1. 일정 잡지 마라

미쳤다고 생각할지도 모르겠다. 하지만 나는 진심이다. 만약 당신이 이 방식을 해낼 수만 있다면(구조화된 업무 환경에서는 불가능할 수도 있지만), 이 간단한 팁 하나만으로도 생산성에 엄청난 차이를 만들 수 있다.

'일정을 잡지 않는다'는 말은 미래의 특정 시간에 회의, 약속, 활동을 하겠다고 약속하는 것을 거부하라는 뜻이다. 그 결과, 당신은 언제든 가장 중요하거나 흥미로운 일에 집중할 수 있게 된다.

하루 종일 리서치 보고서를 쓰고 싶은가? 그렇게 하라! 하루 종일 코딩만 하고 싶은가? 그렇게 하라! 하루 종일 동네 카페에 앉아 생산성 관련 책을 읽고 싶은가? 그렇게 하라!

누군가 이메일이나 전화로 "화요일 3시에 만납시다"라고 하면 적절한 응답은 이렇다. "제가 2007년에는 따로 일정을 잡지 않고 있어서 확답은 못 드립니다만, 화요일 2시 45분쯤 전화 주시겠어요? 그때 제가 시간이 되면 뵙겠습니다." 혹은 정말 중요한 일이라면 이렇게 말하라. "그럼 차라리 지금 당장 만납시다."

물론 이 방법은 당신이 처한 상황이 이를 허용할 때 가능하다. 직장 환경이 경직되어 있거나, 당신이 관리해야 할 사람이 많은 CEO라면 실행하기 어려울 것이다. 하지만 일단 실행할 수만 있다면 해방감을 느낄 것이며, 그 어떤 전술보다 훨씬 높은 생산성을 가져다줄 것이다.

이 방법의 또 다른 장점은 '전부 아니면 전무'일 필요가 없다는 것이다. 여전히 내 달력에는 도저히 빠질 수 없는 몇 가지 일들이 끼어들곤 한다. 하지만 적어도 "반드시 해야 할 일"과 "흥미로워 보이지만 일정은 잡지 않겠다"는 일 사이의 선은 그을 수 있게 된다.

2. 세 가지 리스트만 관리하라: 할 일(Todo), 지켜볼 일(Watch), 나중에 할 일(Later)

할 일(Todo) 리스트: 반드시 해야 하는 일, 약속, 의무 사항들을 넣는다. 리스트는 하나로 유지하되 기간별(오늘, 이번 주, 다음 주, 다음 달)로 분류할 수 있다.

지켜볼 일(Watch) 리스트: 후속 조치가 필요하거나, 타인의 회신을 기다려야 하거나, 미래에 다시 확인해야 할 모든 일을 넣는다.

나중에 할 일(Later) 리스트: 그 외의 모든 것, 즉 시간 날 때 하고 싶거나 할 예정인 모든 것을 넣는다.

이 세 가지 리스트에 들어가지 않는 것은 그냥 버려라.

3. 매일 밤, 내일 할 일 3~5가지를 인덱스 카드에 적어라

매일 잠들기 전, 3x5 인덱스 카드에 내일 할 일 3~5가지를 짧게 적는다. 그리고 다음 날, 그 일들을 실제로 해내라.

나는 자기 전 책상에 앉아 '할 일 리스트'를 열고 내일 끝낼 3~5가지 일을 골라낸다. 이를 새 인덱스 카드에 적어 차 키 옆에 두고 잠든다. 다음 날, 나는 어떻게든 그 리스트의 일들만은 끝내려고 노력한다. 그것만 해내면 성공적인 하루다.

생산성 기법을 많이 시도해본 사람들은 이것이 가장 효과적인 방법 중 하나라고 입을 모은다. 이 습관을 들이면, 그동안 얼마나 많은 날을 '중요하거나 의미 있는 일' 3~5개도 제대로 끝내지 못한 채 흘려보냈는지 깨닫게 될 것이다.

4. 카드의 뒷면을 '추가로 한 일 리스트'로 사용하라

방법은 간단하다. 하루 중 유용한 일을 할 때마다 카드의 뒷면에 그 내용을 적는 것이다.

