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“9월만 되면 또 이 패턴이에요. 2주 전부터 콘텐츠 쫓기듯 만들고, 광고 급하게 돌리고요.”
이 말은 어느 한 교육사업 운영자만의 하소연이 아닙니다. 시즌이 반복되는 교육사업에서 거의 매년 등장하는 전형적인 구조입니다. 공채, 자격증, 입시처럼 해마다 정해진 시기는 똑같이 돌아오지만, 준비는 늘 직전에야 시작됩니다. 작년에 했던 방식을 올해도, 매번 처음처럼 다시 꺼내 쓰는 식이죠.
이 글은 그 지점에서 출발합니다.
매년 시즌마다 쫓기던 교육사업 대표가, 어떤 방식으로 일을 재구성해 “1년 전체를 미리 설계하는” 구조로 전환했는지 하나의 사례로 살펴봅니다.
교육사업이 굴러가는 기본 구조
교육사업은 보통 연간 2~3개의 큰 시즌이 고정되어 있습니다. 예를 들어, 공채는 9~10월, 7급 공무원 시험은 4~5월과 같이 매년 비슷한 시기에 반복되죠. 이렇게 시즌이 분명한 업종일수록 1인 사업자의 연간 계획에는 “각 시즌별 준비 시작 시점”이 함께 들어가 있어야 합니다.
각 시즌마다 반복되는 일은 크게 비슷합니다.
- 강의 커리큘럼 기획
- 강사 섭외 및 계약(플랫폼 형태일 경우)
- 광고 소재 제작 및 세팅
- 수강생 문의 응대 및 CS 준비
대표는 이 과정 전체의 마지막 승인자 역할을 합니다. 어떤 강의를 우선 편성할지, 어떤 키워드와 채널에 광고를 집행할지 모두 여기에서 결정됩니다. 문제는 기업별 채용 일정이 제각각이라는 점입니다. 어떤 기업은 8월, 어떤 곳은 9월, 또 다른 곳은 10월에 공고를 냅니다. 일정이 확정되기도 전에 콘텐츠와 광고 세팅을 미리 시작해야 하는 구조인 거죠.
결과적으로 시즌 시작 2~3주 전이 되면 모든 준비가 한꺼번에 몰립니다. 시즌이 진행되는 동안에는 실시간 CS와 강의 품질 관리에 대부분의 시간이 들어가고요. 시즌이 끝나면, 다음 시즌 준비는 자연스럽게 후 순위로 밀려납니다.
매년 같은 시점에 쫓기는 3가지 구조적 이유
이 구조 안에 있으면 대표의 시야는 점점 가까운 일에만 갇히게 됩니다. 당장 처리해야 하는 일만 눈에 들어오는 상태가 되는 거죠.
원인 1. 일정을 ‘시작일’만 기준으로 잡는다
교육사업 일정은 보통 어떻게 관리될까요? “9월 공채 시작”, “11월 자격증 시즌 시작”처럼, 대부분 시즌의 시작일을 캘린더에 표시하는 식입니다. 이 방식으로만 관리하면 어떤 일이 벌어질까요?
콘텐츠 제작, 광고 세팅, 강사 섭외가 모두 시즌 직전에 집중됩니다. 시즌이 겹치는 구간이 나오면 우선순위조차 정하기 어려워집니다. 예를 들어 9월 공채와 10월 자격증 시즌이 이어진다면, 어디에 먼저 인력을 써야 할지 판단이 막히는 거죠. 시작일 중심의 일정 관리는 ‘준비 기간’을 달력에서 아예 지워버립니다. 그러면 팀의 규모와 상관없이 항상 마감에 쫓기는 의사결정을 할 수밖에 없습니다.
SEO도 같은 패턴입니다. 최소 3개월 전부터 준비해야 효과가 나는 걸 알지만, 실제 시작은 시즌 2주 전입니다. 결국 매번 “이번에도 SEO는 포기”라는 결론으로 끝나게 됩니다.
