아래의 글은 2023년 5월 18일 발행된 ‘팁스터 뉴스레터 - 메이커들의 커피챗’에 포함된 글입니다.
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'메이커들의 커피챗'은 서비스 기획, 프로덕트 관리, 프로덕트 디자인 등 제품을 만드는 일을 하면서 생기는 여러 문제에 대해 질문하고, 좋은 해결 방법을 탐구하는 뉴스레터입니다. 질문에 대한 메이커들의 생각은 물론, 함께 읽어 볼 만한 글, 써 볼 만한 도구를 함께 담았어요. 출근길 커피 한 잔 하면서 편하게 읽어 주세요!

생각해보면, 여전히 많은 시간을 투자하고 있는 회의

기획자나 PM은 다른 직군에 비해 회의를 더 자주 진행하는 것 같아요. 최근에는 회의만 하다가 하루가 다 간 적도 있는데, 들이는 시간에 비해 모두가 바라는 결과로 잘 연결되지 않아 실망한 경험도 있어요.

최근 조선경제 Weekly Biz와 리멤버에서 직장인 614명을 대상으로 진행한 ‘직장 내 회의 문화에 대한 설문’에서도 응답자의 69%가 불만족스러운 회의를 경험한 적이 있다고 답했는데요. 미국에서 진행된 한 연구에 따르면 불필요한 회의 참석에 낭비되는 비용이 5,000명 이상 대기업 기준 연간 1억100만달러(약 1300억원)에 이른다고 합니다. (조금 지난 내용이긴 하지만, 2017년 대한상공회의소에서 조사한 결과에 따르면 회의에 무의미하게 소모하는 시간이 평균 44만 시간이라는..)

그래서 이번 뉴스레터에서는 회의가 잘 진행되지 않는다고 느껴질 때 도움이 될 수 있는 실무자 코멘트와 함께 읽어볼만한 내용 그리고 툴을 정리해봤어요. 부디, 이 뉴스레터가 우리의 시간을 더 알차게 만드는데 도움이 되길 바라요!

프로덕트 디자이너 C : 동일한 조건에서 시작하려 노력

“특정 주제에 대해 논의하기 위해 모였는데 이야기를 어떻게 시작해야 할지 모를 때, 그리고 다들 바쁘다 보니 그때 얘기 나눠야지 하고 생각 정리를 안 하고 올 때, 마지막으로 너무 많은 사람이 모이면 회의 진행이 쉽지 않은 것을 경험했어요.” 사전에 자료가 공유된다 하더라도, 그 내용을 미리 확인하고 준비하지 않으면 의미가 없다는 생각이 자주 들었어요.

또 하나 중요하게 생각한 건, 참여자들의 '집중'을 위한 노력이에요. 타이핑 소리, 소곤거리는 대화 등 잠깐이지만 모두의 집중을 흐트러뜨리는 요소를 제거하기 위한 방법이기도 해요. 제가 가장 먼저 시도한 방법은 '노트북'없이 참여하는 것으로 노트북 등의 기기가 있으면 잠깐의 알림이 와도 집중력이 떨어진다는 것을 확인했기 때문입니다. 

메이커의 꿀팁!

• 회의 전, 생각해봐야 할 주제와 범위를 공유한 뒤 계속 리마인드 하려고 노력
• 회의 전, 나누고 싶은 생각과 의견을 미리 정리하고 들어가려고 노력
• 회의 전, 필수 참여자에게도 간략하게 내용을 미리 작성하거나 공유하도록 요청

모두가 동기화된 상태로 회의를 진행하고자 할 때 도움이 되는 글

저 역시 회의를 진행할 때 많은 어려움을 겪는 내용 중 하나로, 참여자들이 공유된 내용을 바쁘다는 이유 등으로 확인하지 않고 참석하는 경우에요. 이런 고민을 두고, 프로덕트 디자이너 C는 두 가지 방법을 적극적으로 활용했는데 하나는 회의 진행 전, 논의 주제는 물론 생각해봐야 할 것들을 함께 정리해서 공유한 것 그리고 또 하나는 몰입을 방해하는 요소를 제거하는 것이었어요.

그 중, 첫 번째 방법은 '사전회의록'을 어떻게 구성하고, 어디에 작성하느냐에 따라 동기화가 더 원활하게 진행될 수 있는데요. '미팅 효율을 2배로 높히는 사전회의록'에서는 (1) 구글 Docs 나 Notion과 같이 모두가 함께 수정할 수 있는 공간이 좋고 (2) 참석자들이 사전에 질문이나 의견을 남길 수 있는 공간을 활용하며 (3) 사전 회의록을 소화할 별도의 시간을 회의 전 할당하는 방법 등을 제안하고 있어요.

