PART 2: 실행력이 빨라지는 애자일 업무 관리 프로세스

Recap

안녕하세요, 저는 아마존에서 수석 기술 프로덕트 매니저로 근무했었고, 지금은 버드뷰에서 기업을 대상으로 실리콘 밸리의 테크 기업들이 조직을 운영하는 방식을 교육하고, 도입하실 수 있도록 지원해 드리는 신재은입니다. 

저의 대한 보다 더 자세한 소개는 이 링크 를 참조해 주세요. 

이번 글은 실리콘 밸리 테크 기업들이 조직의 실행을 빠르게 하는 방법  PART 2 입니다. 

참고로, 제가 저번에 소개한 실리콘 밸리 테크 기업들이 조직의 실행을 빠르게 하는 방법  PART 1 을 아직 읽어보지 않으셨다면, PART 1 을 먼저 읽어보시는 것을 추천드립니다.  

실리콘 밸리 테크 기업들이 조직의 실행을 빠르게 하는 방법  PART 1 - 바로 가기

제가 연재하는 이 5 파트 시리즈는 아래와 같은 문제점들을 겪고 계신 조직의 리더나 기업 경영진분들에게 도움이 될 수 있는 내용이니 참고하시면 되겠습니다. 

1. 프로덕트 개발팀에서 개발 업무가 자주 지연되는 조직.
2. 통상 약속된 업무 마감일이 잘 지켜지지 않는 조직.
3. 조직의 실행력과 업무 처리 속도를 보다 더 강화하고 싶은 조직.

본문

실리콘밸리의 테크 기업들은 조직 ‘행동의 실행’을 관리합니다. 

‘행동의 실행’이란, 일반적인 기업처럼 ‘~를 달성했습니다’ 혹은 ‘전월 대비 매출이 x% 올랐습니다’ 등 이미 일어난 결과에 대해 단지 수동적으로 보고하는 형태가 아니라, 업무를 시작하기 전 ‘어떻게’ 업무 목표를 달성할 것인지에 대해 구체적으로 계획하게 하고, 그  행동이 약속한 기간 안에 이행됐는지, 이행이 안됐다면 가장 빠르게 실행과 관련된 문제를 해결할 수 있는 방법을 능동적으로 모색하는 업무 관리 형태를 말합니다. 

일반적인 기업에서는 ‘어떻게’ 업무 목표를 달성할 것인지는 전적으로 직원에게 맡기고, 회사에서는 그에 대한 구체적인 개입을 하지 않는 것이 보편적인 관행일 것입니다. 

예를 들어, 기업 영업 팀에서 일하는 직원의 업무 목표가 이번 분기 영업 실적 50억 달성이라고 하면, ‘어떻게’ 50억을 달성할지에 대해서는 직원의 재량에 맡기고 분기 말에 가서야 50억 달성 결과에 대한 책임만 묻는 형식이 우리에게 익숙한 보편적인 업무 관리 형태라고 할 수 있겠습니다.  

하지만, 실리콘밸리의 테크 기업들이 사용하는 업무 관리 방식은 이와는 조금 다릅니다. 

위와 동일한 상황에서 이들 기업들은 영업 팀 직원에게 이번 분기 말까지 50억 영업 실적을 올리기 위한 구체적인 계획을 묻고, 구체적인 계획에 반영된 행동의 실행을 관리합니다. 즉, 영업 성과에 대한 결과만을 측정하는 것이 아니라, 그러한 결과를 낼 수 있는 행동의 실천을  관리하는 것입니다. 

위의 두 접근 방식을 다음과 같은 비유를 들어 설명하면 조금 더 명확한 차이를 느끼실 수 있으실 겁니다. 

제가 체중 감량을 목표로 헬스 클럽에서 트레이너 선생님과 운동을 시작했다고 가정해 봅시다. 