무언가를 해낼 때마다 기록하면, 마치 실험실 쥐가 버튼을 누르고 먹이를 보상받을 때처럼 엔도르핀이 솟구친다. 하루가 끝나고 다음 날의 카드를 준비하기 전, 오늘의 추가로 한 일 리스트를 보며 당신이 실제로 해낸 수많은 일에 감탄해 보라. 그러고 나서 카드를 찢어서 버려라. 생산적이고 보람찬 하루가 마무리되는 순간이다.

온종일 사람들과 이야기하고, 전화하고, 이메일 답장하고, 서류 작업을 하느라 녹초가 되어 집에 왔는데 "도대체 오늘 내가 한 게 뭐지?"라는 생각이 드는 날이 있지 않은가? 추가로 할 일 리스트가 그 답을 줄 것이다.

5. 구조화된 미루기

스탠퍼드 대학교의 철학 교수인 존 페리의 아이디어를 그대로 가져온 것이다.

구조화된 미루기의 핵심은 '미루려는 본능'과 싸우지 말고, 오히려 그것을 이용해 다른 일을 해내는 것이다. 보통 하루 중에는 미루고 싶어서 피하고 있는 중요한 일이 하나쯤 있기 마련이다. 그 일을 미루는 동안 대신 다른 유용한 일들을 잔뜩 해버리는 것이다.

존 교수의 말을 빌리자면 이렇다. "우리의 할 일 리스트는 중요도 순으로 정렬되어 있다. 가장 시급하고 중요한 일이 맨 위에 있다. 하지만 리스트 아래쪽에도 가치 있는 일들은 많다. 위의 일을 하지 않기 위해 아래의 일들을 해치우는 방식이다."

예를 들어, 나는 전화 통화하는 것을 정말 싫어한다. 이메일은 좋고 직접 대면하는 것도 괜찮지만 전화는 질색이다. 그래서 꼭 해야 할 전화를 피하는 동안 내가 얼마나 많은 일을 해치우는지 모른다. 사실, 지금 이 글을 쓰고 있는 것도 그런 상황이다.

6. 전략적 무능함

어떤 일을 다시는 맡고 싶지 않다면, 처음 그 일을 요청받았을 때 아주 처참하게 망쳐버리는 것이 최고의 방법이다. 아니면 더 좋은 방법이 있다. 그냥 "제가 그 일을 하면 정말 엉망으로 만들 게 뻔하다"라고 말하는 것이다. 확신에 찬 목소리와 맑은 눈빛을 유지하면 아마 그 일에서 해방될 것이다.

물론, 이 전술은 당신이 능숙하게 해낼 수 있는 더 중요한 다른 일이 있다는 전제하에 유효하다. 회사 야유회 준비, 팩스나 택배 보내기 등등 '전략적 무능함'을 발휘할 수 있는 리스트는 거의 끝이 없다.

7. 이메일은 하루에 딱 두 번만 하라

예를 들어 아침에 한 번, 퇴근 전에 한 번만 이메일을 확인하라. 30분이든 얼마나 걸리든 시간을 배정하되, 그 외의 시간에는 이메일 프로그램을 닫고 알림을 꺼두어라.

당신에게 당장 연락해야 할 만큼 급한 일이 있는 사람은 전화를 하거나, 전령을 보내거나, 봉화를 올리거나 어떻게든 연락할 것이다. 아니면 당신 대신 그 일을 해줄 다른 사람을 찾을 확률이 더 높다.

하루에 두 번만 이메일을 확인하는 것만으로도 나머지 시간의 생산성이 비약적으로 상승할 것이다. 이메일의 문제는 메일을 받는 것이 앞서 말한 '실험용 쥐의 엔도르핀 분출'을 유발한다는 점이다. 답장을 보내는 것도 마찬가지다. 뇌에서 즐거움의 화학 물질이 나오며 무언가 해냈다는 착각에 빠지게 한다.

이메일 프로그램을 열어둔 채 일을 하면 메일이 올 때마다 흐름이 끊긴다. 답장을 보내고 나면 그 순간은 기분이 좋겠지만, 실제로는 시간을 조각내고 몰입을 방해하며 고도의 집중력이 필요한 작업을 망치고 있는 것이다.