또 'Running Efficient Meetings — 7 Secrets from Tech Giants'에서도 회의 참석자에게 중요한 정보를 24시간-48시간 내에 미리 공유하고, 추가적인 아젠다 아이템에 대해 요청한뒤 반영해야 한다는 내용을 소개하고 있어요. 사전에 공유한다는 것이 기본이 아니라, 사전에도 참여할 수 있다는 것을 전제로 회의록을 준비하면 참여는 물론 동기화에 도움이 될 수 있다는 것이죠. 

전략기획자 C : 올바른 방향으로 나아가기 위한 노력

“다들 열심히 참여는 하지만, 필요한 이야기 (우리가 회의에서 얻고자 하는 중심 내용)를 하지 않고 산으로 가는 이야기를 하게 될 때 회의가 잘 진행되지 않는다고 느꼈어요.” 계속 방치하면 매번 명확하지 않은 맺음의 연속일 것 같다는 생각이 들었습니다.

미리 공유하고, 실제 회의 진행 시 올바른 방향으로 이끌며, 명확한 결론을 낸다는 게 글로 표현하면 겨우(?) 한 줄이지만 뜻대로 되지 않는 경우가 많은데요. 이럴 땐, 내부에서 우리만의 명확한 원칙과 기준을 세운 뒤 회의를 진행하는 것도 좋은 방법이라고 생각해요.

메이커의 꿀팁!

• 회의 진행자에게 회의의 목표, 논의 주제, 대화 순서를 전날 미리 공유 
• 자유로운 사고를 제한할 필요는 없지만 우리가 달성하고자 하는 회의 목표에서 많이 벗어나는 이야기는 진행자가 멈춘 뒤 다시 방향을 잡아주도록 기준 설정
• 회의 진행 시, 화이트보드 또는 화면에 논의 주제 및 안건과 타임테이블 등을 모두가 확인할 수 있도록 제공
• 목표가 달성 되었다면 굳이 회의 시간을 계속 끌고 갈 필요 없이 빠르게 끝내기 (그래서 우리의 회의는 항상 목표가 있고 그걸 달성하면 끝난다는 것을 인식)

회의의 원칙을 세울 때 함께 읽어보면 좋은 글

전략기획자 C는 회의가 올바른 방향으로 나아가기 위해 진행자의 역할이 매우 중요하다는 것을 강조했어요. 또 모두가 논의 주제 등을 확인하며 회의를 진행해야 방향을 벗어나는 일이 줄어든다는 것 역시 여러 번 언급했는데요. '회의의 기본 원칙을 정리해 보자!' 글에서도 유사한 내용을 확인할 수 있는데, (1) 모두가 볼 수 있는 기록지나 필기구를 준비 (2) 모두가 동일한 시각화 자료와 공동의 아젠다를 가지고 몰입 (3) 일정한 규칙을 정하고, 순서에 따라 진행할 수 있는 회의 진행자 정하기 등이 포함됩니다. 

'Google의 전 CEO인 에릭 슈미트가 직접 밝힌 8가지 회의 규칙'에서도 비슷한 내용을 찾아볼 수 있는데요. (1) 최소 24시간 전에 회의를 소집하고, 회의 내용이 적절한지 확인하고, 목표를 설정하고, 참석자를 결정하고, 가능한 경우 의제를 공유 (2) 모든 회의에는 리더가 필요하고, 명확한 목적과 구조가 필요 등이 포함되어 있어요. '좀 더 논의해 보자' 하고 아무 결정을 못 내리고 회의가 끝나버리면, 우린 또 다른 시간을 투자해야 하기에 책임지고 의사결정을 하는 사람은 꼭 필요하다는 것을 알 수 있어요.

프로덕트 매니저 H : 명확한 결론을 위한 노력

"그럼, 오늘 회의는 여기서 마무리할게요. 내용은 다시 한번 확인 및 정리해 슬랙으로 공유드리겠습니다." 시간도 잘 지켰고, 논의하고자 한 주제에 맞는 다양한 의견도 나왔고, 다음에 우리가 무엇을 해야 하는지도 정해졌으니 잘 진행된 회의라고 생각했어요. 하지만, 슬랙에 내용을 공유하고 며칠 뒤 진행상황을 파악하는데 아직 준비 단계에 머무른 것을 보며 문제를 확인하게 됩니다. 가장 큰 이유는 액션 아이템을 명확하게 정의하지 않고 회의를 끝냈다는 점이었어요. 그러니 무엇을 해야 할지가 정해졌어도, 누가 어떻게 해야 하는지는 몰랐던 거죠. 회의의 마무리는 무엇인지에 대해 다시 한번 생각해본 경험이었어요. 

