웹에이전시 웹핏을 운영하면서 홈페이지, 콘텐츠, 고객 문의 흐름을 계속 정리하고 있습니다. 그러다 보니 AI와 자동화 이야기도 자주 하게 됩니다. “n8n을 써야 하나요?”, “Hermes는 뭐가 다른가요?”, “Codex로 하면 다 되는 것 아닌가요?” 같은 질문을 자주 받습니다.

처음에는 저도 도구부터 비교했습니다. 어떤 도구가 더 많은 일을 해주는지, 무엇을 연결하면 시간이 줄어드는지부터 봤습니다. 그런데 실제로 일을 해보니 문제는 도구의 기능이 아니었습니다. 고객 정보가 어떤 형태로 들어오는지, 누가 어디에서 판단해야 하는지 가 먼저 정리되지 않으면 도구를 연결해도 일이 더 복잡해졌습니다.

그래서 웹핏은 홈페이지와 업무 흐름을 정리할 때 도구부터 고르지 않습니다. 먼저 어떤 정보가 들어오는지 봅니다. 그 정보가 어디로 가야 하는지도 봅니다. 이 두 가지만 나눠도 해야 할 일이 훨씬 선명해집니다.

이 글은 AI 자동화를 시작하기 전에, 내 일의 흐름부터 어떻게 봐야 하는지 정리한 글입니다.
 

용어 먼저 보기

• 정형 데이터: 이름, 날짜, 상태값처럼 정해진 칸에 넣는 정보입니다.
• 비정형 데이터: 상담 글, 인터뷰, 이미지처럼 사람마다 내용이 다른 정보입니다.
• n8n: 정해진 정보를 다음 단계로 보내고, 알림과 저장을 반복하는 도구입니다.
• Hermes: 사람이 쓴 글과 자료를 읽고, 필요한 내용을 정리하는 에이전트입니다.
• Codex: 아직 없는 홈페이지나 업무 도구처럼 새로운 구조를 만드는 AI입니다.

자동화가 자꾸 복잡해지는 이유

모든 일을 AI에게 맡길 필요는 없습니다. 이미 정해진 일을 AI가 매번 다시 생각하게 하면, 시간도 들고 결과도 흔들립니다.

반대로 고객이 길게 쓴 상담 내용처럼 사람의 말이 들어오는 일을 단순 자동화로 처리하면 중요한 내용이 빠질 수 있습니다.

그래서 첫 질문은 간단합니다. 이 일은 정해진 정보를 옮기는 일인가요? 아니면 내용을 읽고 판단해야 하는 일인가요? 반도체 설계자 짐 켈러의 이야기도 비슷합니다. 그는 칩의 기능만 보지 않았습니다. 그 칩이 실제로 어떤 공정 위에서 만들어지고, 어떤 조건에서 돌아가는지도 함께 봤습니다.

도구는 중요합니다. 하지만 도구만 잘 다룬다고 좋은 결과가 나오지는 않습니다. 무엇을 만들고 있는지, 어디에서 문제가 생기는지, 어떤 조건을 지켜야 하는지를 먼저 알아야 합니다.

AI 자동화도 같습니다. n8n이나 Hermes, Codex의 사용법을 익히는 것만으로는 일이 끝나지 않습니다. 내 업무에서 무엇이 반복되는지, 어디에서 사람의 판단이 필요한 지부터 봐야 합니다.

먼저 정보의 모양을 보세요

일에는 들어오는 정보와 나가는 결과가 있습니다. 예를 들어 상담 폼의 이름, 연락처, 신청 날짜는 형식이 정해진 정보입니다. 반면 고객이 적은 고민, 홈페이지 주소, 참고 자료는 사람마다 다른 정보입니다.

결과도 마찬가지입니다. 고객 정보를 CRM에 저장하는 것은 정해진 결과입니다. 고객 상황에 맞춘 진단 글을 보내는 것은 사람마다 달라지는 결과입니다.

어려운 말로 하면 ‘정형’과 ‘비정형’의 차이입니다. 하지만 이 말을 외울 필요는 없습니다. 정보의 모양이 늘 같은지, 매번 다른지만 보면 됩니다.

n8n은 정해진 일을 반복합니다

n8n은 정해진 일을 반복하는 데 좋습니다. 상담 폼이 들어오면 고객 정보를 저장합니다. 담당자에게 알림을 보냅니다. 상담 상태를 바꿉니다. 이런 일은 조건과 순서가 이미 정해져 있습니다.

이런 업무는 같은 조건에서 같은 결과가 나와야 합니다. 그래서 AI가 다시 판단하기보다, n8n이 정확하게 처리하는 편이 낫습니다. 어디서 멈췄는지도 확인하기 쉽습니다. 쉽게 말해 n8n은 일을 정해진 길로 보내는 도구입니다.

Hermes는 읽고 정리합니다

Hermes는 사람의 말을 읽고 정리하는 데 쓸 수 있습니다. 고객이 “홈페이지는 있는데 문의가 없어요”라고 적었다고 해봅시다. 이 한 문장만으로는 무엇이 문제인지 바로 알기 어렵습니다. 첫 화면이 문제일 수도 있고, 서비스 설명이나 신뢰 자료가 부족할 수도 있습니다.

