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부제: 엑셀 원본과 완성본을 AI에 보여주고, 반복 업무를 SOP로 바꾸는 방법
원래 이 글까지 쓸 생각은 없었습니다.
그런데 제미나이와 ChatGPT가 둘 다 강력하게 추천을 하더군요. 앞으로도 이 방향으로 글을 써보려고 합니다.
제가 실제 회사 파일이 없기도 하고, 설령 있어도 그대로 올리기는 그렇지만 많은 사람들이 매주 엑셀 파일을 가지고 보고서를 만듭니다.
이번 글에서는 이 작업을 SOP로 만드는 과정을 이야기해보려 합니다.
대부분 엑셀로 일부를 시각화하거나, 아니면 전체 보고서 자체를 만들어내기도 합니다. 이때 다른 파일을 함께 포함해도 문제될 것이 전혀 없다고 봅니다.
어떤 분들은 엑셀 파일을 통째로 던져서 만들기도 하실 겁니다.
하지만 저는 '날것의 엑셀 파일'과 '완성본인 보고서'를 동시에 던져서 그 과정을 SOP로 만드는 것을 해보시기를 추천합니다.
원본 엑셀과 완성된 보고서를 비교하고, AI가 질문을 통해 사람의 판단 기준을 끌어내는 과정입니다.
결국 사람이 반복 업무 속에서 자연스럽게 사용하던 지식과 판단을 밖으로 꺼내 문서화하는 것입니다. 이것을 암묵지 외재화라고 볼 수 있습니다.
1, 2단계는 프롬프트가 필요하니 제미나이가 만든 프롬프트를 예시로 들면서 실제로 어떻게 하는지 설명하겠습니다.
프롬프트는 복사해서 쓰셔도 되고 간단히 적으셔도 됩니다.
복사용 1단계 인터뷰 프롬프트
[목표]
첨부한 원천 데이터([매출자료.xlsx] 등)를 기반으로 최종 [주간 보고서]를 자동 생성하기 위한 '업무 실행 SOP'를 구축하려고 합니다.
[원천 자료 및 참고 문서]
1. 원본 데이터 파일: [매출자료.xlsx]
2. 기존 최종 결과물 샘플: [매주 보고서.pdf / 엑셀 양식]
[실행 지침]
1. 지금 즉시 보고서를 작성하거나 완성본을 만들지 마십시오.
2. 당신의 역할은 나의 업무 규칙과 예외 처리를 끌어내는 '전문 인터뷰어'입니다.
3. 원천 데이터와 최종 결과물 사이의 차이, 결손값, 모호한 기준을 먼저 분석하십시오.
4. 분석 결과 식별된 문제점에 대해 내가 객관식으로 선택할 수 있는 '핵심 질문과 선택지(A/B/C)'를 한 번에 2~3개씩만 제시하십시오.
[인터뷰 연속 루프 및 제어 규칙]
- 자동 연속 질문: 내가 선택지를 고르거나 답변을 입력하면, 해당 내용을 업무 규칙으로 즉시 반영하고 바로 다음 쟁점에 대한 질문(선택지 포함)을 자동으로 이어서 던지십시오.
- 임의 종료 금지: 내 명시적인 승인 없이 인터뷰를 임의로 끝내거나 보고서 초안을 먼저 작성하지 마십시오.
- 종료 확인 절차: 데이터 정합성, 수치/회계 예외, 보고서 출력 기준에 대한 모호함이 모두 해소되었다고 판단될 때만 "추가 질문이 없습니다. 이대로 SOP 초안을 작성할까요?"라고 최종 확인을 구하십시오.
파일을 두 개 올리고, 최종 결정은 사람이 직접 하게 만들었습니다.
언제 끝낼 것인가도 마찬가지입니다.
질문이 미흡하다면 계속 추가 질문을 시키면 됩니다.
너무 프롬프트 형식 자체에 얽매이지 않으셔도 됩니다.
직접 해보시면서 각자 상황에 맞게 수정하시기를 바랍니다.
실제로 돌려보시면 궁금하거나 문제되는 부분이 분명 나올 것입니다.
그런 부분이 나오거나, 이번 SOP처럼 해보고 싶은 업무가 있다면 저한테 메일로 편하게 연락을 주시면 됩니다.
다음 글에서는 인터뷰를 진행할 때 생기는 예상 병목 현상과, 그것을 해소하는 해결책까지 포함하는 프롬프트를 만들어보겠습니다. 여러분들이 직접 해보는 게 가장 훌륭합니다.
문의사항: enthropy@naver.com
여담 입니다(대기업의 웃픈 현실)
.결국 외부 AI는 막아놓고 사내 AI는 쓸 만하지 않으니, 집에서 개인 계정으로 작업해서 결과만 회사로 가져오거나 AI 쓴 걸 들킬까 봐 입을 닫는 게 현실입니다.
그래도 내 손에 쥐는 실전 무기는 하나씩 챙겨둬야 하니까요. 집에서라도 가벼운 엑셀 파일 하나 올려두고 꼭 한번 테스트해 보시길 권합니다
