단순한 업무 같은데, 왜 이렇게 바쁠까

자료를 요청하고 정리하는 일은 대부분의 조직에서 익숙하게 반복됩니다.

고객별로 안내 메시지를 보내고, 자료를 받으면 저장해서 폴더를 만들어 정리, 업무 보드에 현황을 업데이트합니다. 제출 안한 사람들에게는 따로 리마인드를 보내고요.

단순해 보이지만 실제로는 카톡, 이메일, 구글 드라이브, 구글 시트, 로컬 폴더 등… 여러 도구를 계속 오가게 돼요. 결국 일을 처리하는 시간보다, 확인하고 정리하고 관리하는 시간이 더 많아집니다.

사람이 직접 하다 보니 누락이 생기기도 하고, 관리자는 전체 현황을 파악하기 어려워 지기도 하구요. 단순 업무처럼 보이지만, 실제 업무의 무게 중심은 요청 자체보다 추적과 관리에 있습니다.

자동화 프로세스로 바꾸면

⚪ Before(수기)
고객별로 메시지 발송 → 자료를 받아서 저장 → 고객별 폴더 생성 → 받은 자료 정리 → 업무 보드 업데이트 → 미제출자 개별 리마인드

🟢 After(자동)
일괄 안내 발송 → 고객이 직접 제출 → 고객별 폴더에 자동 분류 → 업무 보드 업데이트 → 미제출자 리마인드

여기서 사람이 계속 하게 되는 일은 많지 않습니다. 대부분은 예외 상황을 확인하거나, 잘못 제출된 자료를 개별로 안내하는 정도입니다.

이미 CRM처럼 업무 흐름이 잘 정형화된 영역에서는 솔루션을 사용하는 것이 자연스러운 선택입니다. 하지만 모든 업무가 이런 형태로 정리되어 있지는 않습니다. 조직마다 흐름이 다르고, 같은 업무라도 방식이 조금씩 다르기 때문입니다.

그래서 새로운 툴을 도입하기보다 기존의 도구 위에서 업무 흐름을 자동화하는 방식이 더 잘 맞는 경우도 있습니다.

아래는 실제로 Google Sheets와 Drive를 기반으로 구성한 세무회계 자동화 사례입니다. 제출 페이지만 추가해서 전체 흐름을 연결한 구조입니다.

익숙한 업무를 다시 보면

업무를 기능 단위로 보면 사람이 계속 해야 하는 일처럼 보이지만, 프로세스 단위로 보면 시스템이 처리할 수 있는 영역으로 나뉩니다. 자료 수합 업무를 다시 보면, 80%는 반복되는 규칙이었고 사람이 해야하는 영역은 생각보다 많지 않았습니다.

지금 반복하고 있는 업무가 있다면, 사람이 해야 하는 일인지 아니면 프로세스가 없어서 사람이 하고 있는 건지 한번쯤 생각해볼 수 있을 것 같습니다.

운영이 시스템으로 돌아가는 조직
조직의 업무 체계를 구축하고, 업무 프로세스를 자동화합니다.
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