직접 행사를 주최하면서 겪었던 시행착오들

크리에이터 아티클

의전, 해커톤, B2B 세미나, 네트워킹까지

이번 글은 2016년부터 지금까지 제가 경험한 행사에 대한 느낌을 정리한 글입니다. 저의 경험 기반으로 적은 부분이기 때문에 아직 많이 부족하고 계속 디벨롭하는 과정에 대해 적어봤습니다.

실제 행사를 경험한 내용 기반으로 직접 주최하고 운영하는 데 있어서 많은 시행착오들이 발생한다는 사실들을 깨달을 수 있고, 정말 많은 변수들이 발생하는 경험들을 겪을 수 있었습니다.

목적을 설정하고 내가 어떤 목적을 기반으로 확장하려고 하는지? 어떻게 타겟을 설정해야 하는지 등에 대한 고민들이 생기더라고요.

이번 글들은 경험을 기반한 내용들로 적었습니다. 저도 시행착오를 겪어 가면서 보완하고 공부하고 기획하는 과정들에 대한 고민들을 담았습니다. '나도 행사를 직접 만들어 볼 수 있을까?'라는 막연한 두려움을 바탕으로 시도했던 일들이었기 때문에 정답은 아니니 참고용으로만 봐주시면 좋겠어요.

제가 느낀 점들은 행사를 잘 만들고 싶은 니즈도 있었지만, 그 안에서의 경험들이 사업적 인사이트로도 연결되는 부분도 많이 있었고, 영업 활동이나, 커뮤니케이션 영역에서도 직접 느낀 점들이 지금에서야 많은 도움이 됐다는 사실을 배우게 되었습니다.

1. 행사 봉사활동 A to Z, 의전을 경험하다

저는 2016년에 한국에 들어와서 군대를 기다리던 유학생 청년이었습니다.

유학시절 미국에서 다른 학생들은 어떻게 지내는지 궁금했는데, 우연찮게 페이스북에 미국한인유학생연합회라는 채널에서 여러 한인 학생들의 고민거리들을 볼 수 있는 기회가 생겨 눈팅하며 지냈습니다.

마침 한국에서 정모를 하는 자리에 참여를 하게 됐고, 거기서 만난 친구와 같이 봉사활동도 하고 행사도 기획하는 자리들을 가질 수 있었습니다.

그때는 아는 사람들이 없고, 무작정 부닥치며 외국인 네트워킹 행사 등 돌아다니다가 우연히 RASKB(Royal Asiatic Social Korea Branch)에서 진행하는 Graden Party에서 봉사활동들을 할 기회가 있었습니다. 덕분에 행사에 대한 경험들을 하게 됐고요.

매년 영국대사관저나 미국대사관저에서 진행하는 행사였습니다. 다양한 분들이 참석하는 자리에서 저는 친구와 함께 체크인, 음식 서빙, 안내 등 도와드리면서 의미 있는 행사들을 눈으로 목격할 수 있었습니다.

사실 ‘우리나라에서 외국인들이 왜 이렇게 많이 모여서 행사를 할까?’, 그런 의문들도 가지고 있었어요. 근데, 직접 눈으로 보고 이야기하고 네트워킹도 하면서 그들이 어떤 점들에 대해 관심을 갖고 행사를 즐기는지 배울 수 있었습니다.

그들이 음식에 집중하는지?
문화에 집중하는지?
우리나라 역사에 왜 관심을 보이는지?
나에게 업무적인것만 말을 하는지? 나와 대화할 때 어떻게 대하면서 물어보는지?

영국대사관저에서 진행한 가든 파티행사(RASKB Garden Party)

2. 해커톤을 직접 개최하고 느낀 점

위 같은 행사를 하면서 유학생 친구들끼리 GloKoNet(Global Korea Network)라는 단체 그룹까지 만들었습니다. 군대 다니면서 휴가에 나와서 봉사활동 하거나 해커톤 같은 이벤트들을 했었는데, 좀 더 오피셜하게 하고 싶어 친구들과 개인사업자로 처음 냈죠. 그때 만났던 친구들이 현재는 저의 베스트 프랜드들이자 코파운더들이 됐습니다.

해커톤의 경험이 특별했던 이유가 있습니다. 아무런 연고도 없던 상태에서 서울창조경제혁신센터에 제안을 드려서 유학생과 대학생을 대상으로 해커톤을 진행하고 싶다고 의견들을 드렸거든요. 직접 모객도 해보고, 운영도 하고 밤도 새고 후원도 받아가면서 진행한 경험이 어려우면서도 의미 있다고 생각을 했었습니다.

물론 엄청 잘 된 건 아니지만, 의미 있는 행사를 만들었던 경험이 처음으로 뭔가 해볼 수 있겠다는 마음을 가졌습니다. 해커톤이다 보니 고등학생들이 지방에서 올라와서 컴퓨터로 뭔가 슉슉 코딩하면서 도전하는 모습이 인상적이였고요.