말은 쉽지만 실천은 어렵다. 투자 유치나 큰 계약 체결처럼 하루 종일 실시간 업데이트가 중요한 프로젝트 중에는 불가능할 수도 있다. 나 역시 현재는 하루에 대여섯 번 정도로 줄이려고 노력 중이다.

8. 이메일을 처리할 때는 이렇게 하라

첫째, 하루 두 번의 이메일 세션이 끝날 때는 반드시 받은 편지함을 비워라. 처리되지 않은 메일이 남아 있으면 다른 일에 집중하기가 어렵다. 이메일로 다시 돌아가고 싶은 충동은 거의 억누르기 힘들 정도다. 

둘째, 이메일을 확인할 때 모든 메시지에 답장을 하거나 보관함으로 옮겨서 ‘비어 있는 편지함’으로 만들어라. 일정을 잡지 않는 원칙을 고수한다면 "죄송합니다, 올해는 따로 일정을 잡지 않고 있어 확답이 어렵습니다"라는 답장만으로도 많은 메일을 처리할 수 있다.

셋째, 현재 진행 중인 프로젝트나 시급한 사안과 관련된 메일은 'Action(실행)' 폴더 아래의 임시 하위 폴더에 넣는다. 정말 중요한 일에 대해서만 실행 폴더를 만들어라. 이 폴더의 메일들은 업무 시간 중에 해당 프로젝트를 진행할 때 처리하면 된다.

넷째, 임시 폴더 외에는 'Pending(대기)', 'Review(검토)', ‘Vault(보관)’라는 세 개의 고정 폴더만 유지하라.

Pending: 상대방의 확답을 기다려야 하거나 나중에 팔로업이 필요한 메일.

Review: 여유가 있을 때 깊이 읽어보고 싶은 메일.

Vault: 그 외 보관이 필요한 모든 메일.

가끔 'Action' 폴더나 'Pending' 폴더를 훑어보고 더 이상 필요 없는 것들은 'Vault'로 넘겨라. 솔직히 말해 'Review'에 있는 것들도 대부분 다시 보지 않게 될 것이다.

9. 전화 받지 마라

음성 메시지로 넘어가게 둬라. 그리고 몇 시간마다 한 번씩 확인한 뒤, 하루에 두 번 정도 몰아서 답신 전화를 걸어라.

요즘은 휴대폰 요금이 저렴하니 번호를 두 개 쓰는 것도 방법이다. 하나는 가족, 친한 친구, 상사나 주요 동료용으로 쓰고, 다른 하나는 그 외 모든 사람용으로 쓴다. 첫 번째 전화가 울리면 받되, 두 번째 전화는 절대 받지 마라.

10. 이어폰 껴라

직장에서 방해를 피하는 가장 쉽고 좋은 방법 중 하나는 이어폰(혹은 어떤 헤드폰이든)을 끼는 것이다. 희한하게도 사람들은 헤드폰을 끼고 있는 사람을 방해할 때 훨씬 더 큰 미안함을 느낀다.

사실 그들 중 절반은 딱히 중요한 용건이 아니었고, 나머지 절반은 당신이 퇴근 전 이메일 세션에서 처리할 수 있도록 메일을 보낼 것이다.

꼭 음악을 듣고 있을 필요는 없다. 심지어 어디에 연결되어 있지 않아도 상관없다.

11. 아침 식사를 제대로 하라

여기에는 두 가지 목적이 있다. 

첫째, 연료 공급이다. 아침 식사가 하루 중 가장 중요한 식사라는 연구 결과는 수없이 많다. 신체에 에너지를 공급하고 체중을 관리하는 데도 필수적이다. 둘째, 차분하고 평온하게 생각을 정리하며 감정적으로 하루를 준비할 기회를 준다.

혼자든 가족과 함께든 상관없다. 가능하다면 아침에 45분에서 1시간 정도 여유 있게 식사할 수 있도록 조금 일찍 잠자리에 드는 노력을 기울일 가치가 충분하다.

원문: <Pmarca Guide to Personal Productivity>

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