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"프로젝트 다섯 개가 동시에 굴러가는데, 그걸 저만 붙잡고 있어요."
광고·마케팅 대행사를 몇 년째 운영해 온 한 대표의 말이었습니다. 프로젝트는 여러 명이 나눠 맡고 있었지만, 전체 진행 상황을 확인하고 다음 판단을 내리는 일은 대표에게 집중돼 있었습니다.
밤마다 반복되는 카톡 스크롤
클라이언트 미팅을 끝내고 저녁에 사무실로 돌아와 노트북을 열었습니다. 카톡 알림이 스무 개 넘게 쌓여 있었습니다. A사 캠페인 시안 확인 요청, B사 리포트 수정 방향, C사에서 갑자기 넘어온 신규 제안 자료. 담당자들은 이미 다음 스텝을 묻고 있었습니다.
"프로젝트 하나하나는 다 굴러가는데, 그게 지금 어디까지 가 있는지는 저만 알아요. 팀원들은 자기 몫만 알지, 옆 프로젝트에서 뭐가 밀리고 있는지는 몰라요. 그래서 결국 제가 그날 밤 카톡 스크롤을 다시 하고 있더라고요."
에이전시는 원래 여러 건이 동시에 도는 업입니다. 클라이언트가 다섯 곳이면 하루에 내릴 판단도 다섯 개. 팀원 셋이 각각 다른 건을 맡으면 챙길 일이 더 늘어납니다. 진행 상황, 중간 결정, 다음 업무. 이 전부가 대표 한 사람의 기억 안에서만 정리되는 구조라면, 클라이언트 수가 늘수록 그 부담은 한 사람에게만 쌓입니다.
현황이 대표의 기억에만 남아 있으면 마감 관리부터 어려워집니다. 노션으로 지은 공여사들의 업무 시스템 비즈노션은 클라이언트 페이지마다 담당자·마감일을 함께 띄웁니다.
실수가 아니라 자리의 문제였습니다
대표님은 처음부터 시스템을 의심하지 않았습니다. 팀원의 부주의, 클라이언트의 급한 방향 전환, 본인의 순간적인 누락. 사고가 날 때마다 원인을 다르게 짚었습니다. 그러다 지난 2년 치 프로젝트를 되돌아봤고, 거기서 반복되는 상황 하나를 발견했습니다.
마감이 늦어진 프로젝트에는 공통점이 있었습니다. 카톡으로 온 클라이언트 피드백을 담당자가 자기 노트에만 옮겨 적었습니다. 미팅에서 바뀐 방향이 어디에도 기록되지 않아, 팀원은 이전 방향대로 계속 작업했습니다. 개별로 보면 사람의 실수입니다. 그런데 "이 건이 어디까지 왔고 무엇이 바뀌었는지"를 누구나 확인할 수 있는 곳이 회사에 없었기에, 같은 실수가 반복됐습니다.
"카톡방을 아무리 뒤져도 이 클라이언트한테 우리가 뭘 약속했는지 한눈에 안 보여요. 저는 기억하는데, 담당자가 자리 비우거나 제가 미팅 중이면 그 자리에서 프로젝트가 멈춰버리죠."
이때 추가 채용도 고민했습니다. 하지만 새 인원을 뽑아도 해결될 문제는 아니었습니다. 기존 팀원들은 이미 각자 맡은 업무를 하고 있었고, 새 직원을 온보딩하려면 대표가 다시 많은 시간을 써야 했습니다. 문제는 인원이 부족한 데 있지 않았습니다. 다섯 개 프로젝트의 진행 상황과 결정 사항을 여전히 대표 한 사람이 기억하고 확인해야 한다는 점이었습니다.
선택 기준은 분명했습니다
여러 협업 툴과 프로젝트 관리 SaaS를 놓고 비교했지만, 중요하게 본 기준은 하나였습니다. "내가 그 프로젝트 화면 하나만 열면, 지금 어디까지 왔고 다음에 뭘 해야 하는지 담당자가 아니어도 보이는가." 이 기준으로 후보를 좁히니 선택지도 많지 않았습니다. 최종 선택은 클라이언트별 페이지부터 건별 태스크, 담당자·마감일, 피드백 기록까지 함께 확인할 수 있는 비즈노션 기반 시스템이었습니다.
하루의 첫 확인이 짧아졌습니다
도입 후 대표의 하루에서 먼저 사라진 것. 카톡을 거슬러 올라가는 시간입니다. 아침에 클라이언트별 프로젝트 페이지를 열면 이번 주 마감, 진행 중 태스크, 담당자, 최근 결정 사항이 한 화면에 잡힙니다. 팀원들도 대표가 외부 미팅으로 자리를 비운 사이, 지난 미팅에서 정해진 방향을 페이지로 확인하고 다음 업무를 이어갔습니다..
클라이언트별 페이지에는 그간 주고받은 방향, 리비전 이력, 최근 전달한 리포트가 남습니다. 미팅 전 페이지를 훑는 3분이, 카톡방을 30분 넘게 뒤지던 시간을 대체했습니다. 온보딩도 바뀌었습니다. 새로 온 주니어 담당자가 이전 프로젝트 페이지를 순서대로 읽는 것만으로, 대표의 설명 없이 클라이언트별 작업 기준을 익혔습니다.
실제 고객 후기:
"클라이언트 미팅 끝나고 돌아오는 길에 페이지 한 곳만 업데이트해두면 돼요. 팀원이 그걸 보고 알아서 다음 스텝 시작하고요. 예전엔 제가 자리에 앉아서 카톡으로 하나씩 다 나눠줘야 했거든요."
대표가 직접 해야 할 판단까지 없어진 것은 아닙니다. 클라이언트의 방향이 크게 바뀌는 순간에는 지금도 대표가 결정합니다. 달라진 점은 그 판단이 카톡에 흩어지지 않고 프로젝트 페이지에 기록으로 남는다는 것입니다. 대표는 지금도 하루 두세 번 페이지에 들어가 결정을 적습니다. 대신 "내가 놓친 게 있으면 어쩌지"라는 불안은 줄었다고 했습니다.
대표 머릿속 기준부터 문서로 옮겨야 합니다
이 사례에서도 문제는 단순히 인원이 부족한 데 있지 않았습니다. 클라이언트 3~10곳, 팀원 2~5명 규모에서는 여러 프로젝트의 현황을 대표 한 사람이 기억하고 확인하는 순간 병목이 생깁니다. 사람을 늘리기 전에, 팀이 일하는 방식을 먼저 기록으로 남겨둘 필요가 있습니다.
프로젝트의 진행 상황과 결정 사항을 담당자가 직접 확인할 수 있어야 대표가 매번 설명하고 다시 확인하는 일을 줄일 수 있습니다.
현황을 한 화면에 정리하는 구조, 웨비나에서 통째로 보여드립니다.
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