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 다음주에 노션의 공식 커뮤니티 행사가 대구에서 열린다는 사실 알고 계신가요? 공식 행사 기획으로 참여하실 대구의 노션 앰버서더이자, 교육계에서 노션의 가능성을 새롭게 열어가고 계신 ‘박정용(JD)’님을 만나보았습니다. JD님께서는 수학 강사이자 스터디카페 운영자로, 학원 운영을 최적화하기 위한 시스템을 고민하다 노션을 만나셨대요. 그리고 노션의 데이터베이스 기능을 통해 원하던 시스템을 구현하는 데 성공하셨죠.

 

 현재는 학원과 학생 관리를 위한 '지금두' 서비스를 개발하면서 자신의 노하우를 다른 교육자들과 나누고 계시답니다. 종이와 엑셀로 관리하던 시스템을, 통합된 노션 데이터베이스로 전환해 정보 관리 효율을 극대화했다는 정용님의 학원 운영 인사이트를 함께 살펴볼게요.

 

 

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학원 운영, 혼자서 어디까지 해보셨나요?

~ 종이와 엑셀에서 노션으로: 학원 운영 시스템의 진화

 

Q. 지금 어떤 일을 하고 계신지, 간단히 자기소개 부탁드립니다.

 안녕하세요. 대구 지역의 앰버서더로 활동하고 있는 JD 박정용입니다. 현재는 대구에서 수학을 가르치고 있고, 스터디카페 2곳을 운영하고 있습니다. 동시에 노션의 데이터베이스 기능을 통해 학원과 학생 관리 시스템을 개발해서 ‘지금두’라는 서비스를 만들어서 운영하고 있죠.

 

Q. 혼자서 학원 운영… 이것만으로도 일이 많겠는데요?

 많지만 제가 아니라 시스템이 일을 해줘서 괜찮습니다. 오히려 처음에 많이 힘들었죠. 학원을 처음 운영할 때는 모든 것을 엑셀 파일, 종이 서류, 카카오톡 단체방으로 나눠서 관리했어요. 이렇게 하다 보니 정보가 분산되고, 중요한 내용을 놓치는 일이 많았습니다. 효율성도 떨어진다고 느꼈어요. 관리하는 것이 어려워지니 자연스럽게 관리에 소홀해지고, 그러다 보니 학원의 운영관리가 잘 되지 않았죠.

 사실, 학생 수 30명 정도까지는 어떻게든 관리가 됐습니다. 그런데 학생 수가 30명에서 100명으로 늘어나는 과정에서 심각한 운영 문제가 발생하고, 기존 방식으로는 감당이 안 됐죠. 정보 관리의 혼란, 일관된 품질 유지의 어려움, 학부모-강사-원장 간 소통의 복잡화 같은 문제들이 나타났어요.

 

Q. 어우, 운영에 혼란이 오면 많은게 무너지죠. 해결책이 간절하셨겠어요.

 엄청요. 학원 운영을 효율적으로 할 수 있는 시스템이 필요해서 처음에는 코딩을 배워 보려 했지만, 진입 장벽이 너무 높았습니다. 그러던 중에 노션을 알게 되었죠. 처음에는 단순히 글을 작성한 페이지를 학부모님께 링크를 공유하는 정도였지만, 데이터베이스 개념을 이해하면서 활용법이 크게 확장됐어요. 특히 Make와 n8n 같은 자동화 툴과 연결하면서 제가 구현하고 싶었던 기능들을 코딩 없이도 실현할 수 있었습니다.

 이후에는 노션으로 학원 운영 시스템을 완전히 통합했죠. 학생 DB, 커리큘럼, 상담, 출결 관리, 학부모 피드백까지 모든 것이 하나로 연결됐습니다. 노션이 제 '직속 상담 실장' 역할을 하게 되었어요. 실시간으로 선생님들과 정보를 공유하고, 자동 알림톡 시스템까지 구축하면서 제가 꿈꿔왔던 학원 시스템이 현실이 되었습니다. 종이와 엑셀로는 상상도 못했던 효율성이죠.

 

 

노션으로 학원을 '시스템'으로 바꾸다

~ 노션 자동화의 마법: 학원 운영 시간을 줄이는 핵심 프로세스

 

Q. 노션으로 학원 운영을 어떻게 개선하셨는지 자세히 듣고 싶어요!

 노션으로 학원 운영 시스템을 만들어 가면서 운영의 모든 영역을 체계화하게 됐습니다. 그 과정에서 가장 중요시 한 건 '학생 중심' 구조로 운영 시스템을 설계하고, 어떤 정보든 빠르게 찾는 구조를 설계하는 겁니다. 핵심 데이터베이스와 페이지는 여섯 가지로 구성되어 있어요.