트레이너 선생님 A는 매주 저에게 운동을 가르쳐주고 저의 체중이 줄었는지만 확인합니다. 하지만, 트레이너 선생님 B는 제가 계획한 기간안에 체중 감량 목표를 달성할 수 있도록 평소에 해야 할 운동 계획과 식단 계획을 세우고, 주기적으로 그 실행을 확인하며, 꾸준히 지속적으로 체중 감량 목표에 필요한 저의 행동을 수정하고 관리해 줍니다. 

트레이너 선생님 A와 B이 둘 중, 제가 어느 분과 함께 할 때 더 성공적인 체중 감량을 할 수 있을까요? 당연히 체중 감량을 위한 저의 행동의 실행을 꾸준히 관리해 주는 트레이너 선생님 B겠죠. 

기업에서 업무를 관리하는 방식도 마찬가지 입니다.

실리콘밸리의 테크 기업들은 조직의 실행력을 높이기 위해 다음과 같은 업무 관리 방식을 사용합니다.   

1. 직원들로 하여금 업무 목표 달성을 위한 구체적인 행동을 작은 작업 단위로 세분화하게 하고, 실행의 순서를 계획하게 합니다.
2. 실행의 순서를 계획할 때에는, 협업이 필요한 모든 업무를 행동 계획에 반영하고, 부서나 팀을 막론하고 명확한 업무 오너를 지정하게 합니다.  
3. 조직의 리더로 하여금 매주 주기적으로 조직의 행동 실행을 관리하게 하고, 약속된 기한을 지키지 못할 것으로 예상되는 행동에 대해서는 리더가 나서서 즉각적인 문제 해결을 도모하게 합니다.  

위와 같은 업무 관리 방식을 조직적이고 체계적으로 할 수 있게 돕는 툴이 바로 실리콘밸리 기업들이 사용하는 다음과 같은 표준화된 애자일 업무 관리 템플릿입니다. 

애자일 업무 관리 템플릿을 사용하는 방법

( i ) 거꾸로 하는 업무 계획 

애자일 업무 관리 템플릿의 표준 양식은 다음과 같습니다.

템플릿 사용 방법

1. 거꾸로 계획

이와 같은 애자일 업무 관리 템플릿을 사용하여 업무 계획을 세울 때에는, 먼저 업무 목표를 SMART 형식으로 기재하고, 목표 달성을 위해 수행해야 할 주요 작업 계획을 업무 목표 달성 시점부터 시작하여 거꾸로 세웁니다. 

SMART 업무 목표란 Specific(구체적), Measurable(측정 가능한), Achievable(달성 가능한), Realistic(현실적), Time-bound(기한이 있는) 업무 목표입니다.  

최종적으로 달성해야 할 업무 목표에서부터 시작하여 거꾸로 업무 계획을 세우는 이유는 다음과 같습니다.  

1. 조직이 업무 목표 달성에 집중할 수 있도록 해줍니다. 
2. 조직 구성원들이 목표 달성에 필요한 세부 작업을 단계적으로 생각하여, 목표 달성에 필요한 시간과 리소스를 과소평가하지 않고 보다 더 현실적으로 추정할 수 있습니다. 
3. 업무 목표 달성에 필요한 계획을 실행할 때의 발생할 수 있는 잠재적인 리스크를 파악하고 미연에 방지할 수 있는 플랜을 세우도록 하여, 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 하는 역할을 합니다.  

다음과 같은 예를 통해 거꾸로 하는 업무 계획 방식에 대해 구체적으로 알아봅시다.  

위의 예시와 동읠하게 기업 S의 개발팀에서 추진하는 올해 업무 목표 중 하나는, 11월 30일에 신규 서비스를 출시하는 것이라고 가정해 봅시다. 이 개발팀에서 애자일 업무 관리 템플릿을 사용하여 거꾸로 업무를 계획하게 되면, 목표 달성에 필요한 업무의 순서를 다음과 같이 생각해 볼 수 있습니다.  

