안녕하세요. 더욱 가치있고 효율적인 회의를 만들어나가는 Mile의 홍진우입니다.

지난주에 디스콰이엇, 이오플래닛, 리멤버, 블라인드 등의 커뮤니티를 대상으로 간단한 설문조사를 진행하였는데요. 바로 우리 팀에서 가장 개선하고 싶은 내부 역량이 무엇인지에 대한 질문이었습니다.

커뮤니티에 따라 흥미로운 설문의 결과를 도출해낼 수 있었습니다.

직장인들이 대부분인 리멤버, 블라인드의 경우 리더,대표의 리더십과 팀의 역량의 항목이 많은 득표율을 보였고, 이에 반해 스타트업 재직자 분들이 상대적으로 많이 분포해있는 디스콰이엇, 이오플래닛의 경우에는 구성원간의 목표의식 공유 항목이 많은 득표율을 보였습니다. 두 집단에서 모두 공통적으로 투명/정확한 의사소통은 많은 득표수를 받을 수 있었구요.

커뮤니티의 특성만으로 스타트업, 대기업의 특성을 분리해내기에는 무리가 있을 수 있지만, 기업의 규모와 단계가 스타트업에 가까울수록, 구성원들이 하나의 목표에 align되는 것을 중요하게 여기며, 규모가 커질수록 리더의 자질과 팀의 역량을 중요하게 여긴다고 추론해 볼 수 있었습니다.

사실 이러한 설문조사를 진행한 의도는 저희 팀에서 개발중인 회의 management 솔루션 Mile이 제공하고자 하는 본질적인 가치들이 얼마나 사람들에게 중요하게 여겨지는지, 그리고 타겟 집단마다 얼마나 다른 차이를 보이는지를 확인하고자 함에 있었습니다.

위의 항목들중에 “구성원간의 목표의식 공유”, “업무 및 성과 관리”, “투명/정확한 의사소통 및 커뮤니케이션” 들은 모두 회의와 밀접한 관련이 있습니다. 우리가 흔히 하는 주간 보고회의, 업무 진행도 체크, 문제 해결 및 의사결정 등의 과정들은 모두 회의에서 이뤄집니다. 그리고 이 과정을 통해 회의는 조직의 모든 정보가 한데 모이고, 다시 퍼져나가는 커뮤니케이션과 의사결정의 허브 역할을 하고 있음을 알 수 있습니다.

하지만, 우리 팀의 회의의 모습은 어떨까요?

 💬   “회의 시간이 한도끝도 없이 길어져요.” 
 💬   “명확한 결론을 내거나 의사결정을 하기 힘들어요.”
 💬   “회의에 참석한 사람들이 머릿속으로는 각자 다른 생각을 하고, 집중도나 이해도가 떨어져요.”
 💬   “회의 중에 다른 이야기로 새거나, 논점에서 벗어난 이야기를 하게 되요.”

회의를 진행하면서 다음과 같은 문제점을 경험해본적이 있으신가요?

위와 같이 회의 과정 중에 겪는 다양한 문제점들은 결국 불명확한 조직의 목표의식, 의견수렴과 의사결정, 구성원들간의 커뮤니케이션, 업무 및 성과관리 전반에 걸친 문제로 확산됩니다.

그리고 위에서 언급한 많은 문제점들은 철저한 사전 준비와 사전 회의록 작성, 그리고 작성 내용에 대한 구성원들의 인지를 통해 상당부분 개선할 수 있답니다. Mckinsey의 2019년과 2023년에 발행된 리포트에 따르면, 역회의의 효율성을 높이기 위해서, 사전준비와 회의록 작성의 중요성을 강조하고 있습니다. 실제로 Netflix의 경우, 철저한 회의준비를 통해 회의시간을 최대 30분으로 제한하였습니다. 이를 통해 기업 내 회의 시간을 65% 이상 줄였으며, 직원의 85% 이상이 이러한 방식에 긍정적인 반응을 보였답니다.

회의록 템플릿과 사용가이드 미리보기

Mile 팀이 제공하는 노션 템플릿을 통해 우리 팀의 회의 문화와 방식을 개선해보세요!

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앞으로도, 회의 과정 전반에 걸친 업무경험, 문화를 혁신하여 여러분들의 업무 생산성과 효율성 향상에 기여하고자 하는 Mile팀이 되겠습니다. 

긴 글 읽어주셔서 감사합니다. 모두 활기찬 하루 보내세요!