 먼저 '메인 대시보드'가 있어요. 오늘의 수업, 상담 일정, 처리해야 할 업무를 한눈에 보여주는 페이지죠. 여기서 '학생 DB'가 모든 정보의 중심지 역할을 합니다. 이 DB는 노션 DB에서 사용할 수 있는 ‘관계형’ 기능을 이용해 다른 모든 정보와 연결되어 있어요.

 그리고 '수업 관리' 데이터베이스에서는 수업 계획, 교재 진도, 과제 관리를 담당하고, '상담 시스템'에서는 예약부터 상담 기록, 후속 조치까지 관리합니다. 모든 정보가 관계형으로 연결되어 있어서, 학생 정보를 클릭하면 해당 학생과 관련된 모든 수업, 상담, 과제를 바로 볼 수 있는 구조가 되었죠.

 또한 '운영 매뉴얼'에는 모든 업무 절차와 응대 스크립트가 정리되어 있고, '분석 대시보드'에서는 출석률, 성적 변화, 상담 만족도 등을 시각화했습니다. 특히 갤러리 뷰나 칸반 보드 기능으로 시각적으로 관리할 수 있어서 매우 직관적으로 바꿀 수 있었죠.

 거기에 템플릿 버튼 기능으로 반복되는 상담 기록이나 수업 계획 문서를 빠르게 생성할 수 있었습니다. 이것만으로도 하루에 1-2시간은 절약된 것 같아요. 노션으로 이 모든 것을 통합한 후에는 어떤 정보든 3초 안에 찾을 수 있게 되었습니다.

 

Q. 노션 학원 운영 시스템을 갖춘 후에 어떤 변화들이 생겼나요?

 가장 큰 변화는 네 가지였습니다. 첫째, 학원 관리 시간이 크게 줄었어요. 학원의 많은 업무 중에 가장 기본이 되는 것은 학부모님과의 소통이라고 생각합니다. 하지만 수업 내용을 일일이 연락드리는 것은 쉽지 않았죠. 노션과 Make 자동화 연동을 통해 시간을 크게 들이지 않고도 학습 내용을 자동으로 학부모님께 전달할 수 있게 되었습니다. 이를 통해 학부모님의 신뢰도 쌓아갈 수 있었죠.

 둘째, 학생 데이터를 누적 관리하고 AI로 분석할 수 있게 되었어요. 모든 학생 정보와 수업 기록이 한 곳에 모여 검색과 참조가 쉬워졌습니다. 객관적인 데이터를 기반으로 학부모님과 상담할 수 있었고, 학생을 분석할 수 있게 됐죠. 만약 모든 업무를 직접 다하려고 하면 투여되는 시간을 무시하지 못할 텐데, 단 5분 만에 학생 한 명의 학습 데이터를 분석하여 포트폴리오를 작성할 수 있게 되었습니다.

 셋째, 업무 효율성이 크게 향상됐어요. 학원의 주요 업무인 학습, 시험, 결과 기록, 공유 과정이 모두 체계화되었고, 모든 과정에서 수집된 데이터를 코딩 없이도 템플릿화 시켜 한 눈에 보기 좋게 관리할 수 있었습니다. 템플릿화 된 상담 및 피드백 시스템 덕분에 반복 업무의 부담이 현저히 준 거죠.

 넷째, 데이터 기반 의사결정이 가능해졌어요. 학생들의 출석률, 성취도 등을 시각화해서 볼 수 있게 되니 더 정확한 판단이 가능해졌습니다. 학생들의 많은 데이터를 기록할수록 학생을 잘 이해할 수 있게 되었고, 맞춤형 가이드를 제공할 수 있게 됐죠. 특히 학부모 상담 전에 해당 학생의 모든 기록을 빠르게 검토할 수 있게 되어 상담의 깊이와 효과가 크게 향상됐습니다.

 

Q. 운영에 시스템이 들어간 효과가 엄청나네요. 가장 효과가 좋은 시스템은 어떤 걸까요?

 가장 효과적이었던 부분은 학습 여정 추적 시스템입니다. ······.

 

 

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