48
첫 직원 채용, 온보딩은 왜 항상 같은 지점에서 막힐까
지금 이 글을 보고 계신 분이라면, 아마 첫 직원을 막 채용한 시점일 가능성이 큽니다. 채용 공고 올리고, 서류 보고, 면접까지 끝낸 것만 해도 에너지가 많이 들었을 거예요. 그런데 막상 출근일까지 일주일 정도 남겨두고 나면, 전혀 다른 고민이 시작됩니다.
“첫날 뭘 시켜야 하지?” “어디까지 알려줘야 하지?”
대부분의 온보딩은 이 질문 앞에서 멈춥니다. 그리고 이 막막함은 단순히 준비를 덜 해서 생기는 문제가 아닙니다.
대표가 옆에 붙어 있어야만 굴러가는 구조의 피로감
큰 조직에는 인사팀이 있고, 정리된 온보딩 매뉴얼이 있고, 맡아서 챙겨줄 사수도 있습니다. 하지만 작은 팀에는 그런 인프라가 거의 없습니다. 결국 온보딩의 시작부터 끝까지, 모든 준비는 대표의 몫입니다.
와이파이 비밀번호 안내부터 프린터 세팅, 필요한 서비스 가입, 노트북과 계정 세팅, 거기에 업무 설명까지 이어집니다.
문제는 이 모든 과정을 대표가 옆에서 하나씩 말로 설명해야만 돌아간다는 점입니다. 이미 할 일은 쌓여 있는데, 그 부담을 덜어보려고 직원을 뽑은 상황이죠. 그런데 온보딩이 시작되는 순간, 오히려 대표의 하루는 더 쪼개지고 복잡해집니다.
이런 장면이 익숙하다면,
지금 막힌 지점은 ‘문서’가 아니라 ‘구조’일 가능성이 큽니다.
온보딩이 막막한 진짜 이유는 ‘설명이 부족해서’가 아니다
막상 첫 직원을 앞두고 고민을 정리하다 보면 이런 결론에 도달합니다. “어차피 내가 다 알려줘야겠네.”
그래서 서둘러 온보딩 문서를 만들어야겠다고 마음먹습니다. 그런데 막상 쓰려고 하면 또 멈춥니다.
무엇부터 써야 할지 모르겠고, 빠뜨린 내용이 있을까 불안하고, 이 구조가 맞는지도 확신이 서지 않습니다. 이때 느끼는 혼란은 능력이 부족해서가 아니라, 온보딩을 ‘문서 문제’로만 해결하려 했기 때문에 생기는 구조적 혼선에 가깝습니다.
많은 회사에 신규 입사자 매뉴얼은 있습니다. 하지만 신입이 그 매뉴얼만 보고도 스스로 다음 행동까지 이어갈 수 있게 설계된 구조를 가진 회사는 많지 않습니다.
온보딩의 본질은 ‘문서’가 아니라 ‘구조’다
온보딩을 문서 몇 개 준비하는 일로 끝내려 하면, 정작 중요한 포인트를 놓치게 됩니다. 실제로 중요한 것은 그 회사에 맞는 온보딩 프로세스를 어떻게 설계하느냐입니다. 어떤 순서로 무엇을 보고, 무엇을 체크하고, 어디까지 완료되면 온보딩이 끝난 것으로 볼지까지 포함한 구조가 있어야 신입이 주도적으로 움직일 수 있습니다.
회사 정보를 한 번에 쭉 설명하는 과정만으로는 온보딩이 아닙니다. 온보딩의 목적은 신입이 질문 없이도 회사와 일을 이해하도록 세팅하는 것입니다.
신입이 질문을 반복해서 많이 하는 이유도, 설명을 이해하지 못해서라기보다는 “지금 이걸 어디서 찾아봐야 하는지” 기준을 못 잡았기 때문인 경우가 많습니다. 그래서 온보딩이 잘 되는 팀들은 공통적으로, 누군가에게 묻기 전에 먼저 찾아볼 수 있는 구조를 만드는 데서 시작합니다.
- 질문 → 대표에게 바로 묻는 구조
- 질문 → 먼저 문서에서 찾아보고 해결하는 구조
온보딩이 이 둘 중 어느 쪽으로 설계되어 있느냐가 대표의 시간을 계속 소모시키는지, 지켜주는지를 결정합니다.
완벽하지 않아도 된다, 7일이면 충분하다
온보딩을 한 번에 완벽하게 준비할 필요는 없습니다. 중요한 것은 단 하나입니다. 신입이 혼자서도 답을 찾을 수 있는 ‘시스템’을 갖추는 것입니다.
- 궁금한 게 생길 때마다 대표를 붙잡는 구조가 아니라,
- 신입이 직접 클릭하고 검색해서 답을 찾아낼 수 있는 구조를 만든다.
- 그래서 첫날부터 대표가 옆에 붙어 있을 필요가 없습니다. 온보딩 시스템이 대신 가르쳐주는 구조를 만들면 됩니다.
이렇게 되면 대표는 급한 일부터 처리할 수 있고, 신입은 준비된 시스템을 따라가며 온보딩을 스스로 진행하게 됩니다.
온보딩은 문서가 아니라 ‘시스템’이어야 한다
여기서 노션이 등장하는 이유는 명확합니다. 노션은 예쁜 글을 쓰는 도구가 아니라, 상태와 진행을 함께 관리하는 도구이기 때문입니다.
