직접 만든 휴가 관리 시스템, 
25명 규모 조직에서 몇 년간 운영한 사례

팀이 커지다 보면 꼭 한번 이런 순간이 오게 됩니다. 업무가 사람에 대한 의존도가 높고, 히스토리가 쌓이지 않고, 뭔가 정리가 필요하다는 느낌이요.

그때 보통 하는 선택이 "툴 도입"인 것 같아요. 그런데 근태, 프로젝트, 문서 관리 툴 ㅡ 하나씩 추가하다 보면 어느새 팀원들은 이리저리 옮겨다니고, 고정비는 쌓이고, 업무는 오히려 더 파편화 됩니다.

특히 크지 않은 조직에서는 유연한 업무 관리가 필요할 때도 많은데, 그때마다 새로운 툴을 도입하기는 어렵죠. 

그래서 선택한 방법은, 이미 전사적으로 사용하고 있던 노션을 중심으로 업무 체계를 구축하는 거였습니다.

휴가 관리 시스템은 그 과정에서 만들어진 체계 중 하나였습니다. 실제로 25명 규모의 조직에서 몇 년간 운영하며 사용했던 사례를 공유합니다.

노션으로 직접 만든 이유

1. 이미 전사적으로 노션을 쓰고 있었다
   업무마다 새 툴을 추가하면 고정비가 쌓이고, 팀원들은 이리저리 옮겨다니느라 피로해진다.
2. 예외 케이스가 많지 않았다.
   전 직원 풀타임 구조라 근무 유형이 단순했고, 복잡한 수당 계산이 필요하지 않았다.
3. 자유도가 높다.
   데이터베이스, 수식, 권한 설정까지 조합하면 웬만한 업무 시스템은 직접 구축할 수 있다.

결과적으로 만들어진 시스템은 이렇게 작동합니다:
휴가 신청·승인 과정, 입사일 기준 발생·사용·잔여 연차가 자동으로 계산됩니다. 
"내 휴가가 몇 개 남았지?"를 매번 묻지 않아도 되고, 관리자는 휴가 사용 현황을 엑셀로 정리하거나 잔여 연차를 따로 계산할 필요가 없습니다.

다만, 이 방식은 중·소규모 조직에 더 적합합니다. 조직 규모가 크거나, 근무 유형과 수당 구조가 복잡하다면 전문 HR 솔루션이 더 적합할 수 있습니다.

어떤 구조로 돌아가나?

크게 두 페이지로 운영합니다. 전 직원이 접근하는 휴가 신청 페이지와, 관리자만 볼 수 있는 관리자 페이지입니다.

1. 기본 설정: 휴가 종류(연차, 반차, 병가 등)와 멤버 정보를 입력
2. 신청: 멤버가 휴가를 신청하면, 팀장에게 자동으로 알림 발송
3. 승인: 팀장이 승인하면, 신청 리스트에서 정리
4. 집계: 해당 멤버의 휴가 현황에 자동으로 업데이트 되고, 사용·잔여 연차는 실시간 계산되어 반영

휴가 신청 화면

모든 멤버가 접근할 수 있지만, 권한 설정으로 승인된 휴가를 삭제하거나 규정을 임의로 수정할 수 없습니다.

• 멤버는 휴가를 신청하고, 관리자는 알림을 받아 승인할 수 있습니다.
• 본인의 연차 사용 내역과 잔여 현황을 확인할 수 있습니다(다른 멤버의 정보는 보이지 않음)
• 사내 휴가 규정을 언제든 확인할 수 있습니다.

관리자 화면

관리자만 접근 가능하며, 전 직원의 휴가 현황을 한눈에 파악합니다.

• 새 멤버 추가 시 입사일만 입력하면 모든 세팅이 완료됩니다.
• 현재 연차 기간의 발생, 사용, 잔여 연차가 자동 계산됩니다.

툴보다 중요한 것은 체계

여러 툴을 써보고 비교한 끝에 내린 결론은, 결국 중요한 것은 툴 자체가 아니라 업무 체계라는 것입니다.

노션은 그런 체계를 만들기에 충분히 유연한 도구였습니다. 물론 모든 것을 노션 하나로 해결하기보다는, 노션을 정보의 허브로 두고 구글 워크스페이스처럼 데이터와 파일 관리에 강한 도구를 함께 활용하는 방식이 더 적합했습니다.

여기에 Make, Claude 같은 자동화·AI 도구를 더하면 체계 위에 자동화가 자연스럽게 얹히고, 업무 히스토리와 맥락이 쌓이면서 AI 역시 더 효과적으로 활용할 수 있게 됩니다.

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운영이 시스템으로 돌아가는 조직
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