메이커의 꿀팁!

• 결정된 사항을 다같이 확인, 합의하는 시간을 꼭 활용하기
• 참여자 개별이 어떤 업무를, 언제까지, 어떻게 하면 좋을지로 끝내기 
• 결정된 액션 아이템은 담당자와 구체적인 실행 방안, 기한을 함께 기록하는 것으로 마무리
• 위 내용을 모두 포함한 상태로 회의 결과를 모두에게 공유하기 
• 액션 아이템에 대한 리마인드 잊지 않기

명확한 결론으로 이어지는 회의를 위해 읽어보면 좋은 글

액션 아이템을 정리한 것은 끝이 아니라 시작이 되어야 한다고 생각해요. 우리가 자주 착각하고 놓치는 것 중 하나가 같은 공간에서 같은 이야기를 하면 모두에게 내용이 '잘' 전달 될거라는 내용인데요. '완벽한 회의, 그대로 따라하기'에서는 회의 마지막, 반드시 Aciton Item을 다시 한번 정리해야 한다는 것을 강조하고 있어요. 회의가 끝나고 나서 곧바로 무언가 추진되도록 Action Item을 정리하되 누가, 무슨 업무를, 언제까지 해야 하는지를 명확히 해야한다는 것이죠.

'직장인 회의록 작성법, 회의록 그냥 받아 적으면 안됩니다'에서는 회의를 진행하는 과정에서의 액션아이템에 대한 내용을 소개하고 있는데요. 회의는 신나게 했는데 그래서 우리가 뭘 해야 하지?를 모르는 것만큼 허탈한 게 없기에, 회의 중간중간 액션 아이템으로 빠질 수 있는 이슈들은 따로 기록해 두는 방법을 추천하고 있어요. 회의록을 작성하는 사람이 발 빠르게 내용을 구분하고 정리할 수 있다면 좋겠지만, 적어도 우리가 무엇을 해야 하는지에 대한 내용만 빼놓을 수 있어도 조금 더 명확한 결론에 가까운 회의가 되지 않을까요?
 

마케터 K : 매 번, 더 나은 회의를 진행하기 위한 노력

회의는 짧지 않은 시간 동안, 다양한 사람들이 모여서 진행되는데요. 매 번 같은 사람들이 참여하는 것이 아니라면, 회의 때마다 비효율적이라고 느끼는 사람들이 생길 수밖에 없어요. 저도 회사의 관점에서 참여자들이 꼭 지켜줬으면 하는 회의 문화 등을 문서화해 공유하기도 하고, 종종 피드백을 받아 개선안에 적용하는 등의 노력을 해봤는데요. 생각보다 공통의 기준으로 묶는게 쉽지 않았어요. 

메이커의 꿀팁!

그래서 요즘엔 회의에도 '회고'를 적용해보고 있습니다. 회사에서 프로젝트 단위나 팀 단위로 'KPT(각각 Keep, Problem, Try)'를 회고 방법으로 사용하고 있는데, 이 방법을 회의로 가져와 마지막 5분 정도를 활용하고 있어요. 오늘 회의는 이런 점이 좋았으니, 다음에도 계속해보자. 이런 부분은 아쉬웠으니 다음엔 다른 방법을 써보자. 등을 나누는 방법입니다.

예를 들어 매번 회의 내용을 작성하는 사람이 달라져, 같은 주제라 하더라도 정해진 내용을 파악하기 쉽지 않다 등의 의견이 나오면 프로젝트 중 기록하는 사람을 1-2명으로 줄여서 다음 회의를 진행하는 방법인데요. 다음 회의 땐, 꼭 이전 회의의 회고 내용을 확인한 뒤 진행하기에 조금이라도 개선된 환경에서 회의를 진행할 수 있게 됩니다. 회고 때 나온 이야기를 잘 기록해두면 자연스레 우리만의 회의 문화 가이드가 생긴다는 점도 제게는 좋은 점이었어요. 
 

더 나은 회의를 위해 함께 읽어보면 좋은 아티클!

• 참참빠빠 전략으로 불필요한 회의 줄이기
• 회의에 버려지는 ’44만 시간’ 살리는 법
• 짧게 회의하는 법
• 회의 시간은 줄이고 핵심은 남기는, 1페이지의 법칙

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(2) 다양한 메이커의 실무에 대한 노하우가 담긴 '메이커들의 커피챗'
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