원인 2. 끝나고 나면 다음 준비가 머릿속에서 사라진다
9월 공채 시즌이 끝났다고 해보겠습니다. 그 다음 주부터는 누적되어 있던 다른 업무가 밀려 들어옵니다. 고객 응대, 정산과 회계, 내부 관리 업무 등이죠. 그러는 사이 꼭 필요했던 한 가지가 빠져버립니다. “11월 자격증 시즌 준비를 지금부터 시작해야 한다”는 사실입니다.
달력에 표시해두고 알람을 여러 개 맞춰둬도 막상 그 시점이 오면 다른 일에 밀려 지나가기 쉽습니다. 왜일까요? “3개월 뒤 시즌을 오늘부터 준비해야 한다”는 생각 자체가 일상 속에서 자연스럽게 떠오르지 않기 때문입니다.
원인 3. 작년 자료와 성과가 한 곳에 모여 있지 않다
작년 시즌의 결과를 보려고 할 때를 떠올려 보세요. 어떤 광고 조합이 효과가 좋았는지, 어느 소재의 전환율이 높았는지 확인하려면 광고 계정을 처음부터 끝까지 다시 훑어봐야 합니다. 자료가 여기저기 흩어져 있으니, “올해는 어디에 힘을 줄지”를 단번에 판단할 수 있는 구조가 없습니다.
결국 당장 눈앞의 일만 처리하게 됩니다. 강의를 만드는 일에만 계속 매달리다 보니, 다음 시즌을 위한 선행 마케팅은 손도 대지 못합니다. 기록이 남아 있지 않으면 다음 시즌 역시 “감”으로 운영할 수밖에 없습니다. 그 결과, 규모와 상관없이 계속 1인 사업자처럼 움직이는 패턴이 반복됩니다.
기존 방식의 한계가 드러난 순간
3년 차에도 똑같은 패턴이 반복되었습니다. 시즌이 다가오면 급하게 준비하고, 진행 중에는 문의 응대와 운영에 매달리고, 시즌이 끝나면 지쳐서 다음 시즌 준비는 미룹니다. 이 흐름이 3년째 이어졌습니다.
문제는 단순히 “일이 너무 많아서”가 아니었습니다.
시즌이 끝나는 순간, 다음 준비가 시스템에서 끊기는 구조였습니다. 일정을 시작일만 기준으로 관리했기 때문입니다. 시즌 자체는 매년 같은 리듬으로 반복되는데, 실제 운영은 매번 처음처럼 다시 시작하는 셈입니다. 올해도 여전히 작년 자료를 찾느라 시간을 쓰고, 같은 실수가 반복됩니다.
이 방식대로라면, 내년에도 똑같은 상황이 다시 올 것이 분명했습니다.
매년 같은 시기에 막힌다면, 문제는 ‘시즌’이 아니라 ‘구조’입니다.
교육사업을 안정적으로 돌리기 위해 필요한 3가지
시즌은 매년 반복되는데, 준비는 늘 처음처럼 급하게 시작됩니다. 시스템이 아니라 대표의 기억에만 의존하는 구조이기 때문입니다. 그렇다면 연 단위로 관리할 수 있는 시스템은 어떤 모습이어야 할까요?
여기서 세운 기준은 단 하나였습니다.
“시즌이 끝난 직후, 다음 시즌 준비에 바로 들어갈 수 있는 구조인가.”
이 한 줄 기준만 잡아도 1인 사업자의 연간 계획은 “당장의 급한 일 처리”가 아니라 “다음 시즌을 미리 여는 일”로 성격이 바뀝니다. 그만큼 일정에 쫓기는 빈도도 줄어듭니다.
조건 1. 1년 전체가 한 화면에서 보이는가
가장 먼저 필요했던 건, 해마다 반복적으로 진행되는 주요 시즌 전체가 한눈에 보이는 구조였습니다. 특히 당시에는 중요했지만 시간이 지나면 잊혀지는 의사결정들을 함께 붙잡아 둘 수 있어야 했습니다. 예를 들어 “작년 9월 공채 시즌에 새로 시도한 홍보 방식은 무엇이었는지”, “11월 자격증 시즌에 어떤 예산 구간에서 페이드 광고 효율이 가장 좋았는지” 같은 것들입니다.
