐서 중간에 포기하고, 결국 담당자한테 전화하게 됩니다.

이렇게 되면 시스템을 구축해뒀음에도 결국 사람 머리에 의존하는 방식이 되어버립니다.

이 상태가 지속되면 어떻게 될까요? 직원은 열심히 적는데 대표는 확인을 못 합니다. 그러면 "아무도 보지 않는 문서"만 쌓입니다. 직원 입장에서는 "이렇게 정리해뒀는데 왜 안 보시지?" 하는 좌절감이 생기죠. 결국 형식만 시스템이고, 실제로는 담당자 기억력에 의존하는 구조가 됩니다.

이런 일이 반복된다면, 문제는 기록 방식이 아니라 정보를 쌓아두는 구조에 있습니다.

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클릭해야만 보이는 설계의 한계

많은 대표들이 이렇게 말합니다.

"직원들이 페이지에 잘 써두면 되는 거 아닌가? 필요할 때 들어가서 확인하면 되잖아."

맞습니다. 당장은 그렇게 해도 됩니다. 문제는 데이터가 쌓이면서 시작됩니다.

위험 요소, 챙겨야 할 항목, 업무 핵심 정보까지 전부 페이지 속에 묻혀 있습니다. 고객사 20개, 30개. 프로젝트도 점점 늘어갑니다. 이때 "이번 달 계약 종료되는 곳이 어디지?" 확인하려면요? 수십 개 페이지를 전부 열어야 합니다. 프로젝트도 마찬가지입니다. "이번 주 마감 건 뭐지?" 알아보려면 페이지를 하나씩 뒤져야 합니다.

노션으로 프로젝트를 관리한다는 건, 마감일·지연 현황·담당자를 필터 한 번에 뽑아볼 수 있는 데이터베이스 설계가 핵심입니다.

대표 시간이 가장 비싼데도, 이런 구조에서는 대표가 모든 걸 직접 확인해야 합니다. 규모 작은 조직에는 치명적이죠. 영업, 인력 관리, 매출 점검까지 해야 하는데 노션 페이지 뒤지느라 시간을 다 써버린다면요.

"그럼 페이지 안에는 아무것도 쓰면 안 되나요?"

아닙니다. 세부 내용, 참고 자료, 히스토리 같은 건 페이지 안에 써도 괜찮습니다. 다만 핵심 정보는 반드시 바깥으로 빼야 합니다.

노션으로 일정을 관리한다는 건, 페이지를 잘 작성하는 것보다 마감일과 상태를 표에서 즉시 확인할 수 있게 설계하는 게 우선입니다.

왜냐면 노션은 개인 메모장이 아니라 팀 전체가 쓰는 협업 도구이기 때문입니다. 데이터는 계속 쌓입니다. 페이지가 200개, 300개를 넘어가는데 매번 하나씩 열어볼 수는 없죠.

업무의 핵심이 되는 정보는 반드시 속성으로 분리해서 한눈에 파악 가능하게 만들어야 합니다. 체크 항목, 납기, 진행 상태 같은 것들이죠. 번거롭게 느껴질 수 있습니다. 하지만 시스템이란 원래 약간의 불편함을 감수하더라도 지켜야 하는 겁니다. 시스템이란 절차를 줄이는 게 아니라, 절차를 더해서 리스크를 회피하는 거니까요.

작은 조직이 빠뜨리는 노션 설계 요소 3가지

그럼 구체적으로 무엇을 바깥으로 빼야 할까요? 공여사들이 실제 적용 중인 기준 세 가지를 알려드립니다.

① 핵심은 무조건 속성으로 분리

위험 요소, 챙겨야 할 항목, 업무의 핵심 내용은 반드시 페이지 밖으로 뺍니다. 다시 말해 표 상태에서 한 번에 확인되도록 만드는 겁니다. 예를 들어볼게요. 고객사 관리에서 가장 중요한 게 뭘까요? 계약 현황, 마감일, 안내 발송 완료 여부 같은 것들입니다. 이런 것들은 절대 페이지 안에 적으면 안 됩니다. 데이터베이스 속성으로 만들어서 표에서 즉시 보이게 해야 합니다.

고객 관리는 기록이 늘어날수록 더 위험해지므로, 계약 현황·마감일·안내 여부처럼 반드시 체크해야 할 값은 처음부터 속성으로 고정해두는 게 안전합니다.

1. 데이터베이스를 만듭니다
2. [체크박스] 속성을 추가합니다
3. [안내 발송 완료]라고 이름 붙입니다
4. 담당자에게 안내 발송 후 반드시 체크하라고 전달합니다
5. 같은 방식으로 [마감일], [상태] 속성도 추가해서 관리합니다

이렇게 하면 대표는 표만 봐도 "이 고객사는 안내가 안 갔네.", "여기는 다음 주 마감이구나." 즉시 파악할 수 있습니다. 200개 페이지를 뒤질 필요가 사라집니다.

② 게스트 권한을 테이블에 표시

프로젝트 관리도 동일합니다. 저희는 일부러 '게스트' 속성을 넣어서 쓰기를 권장합니다.

"굳이 중복 작업을 해야 하나요? 페이지 들어가서 공유 버튼 누르면 다 보이는데."

