50명이 할 일을 3명이 끝낸 업무 자동화 비법, 버핏서울 PM 변진규님

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사스캐치 운영초기에 뉴스레터의 생태나 1인 창업의 사업 구조를 많이 분석했어요. 자료수집, 분석, 콘텐츠화 등 유효하지만 반복되는 작업들을 쳐내는 일이 힘들었는데, 최근 좋은 툴과 방법이 많아져서 살펴보고 있었습니다.

그 중에서도 자동화에 많은 관심을 갖고 있었는데요, 오늘은 모든 회사원의 고민이었던 반복 업무를 개발자 없이 자동화한 ‘변진규’님의 인터뷰를 만나볼게요.

변진규님은 체육 전공이지만 IT 기획자로 일하면서 업무 자동화를 접했다고 하셨는데요, 자동화를 시작할 때 개발 지식은 없었다고 해요. 하지만 현재는 최근 크게 도약 중인 ‘버핏서울’이라는 피트니스 회사에서 PM으로 재직하면서 다양한 기능을 자동화 하고 있었어요.

변진규님은 어떤 도구로 어떻게 업무에 적용했을까요? 지금 여러분께 소개드립니다.

Q. 변진규님, 자기소개 부탁드려요.

저는 버핏서울이라는 회사의 디지털 경험을 담당하는 DX팀에서 PM으로 일하고 있는 변진규입니다.

버핏서울은 헬스장인 ‘버핏그라운드’와 그룹운동인 ‘팀버핏’이라는 두 개의 브랜드를 운영하는 피트니스 회사에요. DX팀은 피트니스 회사에서 운동 프로그램, 앱, 웹, 트레이너 관리 등 고객 경험에 필요한 모든 프로덕트를 관리하는 팀이라고 보시면 됩니다.

저는 그 팀에서도 고객과 현장에서 발생하는 모든 문제를 해결해주는 문제 해결사이자 서비스 기획자의 업무를 다 하고 있습니다.

Q. 버핏서울이 최근에 가파르게 성장했어요. 관리할게 많을 것 같아요.

버핏서울은 헬스장과 그룹운동 각각의 브랜드 지점이 7개씩 있고, 11월에 삼성점을 신규 오픈합니다.

지점마다 수 천명 정도 회원이 있고 지점에서 근무하는 인원도 많아요.

DX팀은 오피스에서 근무 중인데 전체 사원과 트레이너 그리고 회원 관리까지 같이 한다고 보시면 됩니다.

여기에 서비스 기획, 프로모션, A/B테스트도 저희 손을 거치게 됩니다.

Q. 적은 인원이 관리하기에는 업무량이 많아 보여요. 특별한 관리 툴을 사용하시나요?

버핏서울 DM팀에서 사용하고 있는 자동화 시나리오

일단 기본적으로 문서관리는 노션으로 하고 있고, 슬랙으로 회사 메신저와 알림봇을 이용하고 있습니다. 일정이나 미팅은 구글캘린더로 하고 있어요. 여기까지는 회사 내부에서 공통적으로 사용하고 있어요.

DX 팀에서는 PM들이 다양한 노코드툴과 자동화 툴을 쓰고 있습니다.

크게는 웹, 앱 빌더인 글라이드와 웹플로우를 사용하고 있고, 데이터 관리용으로 구글시트를 연동해서 사용하고 있습니다.

직접 SQL을 써서 하이터치로 구글시트에 DB를 만들어주거나, 재피어로 슬랙, 알림톡을 연동해서 발송해주는 것도 활용하고 있어요.

그리고 프로젝트 관리할 때는 개발팀과 지라로 관리하고 있습니다.

Q. 개발팀이 있는데 어떻게 노코드 툴이나 자동화 툴을 도입해야겠다고 생각하셨나요?

버핏서울에서 다양한 자동화 시스템을 활용하고 있다.

어느 회사나 마찬가지겠지만, 개발자 리소스는 너무나도 한정적이고, 기획 검토가 되지 않은 앱이나 웹의 기능, 특히 변경사항이 너무 많은 디자인적 요소를 일일이 개발자한테 요청하는 것은 매우 비효율적이라고 내부적으로 합의가 되어 있는 상태였어요.

기획 단계에서는 우리가 기획한 내용이 실제로 고객에게 워킹되는지 직접 프로토타입의 형태로 만들어서 사용하고 있습니다. 고객이 실제 온보딩이 된 후에도 여러가지 테스트를 이어서 해보는 용도로도 사용하고 있어요.

그래서 재피어, 글라이드, 웹플로우를 활용해 반복되는 업무를 자동화 하고, 쿼리로 뽑은 데이터를 실제로 현장에서 근무하는 분들께 알림톡으로 보내주거나 슬랙 알림을 보내고 있습니다.