이런 과거의 이벤트와 의사결정 흐름이 연속으로 보이기만 해도, 올해 다가오는 시즌에서 어떤 선택을 해야 할지 기준이 훨씬 명확해집니다. 작년의 시행착오를 거울 삼아 더 나은 전략을 세울 수 있는 거죠.
그때는 분명 중요했지만 지금은 기억나지 않는 의사결정들, 이제는 한 번에 다시 꺼내볼 수 있어야 합니다.
조건 2. 시즌 종료와 동시에 ‘다음 준비 시점’을 보여주는가
“3개월 뒤 시즌을 지금부터 준비해야지”라는 생각을 대표가 매번 떠올려야 할까요? 그렇게 기대하는 순간 또 잊혀집니다. 달력에 표시해두고, 알람을 여러 개 맞추고, 메모를 남겨도 실제 그 시점이 되면 다른 일에 밀려 지나가기 쉽습니다.
만약 프로젝트 관리 시스템에서 연간 시즌 전체를 미리 설정해 둘 수 있다면 어떨까요?
“9월 공채가 끝나는 주에, 11월 자격증 시즌 준비를 시작한다”는 일정을 프로젝트 관리 화면에 미리 넣어두는 식입니다. 각 시즌의 준비 시작 시점을 앞당겨 입력해두면, 어느 시즌이 끝날 때마다 “다음에 바로 준비해야 할 일”이 이미 정리된 상태로 눈에 들어옵니다.
대표가 매번 기억할 필요가 없습니다. 프로젝트 관리 페이지를 열면 “지금 시작해야 할 다음 준비”가 자동으로 떠 있습니다. 잊으려고 해도 잊기 어려운 구조가 되는 거죠. 시스템이 시즌 종료와 동시에 다음 시즌 준비를 시작하게 만드는 방식입니다.
이렇게 되면 대표의 기억력에 기대지 않고, 구조가 회사를 움직이는 방식으로 전환됩니다.
조건 3. 시즌별 자료와 성과가 한 곳에 누적되는가
작년 데이터를 살펴보고 싶을 때를 상상해보겠습니다.
먼저 광고 계정을 열어 시즌 전체 광고비와 성과를 확인합니다. 그다음 드라이브나 폴더를 뒤져서 전환이 좋았던 키워드를 다시 찾아봅니다. 강사와의 계약 조건은 카톡 대화방을 뒤로 올려가며 다시 읽어야 합니다. 이렇게 자료를 하나씩 모으다 보면 어느새 한 시간이 훌쩍 지나 있습니다.
이상적인 그림은 다릅니다. “작년 9월 공채 시즌” 페이지를 하나 열면, 그 안에 당시에 사용했던 광고 소재, 반응이 좋았던 키워드, 강사 계약 조건까지 모두 정리되어 있는 상태여야 합니다.
업무 요청, 콘텐츠 기획, 마케팅 계획이 각각 다른 도구에 흩어져 있는 구조가 아니라, 한 시스템 안에서 시즌 단위로 모여 있는 구조입니다. 그러면 광고 계정과 폴더를 매번 뒤질 필요가 없습니다. 페이지 하나만 열면 작년 데이터를 바로 참고할 수 있습니다.
기록이 없으면 매년 처음처럼 다시 시작해야 하지만, 기록이 쌓이면 그 자체가 자산이 됩니다. 그러면 3년 차에는 3년 차답게 일할 수 있는 구조가 만들어집니다.
더 이상 쫓기지 않고, 시즌보다 먼저 움직이도록
이 시스템을 도입한 뒤, 대표의 하루는 다른 패턴을 갖게 되었습니다.
한 시즌이 끝난 다음 주, 다음 시즌 준비용 페이지를 연 뒤 프로젝트 관리 화면을 봅니다. 거기에는 미리 설정해둔 연간 시즌 흐름이 한 번에 펼쳐져 있습니다. 9월 공채, 11월 자격증, 내년 4월 7급 시즌까지 한 화면에서 연결돼 보입니다.
