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세계 최대의 리모트워크 기업 깃랩(GitLab)에서는 원격근무를 위해 다양한 협업툴을 활용합니다. 깃랩, 이메일, 줌, 구글 문서, 구글 캘린더, 슬랙(Slack) 등이 대표적이죠
오늘은 그 중에서도 대표적인 생산성 협업툴인 슬랙(Slack)을 어떻게 더 똑똑하게 활용할 수 있는지 알아볼 거예요. 특히 원격근무 기업이라면 내부 커뮤니케이션용으로는 이메일보다는 슬랙과 같은 협업툴을 더 우선하여 활용하는 것이 편리합니다. 슬랙에서는 다양한 업무 소프트웨어와를 연동할 수 있고 구성원들 간의 소통까지 가능하기 때문이죠.
깃랩의 리모트 워크 핸드북에서는 슬랙을 모든 팀 구성원을 위한 내부 전용 커뮤니케이션, 회사 및 팀 업무 업데이트, 실시간으로 이루어지지 않는 (비동기식 소통) 질문 및 협업 등에 활용할 수 있다고 정의합니다.
슬랙 활용의 기본은 비동기식 커뮤니케이션
• 슬랙을 활용할 때 가장 기본적으로 염두에 두어야 할 것은 슬랙에서 주고 받는 메시지에서 실시간 커뮤니케이션을 기대하지 않는 것입니다. 상대방이 즉각 대답하지 않을 수 있다는 점을 염두에 두세요.
• 슬랙을 무료 버전으로 사용하면 대화 내용이 90일까지만 보관되고 그 이후에는 삭제되므로 문서 저장 및 기록, 개인정보와 같은 민감한 정보 공유를 위한 용도로는 사용하지 않도록 합니다.
• 정말 긴급하고 중요한 일이 아니라면 @here나 @channel을 사용하지 않도록 합니다. @here은 현재 채널에 있는구성원 중 온라인 상태에 있는 모든 사람에게 알림이 발송되고, @channel은 자리 비움 상태에 상관 없이 채널에 있는 모든 사람들에게 알람이 가기 때문에 이와 같은 전체 멘션을 과도하게 활용지 않도록 하세요.
• 업무 시간이 서로 다른 경우 슬랙 프로필에 근무 시간을 표시해놓고, 상태 표시를 하여 현재 나의 상태를 동료들이 쉽게 볼 수 있도록 합니다. 그리고 업무 시간 외에는 메시지에 응답하지 않아도 된다는 회사 차원의 가이드라인을 만들어 직원들이 압박감을 느끼지 않도록 하세요.
• 슬랙에서 오는 모든 알림을 실시간으로 확인해야 한다고 생각하지 마세요. 나에게 중요하거나 업무와 관련 있는 알림은 더 자주 확인하고, 그렇지 않은 알림은 적게 받는 것이 업무 효율을 높이는 데도 도움이 됩니다. 아침이나 오후 15분 정도 커피를 마시며 놓친 알림을 확인하는 것으로도 충분할 수 있습니다.
업무 생산성을 높이고 커뮤니케이션을 원활하기 위해 다음과 같은 가이드라인을 정하고 직원들에게 공유하는 것을 고려하세요.
업무 생산성 높이는 슬랙 활용팁
• 업무용으로 슬랙을 활용한다면 다이렉트 메시지 보다는 공개 채널에서 소통하여 협업이 잘 이루어질 수 있도록 합니다. 필요하다면 다른 사람을 태그해서 대화에 끼어들게 하고, 업무 진행 상황을 채널 안에서 바로 파악하는 것이 가능합니다.
• 만약 누군가가 다이렉트 메시지로 업무 관련 내용을 보냈는데 공개 채널로 옮기고 싶다면 이렇게 할 수 있습니다. 다이렉트 메시지에서 “좋은 아이디어/의견이라서 팀원들이 함께 알면 좋을 것 같네요. 이 내용을 '#채널이름' 으로 옮기도록 하겠습니다.” 라고 하고, 해당 공개 채널에서는 “@이름(나에게 다이렉트 메시지를 보낸 사람)이 DM으로 보낸 내용인데 여기에 남길테니 추가 의견이 있는 분들은 남겨주세요”
• 업무 관련 다이렉트 메시지를 보내는 경우 굳이 “안녕하세요”로 메시지를 남긴 후 상대방의 답변을 기다리지 않습니다. 비동기식으로 대화하는 것을 전제로 원하는 내용을 간단하게 남겨서 바로 답변을 얻을 수 있도록 합니다.
• 채널에 게시된 질문이나 코멘트에 응답을 남길 때는 ‘스레드’를 활용해 대댓글을 달면 어떤 주제에 대해서 남기는 글인지 명확하고 같은 주제를 모아서 볼 수 있습니다. 하나의 주제에 대해서 여러 메시지를 남겨서 채널에 속해 있는 사람들이 불필요한 알람을 계속 받는 것을 방지할 수 있습니다.
• 구성원들이 메시지 확인을 잘 하지 않거나 확인에 어려움이 있다면 모든 알림을 이메일로 보내도록 기본 설정을 업데이트할 수 있습니다.
• 채팅 중에 영상 통화가 필요하다면 누군가는 “통화할까요?”라고 물어볼 것입니다. 이런 경우에 두 사람이 동시에 화상 통화 링크를 만들지 않도록 제안한 사람이 먼저 링크를 만들거나, 마지막 댓글을 남기지 않은 사람이 링크를 만든다는 식의 규칙을 만들어놓으면 혼선을 피할 수 있습니다.
• 이모티콘 사용이 모두에게 같은 의미로 받아들여지지 않을 수 있음을 염두에 두세요. 응답의 표시로 이모티콘을 남길 수도 있지만 확실하지 않은 경우라면 텍스트를 사용해서 의사를 표시하는 것이 좋을 수도 있습니다.
채널명은 직관적이고 심플하게 설정하기
구성원들이 특정 질문을 하거나 다양한 주제에 대해서 의견을 주고 받을 수 있도록 적절한 채널을 개설하고 쉽게 이해할 수 있게 이름을 짓는 것도 중요합니다.
#마케팅, #HR, #세일즈, #보안 등과 같이 특정 업무에 따라서 채널을 만들 수도 있지만 여러 팀에 소속된 구성원들이 함께 활용하는 채널도 필요합니다.
IT관련 문제가 생겼을 때 질문을 남길 수 있는 ‘#IT_헬프’ 채널, 캐주얼한 소통을 위해 사진이나 밈, 뉴스 등을 공유할 수 있는 ‘#아무거나’ 채널, 공개적으로 동료나 팀에게 감사 인사를 전할 수 있는 ‘#감사인사’ 채널, 그 외에 #비용처리, #질문 등의 채널도 필요할 수 있습니다.
편집 Flexwork
출처 깃랩(GitLab)
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