Hermes는 이런 내용을 읽고 문제를 몇 가지로 나눌 수 있습니다. 빠진 정보도 찾을 수 있습니다. 다음에 물어볼 질문과 진단 초안도 만들 수 있습니다. 다만 Hermes가 가격을 정하거나, 고객과 함께할지 결정하면 안 됩니다. 기준과 최종 판단은 사람이 맡아야 합니다.

Codex는 새로운 일을 만듭니다

Codex는 아직 없는 것을 만들 때 씁니다. 예를 들어 “진단 신청이 들어오면 고객에게 맞는 리포트를 만드는 서비스를 만들고 싶다”는 요청은 단순한 자동화가 아닙니다. 화면도 만들어야 하고, 데이터가 흐르는 방식도 정해야 합니다. 실제로 써 보고 계속 고쳐야 합니다.

이런 일은 대화하면서 구조를 잡는 과정이 필요합니다. 웹핏이 전문가의 지식과 서비스를 홈페이지, 콘텐츠, 문의 흐름으로 바꾸는 일도 여기에 가깝습니다.

정리하면 이렇습니다. Codex는 새로운 일을 할 수 있는 구조를 만듭니다. Hermes는 그 안에서 자료를 읽고 일을 합니다. n8n은 정해진 순서대로 일을 보냅니다.

한 번에 이렇게 나누면 됩니다

홈페이지 진단을 예로 들면 흐름은 어렵지 않습니다.

1. 고객이 상담 내용을 적습니다.
2. Hermes가 내용을 읽고 문제를 정리합니다.
3. n8n이 정리된 정보를 저장하고 담당자에게 알립니다.
4. Hermes가 진단 리포트 초안을 만듭니다.
5. 사람이 내용을 확인하고 최종 의견을 보냅니다.
6. 이 과정을 쓰기 쉬운 서비스로 만드는 일은 Codex가 맡습니다.

이렇게 나누면 도구가 서로 일을 빼앗지 않습니다. 사람도 꼭 필요한 판단에 집중할 수 있습니다.이 구조를 처음부터 크게 만들 필요는 없습니다. 가장 자주 반복되는 일 하나만 골라도 됩니다. 예를 들어 상담 신청이 들어왔을 때, 담당자가 같은 내용을 여러 번 옮겨 적는다면 그 단계부터 정리하면 됩니다.

먼저 상담 폼의 이름과 연락처는 n8n으로 CRM에 보냅니다. 고객이 적은 고민은 Hermes가 읽고 핵심을 정리합니다. 담당자는 그 내용을 보고 상담이 필요한지, 어떤 질문을 더 해야 하는지 판단합니다. 이렇게 하면 사람은 복사하고 붙여 넣는 일보다 대화와 판단에 시간을 쓸 수 있습니다.

여기서 흔한 실수는 모든 단계를 한 번에 자동화하려는 것입니다. 처음에는 한두 단계만 연결해도 충분합니다. 실제로 써 본 뒤 불편한 곳을 찾고, 그다음 단계를 더하면 됩니다.

자동화는 완성된 기계를 만드는 일이 아닙니다. 내 일을 더 잘 보게 만드는 과정에 가깝습니다. 어떤 정보가 자주 들어오는지, 어디에서 일이 멈추는지, 어떤 판단을 반복하는지 알게 되기 때문입니다.

웹핏도 처음부터 모든 도구를 연결하지 않았습니다. 지금은 고객이 폼에 적은 정보를 받고, 그 자료를 바탕으로 Codex와 초안을 만듭니다. 그다음 사람이 일일이 내용을 확인합니다. 고객에게 맞지 않는 표현은 고치고, 무엇을 먼저 해야 할지도 다시 정합니다.

이 과정을 반복하면서 어떤 정보가 늘 필요하고, 어떤 판단이 자주 나오는지 보고 있습니다. Hermes는 그 기준이 어느 정도 쌓인 뒤에 붙일 예정입니다. 먼저 일을 해 보고 기준을 만든 다음, 반복되는 판단을 맡기는 편이 더 안전하기 때문입니다.

도구보다 먼저, 기준을 정하세요

좋은 자동화는 사람을 빼는 일이 아닙니다. 사람이 같은 내용을 반복해서 옮기고 설명하는 시간을 줄이는 일입니다.

더 중요한 것은 사람이 왜 그렇게 판단했는지 남기는 것입니다. 그 기준이 다음 상담에도 쓰이고, 다음 콘텐츠에도 쓰이며, 더 좋은 업무 방식이 됩니다.

웹핏은 홈페이지와 콘텐츠, AI와 자동화를 따로 붙이지 않습니다. 전문가가 가진 지식이 고객의 이해와 신뢰, 문의로 이어지도록 전체 흐름을 설계합니다.

도구는 계속 바뀝니다. 하지만 먼저 정보의 모양을 보고, 그다음 사람과 도구의 역할을 나누는 기준은 남습니다. AI 자동화도 그 기준에서 시작해야 실제로 일이 줄어듭니다.