1. 11월 30일에 신규 서비스를 출시하려면, 늦어도 11월 28일까지는 모든 사용자 테스트를 완료해야 합니다.   
2. 11월 28일까지 사용자 테스트를 완료하기 위해서는, 사용자 테스트 기간이 통상적으로 10일 정도 소요되므로, 늦어도 11월 18일에는 사용자 테스트를 시작해야 합니다. 
3. 11월 18일에 사용자 테스트를 시작하기 위해서는, 늦어도 11월 17일 까지는 모든 시스템 개발이 끝나고 사용자 테스트를 할 준비가 되어 있어야 합니다. 
4. 11월 17일까지 모든 시스템 개발이 끝나고 사용자 테스트를 하려면, A와 B는 11월 x일 까지는 끝나야 합니다. 

등등... 

이렇듯 최종 목표 달성 시점부터 필요한 일련의 작업을 거꾸로 생각해 보고, 데드라인을 정하다 보면, 각 작업 간의 일정을 보다 더 입체적이고 유기적으로 생각해 보고 조율하게 됩니다. 

즉, 애자일 업무 관리 프로세스는 조직 구성원들로부터 하여금 업무 목표 달성에 필요한 일련의 계획을 보다 더 꼼꼼하고 치밀하게, 그리고 탄력적으로 세울 수 있게 하는 매우 효율적인 업무 도구인 것입니다. 

기업에서 이와 같은 체계적인 업무 계획 수립 방식을 교육하지 않고, 직원들 각자가 잘 알아서 하기를 바라면 어떻게 될까요? 

직원들의 개인 역량에 따라 업무 계획의 정확도나 치밀함, 등에서 차이가 날 수 밖에 없습니다. 그리고 직원간의 이러한 편차는 곧 기업의 업무 목표 달성 지연으로 이어질 수 밖에 없습니다. 오늘날의 기업 환경에서는 기업의 업무 목표 달성이 어느 한 개인의 역량으로 되는 것이 아니라, 조직 구성원들이 서로 함께 일해야 하는 협업 형태로 되어있기 때문이죠. 

따라서, 서로 합심해서 목표를 달성해야 하는 기업에서 조직을 대상으로 업무를 계획하는 체계적인 방법과 업무 흐름의 순서를 정하는 방법을 교육하고 훈련하는 것은 조직 실행력 강화 측면에서 매우 중요한 부분이라고 할 수 있습니다.          

2. 동료들과 협업하는 방법 

앞서 설명한 것처럼 거꾸로 업무를 계획하다 보면, 동료들과 협업해야 할 여러 일들이 나오기 마련입니다. 이 때에는 동료들이 해야 할 일도 같이 포함해서 업무 계획을 작성하고, 해당 업무 담당자와 업무 계획을 공유하고 협의하여 최종 업무 일정을 완성합니다. 

외부 업체와의 협업이 필요한 경우도 마찬가지입니다. 외부 업체가 처리해야 할 협업 업무를 애자일 업무 관리 템플릿에 명확하게 기재하고, 외부 업체에게는 그들이 이행해야 할 협업 업무와 데드라인을 명확하게 전달합니다.  

다음과 같은 예를 통해 애자일 업무 관리 템플릿을 사용하여 기업에서 원활한 협업 체계를 구축하는 방법을 알아보겠습니다.

앞서 설명했듯이 기업 S의 개발팀에서 11월 30일에 신규 서비스를 출시하려면, 늦어도 11월 28일까지는 모든 사용자 테스트를 완료해야 합니다. 그리고, 약 10일간의 테스트 기간을 감안하면 늦어도 11월 18일에는 사용자 테스트를 시작해야 합니다.  

11월 18일에 사용자 테스트를 시작하려면, 테스트를 진행할 최소 20명의 사용자를 11월 17일까지는 모집 완료해야 합니다. 