Q. 툴을 도입하는데 어려운 점은 없었나요?

온보딩은 어렵지 않아요.

사용법은 이미 유튜브나 구글에 상세하게 나와 있어서 어려운 점은 없었고요, 다만 툴 요금제에 따라 너무 천차만별의 기능을 제공하고 있어서, 요금제를 계속 바꾸면서 사용 한다거나, 계정을 여러 개 써야하는 불편함이 있었어요.

팀원 중 한 분은 팀 공용 계정이 있는데도 개인 계정으로 추가 결제를 해서 쓴 경우도 있었어요. 초기에 불편함이 많았는데 지금은 자리잡았습니다.

Q. 툴을 도입하고 어려운 과정을 거쳐 지금은 잘 적응하고 계신데, 도입한 이후에 효과를 보셨나요? 사례가 있으면 소개 부탁드립니다.

팀에서 만든 시스템으로는 웹플로우로 신규 회원에게 보내주는 세일즈용 페이지를 만들었어요.

고객에게 개별 링크를 제공해서 설문을 받고 우리가 보유한 트레이너를 추천해주면서 구매 제안을 합니다. 꼭 필요하긴 하지만 많은 시간을 잡아먹으면서 흐름을 방해하던 추천 단계를 지체 없이 할 수 있게 된 거에요.

저희 팀에서는 이런 상담 시스템을 여러 개 구축해서 1년째 구매 전환율 70%대를 유지하고 있어요.

Q. 구매 전환율이 70%대면 상당히 높네요?

PT 상담 100명이면 70명 등록하시는거죠. 전 지점이 최소 그 정도 비율은 유지하니까 매출도 수직 상승했어요.

마케팅 자동화, 회원관리 자동화로 상담 수와 세일즈 기회를 늘리는데 주력하고 있어요.

Q. 이렇게 업무 효율을 높인 예시가 더 있을까요?

PT회원 CRM 발송 시스템 구조

정말 많아요.

제가 최근에 했던 프로젝트 중에 PT 회원에게 자동으로 CRM을 발송하는 시스템을 만들었거든요. 그걸 SQL 쿼리를 짜서 재피어에 연동하고 가공, 추출되는 데이터를 자동으로 슬랙으로 발송합니다. 아, SQL은 챗지피티가 써주니까 어렵지 않아요.

그래서 지점마다 오늘 어떤 회원이 예약을 했고, 그 회원이 어떤 수업을 들었고, 몇 회차 수업이고, 어떤 불편함을 가지고 있는지 정보들을 계속 보면서 세일즈를 하는 거죠.

예를 들면 어떤 회원이 오늘 3시에 예약이 있는데, 잔여 PT가 0회라면 지점 트레이너가 상담을 통해 연장 또는 업셀링을 하게 되는 거에요.

원래 50명이 넘게 수작업으로 해야했던 일을 사람 손을 타지 않고 자동으로 할 수 있게 된 거죠. 일, 주, 월 단위로 반복되는 루틴 업무였는데, 이제는 그냥 출근해서 슬랙만 보면 되니까 아주 좋아졌어요. 상담 인원을 지정하고 세일즈 하는 효율이 엄청나게 높아졌습니다.

방문상담 예약 관리 구조

또, 방문 상담도 자동으로 받고 있거든요. 그런데 일일이 직원이 접속해서 확인하는게 아니라 자동으로 구글시트에 쌓이게 만들어놨어요. 되는시간이라는 서비스를 통해 데이터를 정리하고 캘린더에 정리하고 알람이 오게 됩니다.

직원은 슬랙과 캘린더만 보면 몇시에 누가 방문하는지 알 수 있어요.

글라이드로 만든 정산서관리 앱

그리고 생각보다 앱이나 웹도 많이 만들고 테스트합니다.

트레이너 정산을 해줘야하는데, 100명의 트레이너를 담당하는 담당자가 한 명이에요.

그 전에는 일일이 구글 시트에서 PDF로 내보내고, 트레이너 한 명, 한 명에게 일일이 개별 카톡을 보냈었거든요. 그래서 제가 글라이드를 통해서 정산 템플릿에 맞춰 계산하고 자동으로 알림까지 가도록 웹앱을 구현 해놨어요. 글라이드에 권한 설정 기능이 있어서 트레이너는 자기 내역만 확인할 수 있어요.

담당자 클릭 한 번에 모든 정산이 끝나게 만든거죠.

이외에도 블로그, SNS 자동화도 하고 있어요. 다이나핏과 협업하게 되면서 챌린지에 맞는 앱을 만든적도 있어요. 미션이나 공지를 확인하기도 하고 챌린지 인증과 랭킹도 확인할 수 있었어요.

이런 업무들을 개발자 리소스 없이 한거죠. 전부 기획에서 만들었어요.