열람만 가능한 PDF나 일반 문서 형태의 가이드가 아니라, 체크와 진행 상황이 한 곳에서 관리되는 ‘신규 입사자용 가이드북’을 노션 데이터베이스 형태로 구성해야 실제 온보딩 현장에서 계속 쓰이게 됩니다.
온보딩에서 중요한 건 “읽었는가”가 아니라 “어디까지 완료했는가”입니다. 이 기준이 빠져 있으면, 정리된 문서를 아무리 잘 만들어도 대표는 결국 또다시 설명하느라 시간을 쓰게 됩니다.
노션 온보딩 시스템, 이렇게 설계해야 한다
노션으로 온보딩을 만들어야겠다고 하면 많은 분들이 기능부터 떠올립니다. 하지만 기능보다 먼저 잡아야 할 것은 ‘기준’입니다.
기준은 단순합니다. “신입이 누구에게도 묻지 않고 다음 행동으로 바로 넘어갈 수 있는가?”
그래서 많은 팀이 처음부터 전부 새로 만들기보다, 기본이 되는 노션 온보딩 템플릿을 하나 정해 놓고 자기 회사 상황에 맞게 구조를 수정하는 방식을 선택합니다. 중요한 건 보기 좋은 템플릿이 아니라, 실제로 굴러가는 온보딩 구조이기 때문입니다.
온보딩은 글 목록이 아니라 해야 할 일의 목록으로 구성되어야 합니다. 그래서 일반 문서 형식이 아니라, 체크리스트와 상태를 함께 관리할 수 있는 표 형태의 데이터베이스 구조로 설계하는 편이 훨씬 효율적입니다.
“이 정도만 해도 효과가 있을까요?”
공여사들의 내부 신입 온보딩에도 이 방식을 그대로 적용했습니다. 시스템을 도입한 뒤, 온보딩에 쓰이는 에너지의 질이 달라졌습니다.
Before : 온보딩 시스템 없이 진행했을 때
- 대표가 옆에서 하나하나 설명해야 해서 온보딩에만 반나절 이상 소요.
- “이거 어디에서 볼 수 있어요?” 같은 질문이 반복되며 대표와 직원 모두 흐름이 자주 끊김.
After : 온보딩 시스템을 도입한 이후
- 첫 출근 날부터 대표가 옆에 붙어 있지 않았습니다.
- 신입은 온보딩 페이지를 위에서부터 순서대로 따라가며 읽고 체크만 하면 됩니다.
- 궁금한 점은 시스템 안에서 검색해 스스로 해결하도록 설계했습니다.
같은 질문이 반복해서 올라오는 일은 거의 사라졌고, 대표가 붙어서 설명해야만 진행되던 순간들도 눈에 띄게 줄었습니다.
결국 핵심은 단순합니다. ‘물어보기 전에 먼저 찾아볼 곳’을 시스템 안에 만들어 두는 것입니다.
도입 후, 온보딩 현장은 이렇게 달라집니다 
- 진행 상황이 한눈에 보입니다.
온보딩 진행 상태가 자동으로 표시되기 때문에 “어디까지 봤지?”, “다 끝났나?”를 따로 확인할 필요가 없습니다. - 신입 첫 출근 날, 온보딩 페이지 한 번 전달하면 끝입니다.
“여기에 다 정리해 두었어요. 순서대로 보시고 체크만 해 주세요.” 라는 한 문장으로 설명을 대신할 수 있습니다. 별도의 반복 안내가 필요 없습니다. - 한 번 만들어두면 계속 재사용 가능합니다.
두 번째, 세 번째 직원이 들어와도 같은 온보딩 시스템을 그대로 사용하면서 회사가 커지는 동안 자산처럼 계속 누적됩니다.
회사의 신입사원 매뉴얼은 한 번 만들고 끝나는 문서가 아니라, 인원이 늘어날수록 계속 쓰이는 회사 운영의 기본 자산입니다. 그래서 처음부터 문서가 아니라 시스템 관점으로 설계하는 것이 중요합니다.
온보딩 과정에서 신입이 어떤 일을 어떤 순서로 했는지까지 기록이 남는 구조로 만들면, 대표는 굳이 일일이 물어보지 않아도 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있습니다.
정리하면, 첫 직원 온보딩은 이렇게 달라져야 합니다
첫 직원 온보딩이 어려운 이유는 대표가 설명을 못해서가 아닙니다. 온보딩을 ‘문서 몇 개로 해결해야 할 문제’라고 생각해 버렸기 때문입니다.
온보딩은 설명의 문제가 아니라 구조의 문제입니다. 그리고 이 구조를 현실적으로 구현하기에 노션만큼 적합한 도구도 많지 않습니다. 첫 직원이 출근하는 날, 대표가 하루 종일 붙어 있지 않아도 되게 만들고 싶다면 지금부터 온보딩을 ‘시스템 관점’에서 다시 설계해야 합니다.
이 구조를 그대로 적용해 보고 싶다면, 아래 무료 웨비나에서 실제 예시를 먼저 확인해 보셔도 좋습니다.
대표님들이 함께 많이 본 콘텐츠
우리 회사에 대한 기본 설명을 마쳤다면, 그다음은 실무입니다. 매번 처음부터 다시 설명하지 않으려면, SOP를 반드시 만들어 두는 편이 좋습니다.
첫 채용을 준비 중이라면 이 글도 함께 보세요. 사람이 늘었을 때 업무를 어떻게 주고받을지, 피드백은 어떻게 설계할지 미리 구조를 점검해 볼 수 있습니다.
© 공여사들. ‘일의 구조’를 만듭니다.
0
0