맞습니다. 페이지에서 공유 버튼을 누르면 누가 접근 권한을 가졌는지 나옵니다. 하지만 작은 회사에서는 프로젝트 5-6개가 동시에 돌아가는 상황에서 일일이 클릭해서 확인할 시간이 너무 아깝습니다. 게다가 외부 공유는 리스크가 큰 항목이라 사안이 중요합니다. 만약 외주사가 들어가 있는 줄 모르고 "외주사 일 처리 영 아니다", "속도가 너무 느리다" 같은 내용을 페이지에 남겼다면요? 큰 사고입니다.

정리하면, 공유 버튼으로도 확인되는데 굳이 바깥으로 빼는 이유는 리스크 방지와 한눈에 전체 파악이 목적입니다. 이 두 가지가 핵심입니다.

1. 데이터베이스를 만듭니다
2. [사람] 속성을 추가합니다
3. 페이지에서 게스트를 초대한 뒤, 사람 컬럼에 해당 계정을 입력합니다

이렇게 하면 표만 봐도 "이 프로젝트에는 외주사가 참여 중이구나" 바로 알 수 있습니다.

③ 고유 ID 체계 구축

광고 소재나 CRM 메시지처럼 수백, 수천 건씩 발생하는 업무를 고유 ID 없이 관리한다면요? 그건 절반짜리 시스템입니다.

고유 ID란 사람이 임의로 변경할 수 없는 값입니다. 예를 들어 광고 소재를 추가하면 '1556', 또 추가하면 '1567'. 이렇게 자동으로 부여됩니다. 사용자가 수정할 수 없습니다. 그래서 절대 중복이 발생하지 않습니다.

아무리 페이지 제목, 소재명, CRM 메시지 제목이 있어도 고유 ID의 효율성을 따라올 수 없습니다. 예를 들어 직원 5명뿐인데 이름이 같은 사람이 둘이라면요? 시스템상으로는 고유 ID, 즉 사번으로 직원을 구분해야 합니다.

광고 소재로 돌아올게요. 이런 반복 업무는 제목만으로는 어느 소재인지 구별하기 어렵습니다. 그래서 ID 체계가 필요한 겁니다. 일주일에 5~10개, 많으면 20개 이상 발행되므로 ID로 관리해야 합니다.

이렇게 하면 구성원끼리 소통할 때부터 속도가 달라집니다. 공여사들도 ID 도입 후 소재 찾는 속도가 비교할 수 없을 정도로 빨라졌습니다. "1293번 소재"라고 하면 마케터, 대표, CX 담당자 누구든 즉시 찾을 수 있고, 그 ID로 대화할 수 있으니까요. "1293 수정 부탁", "1293 확인 완료", "1293 소재 중단" 이렇게 말하면 됩니다. 파일명도 그 ID로 지으니 폴더에서 '1293' 검색하면 나오고 광고 플랫폼에서 '1293' 검색해도 나옵니다.

다행히 노션은 이 기능을 아주 간단하게 제공합니다. 데이터베이스에서 'ID' 속성을 추가하면 됩니다. ID가 몇 번이니, 어디에 붙이니 하는 건 중요하지 않습니다. 여기서는 단순하게 'ID가 있느냐/없느냐'가 효율을 좌우하는 핵심입니다.

3가지 적용 후, 달라지는 것들

BEFORE: 페이지 내부에만 정보를 쌓는 방식

• 대표가 고객사 현황 확인하려면 페이지 200개를 일일이 열어야 함
• 프로젝트에 외주사 들어간 줄 모르고 불만 적었다가 큰 사고
• 광고 소재 찾으려고 제목으로 검색했는데 비슷한 게 수십 개라 30분 소요

AFTER: 핵심 정보를 컬럼으로 분리한 방식

• 표만 봐도 10초 만에 "이번 주 마감 고객 3곳" 파악
• 게스트 컬럼 보고 외주사 참여 프로젝트인지 즉시 확인
• ID 1293으로 검색하면 1초 만에 해당 소재 찾기 완료

고객 리뷰에서도 비슷한 이야기를 찾을 수 있었습니다.

"대형 프로젝트도 이제 부담스럽지 않습니다. 프로젝트 관리 탭에서 상위/하위 프로젝트를 만들어 하나씩 진행하면 어느새 목표 지점에 도착해 있더라고요. 예전에는 PM 한 명이 기억과 수기 메모로 모든 걸 기록했는데 이제 그럴 필요가 사라졌습니다."

ㅡ 라이프스타일 브랜드 고객사 리뷰 중

정리하면, 한눈에 보이는 구조를 만드세요

대표님, 노션을 열심히 쓰는데도 효과가 없다면 직원들이 기록을 안 해서가 아닙니다. 핵심 정보가 페이지 속에 묻혀 있기 때문입니다. 업무의 핵심이 되는 내용, 즉 체크 항목, 납기, 상태, 게스트 권한, ID 같은 것들은 반드시 컬럼으로 만들어서 한눈에 확인 가능하게 만드세요. 페이지 안에 쌓는 건 의미가 없습니다. 일일이 열어야만 확인할 수 있는 구조니까요.

이 구조를 실제로 적용한 모습을 확인하고 싶으시다면, 아래 웨비나에서 먼저 살펴보세요.

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