시즌 3개월 전에는 이미 콘텐츠 제작이 끝나 있습니다. 각 기업의 채용공고 예상 일정을 캘린더에 입력하고, 해당 시기에 맞춰 콘텐츠를 선 발행합니다. “삼성 공채 일정”, “현대 인적성 후기”와 같은 SEO 키워드를 앞당겨 확보해둡니다.
시즌 1개월 전에는 광고 초안이 준비된 상태입니다. 작년에 정리해 둔 의사결정과 그 결과 데이터를 함께 보면서, 이번 시즌의 광고 방향을 미리 정해둡니다. 시즌 직전에는 최종 검수만 하면 되죠.
실제 시즌이 진행되는 동안에는 CS와 운영에 집중할 수 있습니다. 콘텐츠와 광고 소재는 이미 세팅되어 있기 때문에, “이번에는 어떤 메시지로 광고를 만들어야 하지?” 같은 고민이 사라집니다.
지표로 보면 이렇게 달라졌습니다.
- 작년 12월 대비 매출 2배 증가
- 콘텐츠 제작 시점: 시즌 직전 간신히 완료 → 최소 3개월 전 완료
- 시즌 직전 야근 빈도: 주 7일 수준 → 주 2일 수준
실제 고객이 말한 변화
이 사례의 대표는 교육사업을 시작한 지 3년이 지난 시점이었습니다. 기업별 자소서, 논술, 면접 등 연간 3~4개의 시즌을 돌리고 있었지만, 시즌이 돌아올 때마다 비슷한 방식으로 일이 한꺼번에 몰렸습니다.
가장 답답했던 지점은 “알고 있음에도 실행하지 못한다”는 점이었습니다. SEO는 3개월 전에 준비해야 한다는 것도 알고, 작년 데이터를 정리해둬야 한다는 것도 알고 있었지만, 막상 시즌이 끝나면 다른 일에 밀려 다시 직전 준비로 돌아가곤 했습니다. “작년에도 이랬는데 왜 또 이렇게 되지?” 라는 생각을 반복했지만, 구조를 어떻게 바꿔야 할지 감이 없었던 상황이었습니다.
이 시스템을 도입한 뒤 2개월째 운영 중인 교육사업 대표는 이렇게 이야기했습니다.
“3월에 해야 할 일들이 12월에 이미 끝나 있더라고요. 작년 강의 자료도 한데 모여 있고, 어떤 키워드가 잘 먹혔는지도 정리돼 있고요. 처음으로 1년 전체를 설계하는 느낌이었습니다.”
역할의 초점도 달라졌습니다. 강의를 만드는 사람에서, 연간 마케팅을 설계하는 사람으로 태도가 이동했습니다.
이 사례가 말해주는 것
매년 시즌에 쫓기던 이유는 “일이 많아서”가 아니었습니다. 일정을 시작일 기준으로만 관리했기 때문입니다. 시즌을 연간 프로젝트 단위로 관리하기 시작하면, 시즌은 더 이상 “준비 구간”이 아니라 “실행 구간”이 됩니다.
정리하면, 1인 사업자의 연간 계획에서 중요한 것은 단순한 ‘할 일 목록’이 아닙니다. 반복되는 시즌마다 “준비·실행·기록”이 한 화면 안에서 연결되어 있는 구조입니다. 이 구조 덕분에 콘텐츠와 마케팅을 미리 쌓아둘 수 있을 때, 교육사업 대표는 비로소 1년 전체를 설계할 수 있습니다.
지금 쓰고 있는 방식에서, 대표가 언제 어떤 기준으로 일을 확인하고 있는지 한 번 점검해 보고 싶다면 아래 내용을 이어서 보셔도 좋습니다.
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시작일만 기준으로 일정을 관리하면 시즌이 끝난 뒤 다음 준비를 계속 놓치게 됩니다. 그래서 연 단위 계획이 필요합니다. 작은 팀은 담당자와 마감일만 명확히 잡아도 충분합니다.
프로젝트 관리를 챙기는데도 업무가 누락된다면, 메신저로 일을 지시하는 방식에서 생기는 구조적인 문제일 가능성이 높습니다. 그 원인과 정리 방법을 다룬 글입니다.
© 공여사들. ‘일의 구조’를 만듭니다.
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