기업 S에서는 사용자 테스트에 필요한 테스터 모집 업무를 개발팀에서 하는 것이 아니라, 마케팅 팀에서 하는 업무라고 가정해 봅시다. 즉, 기업 S에서 테스터 모집 업무는 개발팀이 마케팅 팀과 협업을 해야 하는 업무인 것이죠. 

이와 같은 상황에서 거꾸로 업무 계획을 한다면, 신규 서비스 출시를 리드하는 개발팀 업무 담당자는, 사용자 테스트 모집을 담당하는 마케팅 팀 담당자를 해당 업무 오너로 지정하고 신규 서비스 출시 계획을 공유하게 됩니다. 그리고 이와 같은 최종 업무 목표에 대한 포괄적인 논의를 통해, 개발팀 업무 담당자는 마케팅 팀 담당자가 수행해야 하는 테스터 모집 업무 일정을 조율한 후, 애자일 업무 관리 템플릿에 해당 업무와 마감일을 명확하게 기재합니다. 

즉, 개발팀 업무 담당자가 마케팅 팀 담당자에게 하는 협업 요청은 ‘이 업무 하나만 처리해 주세요’라고 하는 부탁하는 형태가 아닌, 공동의 목표를 달성하는데 필요한 업무를 명시하고, 이러한 업무를 책임지는 모든 담당자는 자신이 맡은 업무에 대한 오너십을 전적으로 발휘하는 형태로 진행되게 됩니다.   

이러한 오너십 기반의 협업 체계는 기업에서 매주 업무 진행 상황을 리뷰할 때, 애자일 업무 관리 템플릿에 오너로 지정되어 있는 모든 담당자들이 부서를 막론하고 참석하여, 자신의 업무 상태에 관해 논의함으로써 더욱 더 강화됩니다. 

이렇게 주간 회의를 운영하시면, 사내 협업이 동료에게 부탁하거나 사정하는 형태가 아닌, 각 업무 오너들이 서로 협업하여 하나의 목표를 달성하는 방식으로 진행되게 됩니다. 각 업무 오너가 책임지고 수행해야 할 업무 상태가 매주 투명하게 관리되어, 모든 업무 오너가 자신의 업무를 책임지고 하게되는 형태의 원활한 협업이 이뤄지기 때문입니다. 

또한, 이렇게 목표 달성을 위한 세부 업무 사항과 해당 업무 오너를 투명하게 명시하는 업무 형태는, 기업에서 최종 목표 달성의 공로를 어느 한 개인의 성과로만 치부하기 보다는, 목표 달성을 위해 협업하는 모든 업무 오너들이 그들의 공로를 당당하게 인정받을 수 있는 근거를 제공하기도 합니다. 

이렇게 협업이 필요한 업무를 포함하여 거꾸로 업무 계획을 세운 뒤에는, 계획에 나와있는 행동 실행을 주기적으로 모니터링하고 관리하는 내부 프로세스가 필수적으로 동반되어야 합니다. 

하지만, 여기서 유의할 점이 하나 있습니다. 

이와 같은 조직의 행동 실행을 관리하는 내부 모니터링 프로세스를 운영하는 이유는, 단순히 약속한 태스크를 업무 담당자가 마감일까지 했는지 안 했는지를 확인하는 ‘업무 감시용’이 아니라, 조직이 목표 달성을 하기 위해 수행해야 할 앞으로의 계획을 실행하는데 잠재적인 걸림돌이 될 수 있는 이슈들을 사전에 파악하고 미연에 방지하는 예방적 조치 기능이라는 점입니다. 

그럼, PART 3 에서는 업무 진행을 방해하는 잠재적 문제들을 빠르게 해결하여 미연에 방지하는 예방적 주간 회의 포맷과 회의를 진행하는 방법에 대해서 자세히 설명드리겠습니다. 

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버드뷰에서는 기업에서 애자일 업무 관리 프로세스를 가장 효율적으로 도입하실 수 있도록 지원해 드립니다. 

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