직접 모객을 하는 경험
포스터도 직접 만들고 타임라인도 잡고, 케이터링도 셋팅해야하는 경험
연사도 섭외하고, 후원도 요청 받아야하는 경험
좀 어려운 지인들한테도 철판깔고 행사 소개 좀 해달라고 하는 경험

3. 스타트업 네트워크를 늘려주는 행사들

스타트업 씬으로 들어와서는 고민이 많았습니다. 어떻게 시장조사를 해야 하는지? 어디로 가면 선배 창업가를 만나야 할지? 잘 모르던 상황이었습니다.

이때 제가 크게 도움 받았던 몇 개 채널이 있었습니다. 내가 모르는 행사를 검색해서 찾아가기에는 온오프믹스, 이벤터스, 이 두 가지 채널이 도움이 됐습니다. 여러 행사들을 꾸준히 참석하면서 다른 사람들이 어떤 이야기를 하는지, 어떤 고민들을 하는지 접했습니다. 끝나고 티타임도 항상 요청하면서 행사들을 어떻게 진행하는지를 눈여겨 볼 수 있는 기회였습니다.

또 다른 채널로는 스파크플러스, 위워크, 패스트파이브 등이 있습니다. 여기서 굉장히 많은 행사들이 진행한다는 사실들을 깨달아서, 저녁 7시만 되면 행사 참석하러 가곤 했습니다. 배우고, 질문하고, 연사분들이나 대표님들이 피칭하는 모습들을 보면서 큰 영감도 많이 얻었던 경험이 있었습니다.

위 같은 경험들이 쌓이다 보니 자연스럽게 다양한 창업자분들과 스타트업 씬에 계신 분들을 만날 수 있었습니다. 그 인적 네트워크가 쌓여나가면서 그 당시에 만났던 분들이 어떤 어려움들을 겪어가며 성장했는지 알 수 있었습니다.

(저런 장표 보면서 속으로 ‘저도 언젠간 저런 자료 만들어보고 싶다’는 꿈을 키웠습니다. 당시에 IR 자료 만드는 방법도 몰랐던 상황이었지만!)

제가 말하고 싶었던 부분은, 행사를 쫒아 다니고 배우러 다니다 보면 나도 모르게 내재화된 네트워킹 방식이 생긴다는 겁니다. 어떤 프로그램들이 내게 맞는지 등 깨달을 수 있습니다.

나에게 맞는 성향의 이벤트를 찾는 경험
다양한 네트워크를 쌓을 수 있는 경험
배움이 있는 자리를 찾을 수 있는 경험
끝나고 대표님들이나 연사님들에게 영업할 수 있는 경험(티타임 요청 등)

4. 내가 창업한 회사가 여는 행사는 어떨까

위 같은 경험을 통해 최근에는 저도 직접 행사를 주최하고 열어보는 경험을 했습니다. 황성현 대표님과 함께 HR 담당자분들을 모시고 소규모로 진행을 했고, 실리콘벨리에 계신 한기용님을 모시고 C레벨 세션을 진행한 경험이 있었습니다.

이 행사를 진행하게 된 목적은 무엇일까요? 일단, 리드(제품/서비스에 관심을 가질 만한 사람)를 확보하고 우리의 잠재고객/기존고객 분들에게 도움이 될만한 컨텐츠를 주고 싶어서 만들게 된 부분은 맞습니다. 목적에 기반해 만든 행사죠. 하지만 그동안 쌓은 행사 경험으로부터 얻었던 인사이트들을 적용해보는 자리이기도 했습니다.

행사를 진행해서 좋은 점은? 그동안 꾸준히 웰니스 비즈니스 스터디도 하면서 컨퍼런스도 진행하다 보니 저희만의 노하우와 색깔도 계속 생겨났습니다. 연사 분들과 어떻게 소통해야 하는지 등도 배우는 과정을 거치고 있습니다.

목적에 기반하여 행사를 기획하는 경험
- 영업? 브랜드? 채용? 타겟?
  - HR담당자가 올까? C레벨 누가 올까?
  - 진짜 이 날짜와 이 시간에 올까?
  - 저녁은 드려야 하나? 저녁 안 드실까?
  - 음료는 뭘 준비해야 할까? 등..!
직접 오퍼레이션을 0부터 1까지 해야 하는 경험
- 공간 섭외, 예산 편성, 행사 채널 개설
연사 분들과의 소통 경험
후원을 어떻게 받아야 하는지 등
- 우리 돈 외에 다른 곳에서 어떻게 받을 수 있을지?
- 이 행사에 후원해줄 만한 타겟이 어디가 있을까?
- 예산은 어떻게 해야 아끼면서 의미 있는 행사를 만들 수 있을까? 물품 후원? 금전 후원 등